In einem Poduktionsbetrieb spielen Materialbeschaffung und die damit verbundene Bedarfsermittlung ein tragende Rolle. Bereits in der Existenzgründungsphase muss sich der künftige Jungunternehmer mit logistischen Fragen beschäftigen und bedarfsgerechte Lösungen festlegen. Im Businessplan sollten gerade technische Produkte mit möglichst einfachen Worten beschrieben werden, so dass sie auch ein Nicht-Fachmann versteht. Fachausdrücke sind demnach also weitgehend zu vermeiden. Auf diese Weise soll ein potenzieller Geldgeber erfahren, was der Existenzgründer vorhat. Fotos, Zeichnungen, Gutachten, Patente und/oder Lizenzen können im Businessplan als Anlage beigefügt werden.
Allgemeine Grundlage der Bedarfsermittlung sind zunächst die sechs großen "R" der Logistik. In diesem Zusammenhang geht es um die richtigen Mengen der richtigen Produkte in der richtigen Qualität, die zum richtigen Zeitpunkt an den richtigen Ort geliefert werden und dies naürlich zum richtigen Preis. Dabei muss der Existenzgründer zusätzlich nach Einsparpotentialen suchen und so genannte Fehlmengenkosten möglichst optimieren. So könnte er eine zu hohe Qualität benötigter Materialien gegen solche ersetzen, die dem gleichen Zwedck dienen, eine Kostenreduzierung aber zulassen. Der Einsatz neuer und kostengünstiger Materialien wird als Substition bezeichnet. Achten sollte der Unternehmer aber auch auf die Thematik Umweltschutz hinsichtlich von Richtlinien und gesetzlicher Vorschriften auf z.B. Emmissionen, Recycling oder den Umgang mit Gefahrstoffen.
Es ist anzunehmen, dass künftige Jungunternehmer sich in der Anfangsphase für das heuristische Verfahren entscheiden, das größtenteils auf subjektiven Bedarfsschätzungen beruht. Wobei der künftige Unternehmer u.U. seine bisherigen Berufserfahrungen und Kenntnisse einbringen kann. Er sollte jedoch stets die Tatsache im Auge behalten, dass eine große Anzahl zu disponierender Produkte und Materialien i.d.R. nur mit groben Schätzungen berechnet werden können. In der Praxis dürfte sich dieses Manko hinsichtlich des Erhalts der Lieferfähigkeit mit einem vorbestimmten Warengrundbestand wenigstens teilweise reduzieren lassen.
Von diesem Punkt aus wäre der Aufbau des Systems der s.g. stochastischen Bedarfsermittlung möglich, da diese Methode auf Verbrauchswerten der Vergangenheit beruht. Im nächsten Schritt wird der künftige Bedarf dann prognostiziert, deren Ergebnisse der Datenbasis hinzugefügt. Das mathematisch-statistische Modell wird in der gängigen Praxis noch mit der Wahrscheinlichkeitstheorie gekoppelt. Nachteil dieser Methode: sie ist (zunächst) ungeeignet für neue Produkte.
Ohne an dieser Stelle auf den Investitionsbedarf einer Komplettlösung noch vor dem geplanten Markteintritt einzugehen, kann die stochastische Bedarfsermittlung sukzessive ausgebaut werden. In diesem Falle sollten wenigstens Grundkenntnisse zu folgenden Stichworten vorhanden oder erworben werden: Arithmetische-, gleitende- und gewichtete Mittelwertberechnung, lineare und nicht-lineare Regressionsanalyse, exponentielle Glättung erster und zweiter Ordnung sowie Fertigungsbreite und -tiefe. Je nach Größe und Umfang der künftigen Produktion sollte auch über den Einsatz eines "Computer-aided-design" (CAD-System) nachgedacht werden, die u.a. die Sortimentsauslese unter Verwendung von Normteilen vereinfacht.
Der Ordnung halber sei noch auf die s.g. kumulative Bedarfsermittlung hingewiesen. Dieses System sieht die Berechnung über definierte Zeitachsen vor, mit der ein Bedarf fortlaufend summiert dargestellt wird und somit zu temporären Veränderungen führt. Perfektionieren ließe sich die Methodik über die Visualisierung durch ein Fortschrittszahlendiagramm.
In die Berechnung einfliessen müssen auch sämtliche relevanten Bedarfsnebenkosten. Darunter die für Fremdfertigungen, Lieferung und/oder Transport. Weitere Kosten entstehen u.a. durch begleitende Informations- und Kommunikationsvorhaben sowie Finanzierungskosten und Zinsbelastungen. So genannte Unterbrechungskosten könnten beispielsweise dadurch entstehen, weil Produkte und Materialien gelagert werden müssen. Die betriebswirtschaftlichen und kalkulatorischen Kennzahlen des Lagerbestandmanagements geben Aufschluss über die in der Bedarfsermittlung zu berücksichtigenden Aufwandsbeträge zur Lagerhaltung. Dadurch kann es zu Engpässen innerhalb des Waren- und Bestandskreislaufes kommen, die Einfluss auf Mindest-, Melde- und Höchstbestände nehmen.
Liquiditätssicherheit, verkürzte Lieferzeiten, die Aufrechterhaltung permanenter Produktionsbereitschaft, die stetig wachsende Produktvielfalt mit kurzen Lebenszyklen und nicht zuletzt die Globalisierung erfordern von Produktionsbetrieben eine entsprechend hohe Sensibilität und Flexibilität gegenüber teils schwankenden Marktsituationen. Auch diese Aspekte müssen sich bei der Bedarfsermittlung zur Erhaltung oder zum Ausbau der eigenen Marktanteile niederschlagen.
