Die Planung und Organisation des Rechnungswesens ist ein wesentlicher Punkt auf dem Weg in die Selbstständigkeit. Jeder Geschäftsvorfall muss nach den gesetzlichen Vorschriften und unter Beachtung der Pflichten eines ordentlichen Kaufmannes verbucht werden. Doch wohin mit all den Belegen und Geschäftsunterlagen? Spätestens jetzt müssen Sie sich mit den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten beschäftigen und sie in der Praxis anwenden. Stellen Sie sich auf dieses Thema ein, denn meistens scheitern neue Unternehmen nicht an den fachlichen Qualifikationen, sondern an fehlenden kaufmännischen Kenntnissen. Um so wichtiger ist es, mögliche Hürden schon im Vorfeld zu kennen und ihnen entgegenzuwirken.
"Hätte ich es gewusst, dann...!" Diese oder ähnliche, oft zitierten Entschuldigungen, würden Sie im Fall der Fälle nicht vor einer eventuellen Strafe schützen. Als ordentlicher Kaufmann tragen Sie selbst die volle Verantwortung für die rechtlich vorgeschriebene Einhaltung der Aufbewahrungsfrist von geschäftlichen Unterlagen. Hierbei unterscheidet der Gesetzgeber zwischen handels- und steuerlichen Vorgaben. Grundlage sind das Handelsgesetzbuch (HGB) sowie die Abgabenordnung (AO). Unterliegen Sie als Kaufmann der Buchführungspflicht (s. § 238 HGB), greift § 257, Abs. 1-5 HGB, in dem der Umfang und die Aufbewahrungsfristen kaufmännischer Unterlagen detailliert beschrieben sind. Darunter ist auch das Verfahren für den Umgang mit elektronisch erstellten Datenträgern erfasst, mit denen Sie Ihre Belege aufbewahren können. Diese Vorgehensweise ist in den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff kurz GoBD verankert. Darin sind zahlreiche Vorschriften und Pflichten enthalten, die von den Betrieben stets eingehalten und auf Nachfrage durch das Finanzamt bei der Bilanzprüfung ebenfalls offengelegt werden müssen. In einem E-Book rund um das Thema GoBD können Sie sich umfassend informieren und eventuelle Unsicherheiten aus dem Weg räumen. Ergänzend müssen auch die so genannten Ordnungsvorschriften gemäß § 147, Abs. 1-5 der Abgabenordnung beachtet werden.
Eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren gilt grundsätzlich für sämtliche Geschäftspapiere und Unterlagen/Belegen von steuerlicher oder kaufmännische Bedeutung. Betreiben Sie künftig ein Handelsunternehmen, gilt die genannte Frist auch für alle abgeschickten und/oder empfangenen Handelbriefe. Darunter zu verstehen sind jene Schriftstücke, die der Vorbereitung, Duchführung oder Annulierung von Handelsgeschäften dienen.
Handelsbücher, Inventare oder Jahresabschlüsse etwa unterliegen einer zehnjährigen Aufbewahrungsfrist. Aus dem Konzernbereich kommen beispielsweise auch Lageberichte, inklusive etwaiger und erklärender Arbeitsanweisungen, hinzu. Nicht zu vergessen sind Buchungsbelege, Eingangs- und Ausgangsrechnungen gemäß § 14 Umsatzsteuergesetz. Der Steuerbehörde ist übrigens der Aufbewahrungsort der Unterlagen mitzuteilen, sofern sich dieser im Ausland befinden sollte! Bei einer Belegerfassung auf Datenträgern muss dem Finanzamt zudem und jederzeit, zur Möglichkeit der Umsatzsteuerkontrolle, ein Online-Zugriff auf diese Daten eingeräumt sein.
Abschließend noch ein Tipp. Obwohl die maximale Aufbewahrungsfrist mit zehn Jahren endet, sollten Sie Gesellschafterverträge, Grundstücksunterlagen, Personalakten, Patente oder Gerichtsurteile über diese Frist hinaus dauerhaft aufbewahren. In der Wirtschaft hat es sich eingebürgert, die dazu verwendeten Aktenordner mit einem "D" zu kennzeichnen.
Beantwortet werden muss noch die Frage, wann die vorgenannten Fristen beginnen und ablaufen. Beginn der Aufbewahrungspflicht "ist das Ende des Jahres, in dem Dokumente erstellt oder empfangen wurden." Die Frist endet dann nach deren Ablauf ebenfalls mit Ende des entsprechenden Kalenderjahres.
Die möglichen Rechtsfolgen bei Nichtbeachtung von Aufbewahrungsfristen sollten Sie unbedingt beachten. Steuerrechtlich führen Verstöße zur Gleichbehandlung mit Ihrer Pflicht zur Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Bei fehlenden Unterlagen gehen die Finanzbehörden von einem Verstoß gegen die Ordnungsmäßigkeit Ihrer Buchführung aus, was in der Konsequenz zu steuerlichen Schätzungen führt. Sollten Sie gar Unterlagen vor Fristablauf beiseite schaffen, zerstören oder beschädigen, könnte dies im schlimmsten Falle sogar den Staatsanwalt auf den Plan rufen. Die Folge könnte ein Verfahren wegen Urkundenunterdrückung nach § 274 STGB sowie Steuerhinterziehung nach § 370 Abgabenordnung sein.
Der häufigste Grund, aufbewahrte Unterlagen zu sichten, stellt eine Betriebsprüfung durch die Steuerbehörde dar. Wichtig ist Einhaltung der Aufbewahrungsfrist aber auch bei Themen wie Gewährleistungspflicht oder Produkthaftung. Gerichte sind zudem befugt, die Herausgabe von Geschäftsunterlagen "von Amts wegen" einzufordern. In der Praxis gilt diese Forderung zumeist bei Vermögensauseinandersetzungen wie Erbschafts-, Gütergemeinschafts- oder so genannten Gesellschaftsteilungsverfahren. Alleine diese Gründe sollten Sie dazu anhalten, sich noch vor Eintritt in die Selbstständigkeit mit der Gesamtthematik "Aufbewahrungsfrist" zu beschäftigen.
