Eine allzeit gute Auftragslage ist der Wunsch eines jeden Handwerkers. Doch Aufträge kommen nicht von alleine und ohne Rechnungen werden geleistete Arbeiten auch nicht bezahlt. Die reine Ausübung des jeweiligen Handwerks macht in den meisten Fällen nur einen relativ geringen Anteil des Arbeitsalltags aus. Als Leiter eines Handwerksbetriebes oder auch als Selbstständiger Handwerker verbringt man somit einen nicht unerheblichen Teil seiner Arbeitszeit im Büro. Vergleichsangebote und Rechnungen schreiben, Kundenakquise betreiben, Werbung und Marketing schalten, E-Mail Verkehr abwickeln, Buchhaltung und Co. beanspruchen wertvolle Zeit. Für die eigentlichen Arbeiten bleibt dementsprechend weniger Zeit zur Verfügung.
Die Büroarbeit mitsamt dem anfallenden „Papierkram“ ist nicht nur zeitraubend sondern auch hinderlich. Insbesondere für kleinere Betriebe mit fünf bis zehn Mitarbeitern und Selbstständige / Existenzgründer stellt diese Form der Arbeit oft eine große Hürde dar, da kein Fachpersonal für buchhalterische Tätigkeiten zur Verfügung steht. Als Handwerker sollte man sein Handwerk bestmöglich beherrschen, die wenigsten sind gleichzeitig gelernte Buchhalter. Aufgrund dessen wird unnötig viel Zeit mit Papierkram verbracht, die ein Anderer wesentlich schneller und zudem auch professioneller erledigen könnte. Ferner schleichen sich im Zweifel Fehler ein, wenn man die Buchhaltung nicht beherrscht oder sie nur als mehr oder weniger lästiges Beiwerk ansieht.
Es gibt durchaus Möglichkeiten die anfallenden Arbeiten zu verringern oder die Büroarbeit sogar gänzlich auszulagern. Je nach Betriebsgröße und Umsatz bietet sich die eine oder andere Möglichkeit besser an. Prinzipiell geht es bei allen Maßnahmen darum, eine möglichst effiziente Büroarbeit zu ermöglichen.
Sofern das Budget es hergibt, sollte ein spezialisierter Mitarbeiter für alle anfallenden Papierarbeiten eingestellt werden, der sich dann ausschließlich um administrative Tätigkeiten kümmert. Es muss ja nicht gleich ein Steuerfachangestellter eingestellt werden, eine Bürokraft auf Stundenbasis kann schon ausreichen, um einen Großteil der Büroarbeit nicht mehr selbst erledigen zu müssen.
Software allein ersetzt zwar noch keine Büroarbeit, sie kann aber helfen Abläufe zu optimieren und zu beschleunigen. Von der Auftragsverwaltung, über Belegformate, bis hin zu kompletten Projektverwaltungen oder der Buchhaltung lässt sich mit entsprechender Software viel Zeit einsparen. Es gibt diverse Softwarelösungen mit unterschiedlichem Funktions- und Leistungsumfang spezielle für Handwerksbetriebe und selbstständige Handwerker. Viele dieser Programme werden als kostenlose Testsoftware angeboten. Es lohnt sich verschiedene Softwareangebote auszutesten und zu schauen, welches Programm den größten Vorteil bietet.
Im besten Fall sollte man die Buchhaltung dann nicht selber übernehmen, wenn nur die Grundlagen der Buchhaltung beherrscht werden. Eine gewissenhafte Buchhaltung kann nicht sprichwörtlich zwischen Tür und Angel erfolgen. Unter Umständen macht es daher Sinn, sich selber im Bereich Buchhaltung fortzubilden und somit weniger Zeit für den Papierkram zu benötigen. Während der Fortbildung kann dann jedoch nicht oder weniger auf der Baustelle gearbeitet werden. In wie fern dies ein Option ist, sollte jeder selbst beurteilen und entsprechend abwägen.
Helfen könnten auch innovative Franchise-Konzepte. renosys etwa, ist ein Franchise-Konzept für Handwerker, Architekten und Bauherren. Angeboten werden über renosys schlüsselfertige Renovierungen von Bädern, Wohnräumen, Küchen oder ganzen Häusern. Handwerker erhalten hier kompetente Unterstürzung in den Bereichen Vertrieb, Marketing, Unternehmenssteuerung und Handwerkreorganisation. Der Papierkram reduziert sich somit auf ein Minimum, sodass mehr Zeit für die eigentliche Arbeit zur Verfügung steht. Das renosys-Konzept richtet sich an Handwerksbetriebe jeder Größe oder auch Handwerker die gerade in die Selbstständigkeit starten wollen. Das Konzept kann zum einen als eine Art Optimierungstool für das jeweilige Unternehmen verstanden werden, zum anderen auch als Möglichkeit für einen sofortigen Start in die Selbstständigkeit. renosys berät Kunden zudem bei Fragen und Problemen, erwartet keinen Mindestumsatz und Handwerker die sich für diesen Service entschließen haben keine Bezugspflicht, sie sind weiterhin frei in ihrem Einkäufen. Einzelheiten zum renosys-Konzept gibt es hier.
Nicht immer ist es Möglich eine Fachkraft für die Büroarbeiten einzustellen. Bereits kleine Maßnahmen, wie etwa die Implementierung einer Software, können den Arbeitsaufwand enorm verringern. Komplette Franchise-Lösungen hingegen verringern den Aufwand auf ein Minimum, indem vielfältige Tätigkeiten komplett ausgelagert werden können.
Welche Lösung die jeweils effizienteste ist, wird von vielfältigen Faktoren beeinflusst. Je komplexer dabei die betriebswirtschaftlichen Verhältnisse sind, desto wichtiger ist es einen Experten für die Buchhaltung einzusetzen. Eine einfache und effektive, reibungslose Buchhaltung ermöglicht mehr Freiraum für Aufträge und Zeit für das Wesentliche. Mit der richtigen Lösung für den jeweiligen Betrieb können Handwerker sich ganz auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren und den Aufwand für Bürotätigkeiten und Organisation auf ein Minimum reduzieren.
