Ein Beleg dient als Nachweis für einen durch die Buchhaltung erfassten Geschäftsvorfall in einem Unternehmen. Es handelt sich dabei um ein Dokument, das die genauen Daten über den jeweiligen Geschäftsvorfall enthält. Ein Geschäftsvorfall wiederum ist ein unternehmerischer Vorgang, durch den Veränderungen der Daten in der kaufmännischen Buchführung ausgelöst werden, z. B. in Form eines Einkaufs von Betriebsstoffen oder eines Verkaufs von Produkten. Denn keine vorherige Bilanz gleicht der darauf folgenden Bilanz; eine jede Veränderung ist ein Geschäftsvorfall.
In der Praxis herrscht die Pflicht vor, dass jeder Beleg eines Geschäftsvorfalls in der Buchhaltung einer Unternehmung vorhanden sein muss. Denn der Grundsatz des Belegwesens nach den „Richtlinien der Organisation der Buchführung“ lautet: Keine Buchung ohne Beleg! Das Vorhandensein von Belegen liegt stets im Interesse des Unternehmens. Belege liefern nämlich die Beweiskraft über einen gebuchten Geschäftsvorfall. Darüber hinaus erfüllen sie die Pflicht eines Unternehmers, eine richtige bzw. vollständige Buchführung vorweisen zu können. Bei Prüfungen der Buchführung durch die steuerliche Betriebsprüfung oder bei betriebsinterner Revision gibt oft erst der Rückgriff auf den Buchungsbeleg Aufschluss über den zugrunde liegenden Geschäftsvorfall.
Nach dem Inhalt der Belege wird zwischen den beiden nachfolgenden Arten unterschieden:
Wurde ein Eigenbeleg erstellt bzw. ist ein Fremdbeleg eingegangen, so erfolgt zunächst eine Prüfung, ob der entsprechende Beleg überhaupt für die Buchführung von Bedeutung ist. Fällt die Prüfung positiv aus, so wird der ausgewiesene Betrag auf seine rechnerische Richtigkeit hin überprüft. Zudem muss der Beleg daraufhin überprüft werden, ob der Vorgang sachlich richtig dargestellt worden ist.
Anschließend wird der Beleg sachgerecht einsortiert, d. h. alle Belege müssen nach ihrem Inhalt geordnet werden, z. B. Eingangsrechnungen zu den Eingangsrechnungen und Bankbelege zu den Bankbelegen. Aus Kostengründen wird dabei häufig versucht, gleichartige Belege soweit wie möglich zu Sammelbelegen zusammenzufassen. Daraufhin werden die Belege nummeriert.
Darüber hinaus ist es wichtig, auf die Belege die Buchungsanweisung zu schreiben bzw. zu stempeln. Diesen Vorgang nennt man Kontierung. Sie muss exakt vorgenommen werden, da später so gebucht wird wie kontiert wurde. Anschließend erfolgt der Buchungsvorgang, und zwar in der Form, dass jederzeit von jeder Buchung auf jeden Beleg und von jedem Beleg auf jede Buchung geschlossen werden kann. Daher müssen die Belegnummer in der Buchung und ein Buchungsvermerk auf dem Beleg vorhanden sein.
Nach dem Buchungsvorgang werden die Belege abgelegt und aufbewahrt. Sie sind sowohl nach dem Handelsrecht als auch nach dem Steuerrecht geordnet aufzubewahren. In der Art der Aufbewahrung ist das Unternehmen völlig frei (z. B. chronologisch, alphabetisch, laufende Belegnummerierung, Gliederung nach Sachgebieten etc.). Die Aufbewahrungsfrist für Belege beträgt gesetzlich zehn Jahre. Jahresabschlüsse, die Eröffnungsbilanz, Inventare, Handelsbücher und Aufzeichnungen sowie die hierzu notwendigen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen sind ebenfalls zehn Jahre aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres.
Erfolgt eine Aufbewahrung von Belegen nach chronologischer Ordnung, so muss zusätzlich beachtet werden, dass die geregelte kaufmännische Chronologie absteigend ist, d. h. neuere Belege müssen vor älteren angeordnet sein.
