Was sind Bestandsdifferenzen?Viele Unternehmen die ein Produkt herstellen oder einen Service anbieten für den sie gewisse Stoffe, Gerätschaften oder andere Waren benötigen, verfügen über einen gewissen Bestand an verschiedenen Waren. Dies können sowohl der Kaffee oder das Mineralwasser im Café sein als auch die Motherboards oder Lüfter in einem Betrieb der Computer repariert. Der Bestand an Waren muss vom Unternehmen schriftlich im Rahmen der Bestandsführung festgehalten werden. Solch eine Lagerbuchhaltung hilft dem Unternehmen zum einen den Überblick zu behalten, welche Waren es noch in ausreichender Zahl vorrätig hat, zum anderen verlangt aber auch das Finanzamt eine korrekte Lagerbuchhaltung. So muss der Bestand als Aktiva des Unternehmens jährlich genau erfasst und bilanziert werden.
Oft kommt es jedoch vor, dass, sei es durch nicht erfasste Entnahmen (z.B. wenn sich ein Mitarbeiter ein Pfund Kaffee einfach mitnimmt) oder anderen Schwund, die tatsächliche Lagermenge nicht mit der Menge in den Büchern übereinstimmt. Diesen Unterschied nennt man Bestandsdifferenzen.
Aber wie erkennt der Unternehmer Bestandsdifferenzen? Teilweise fallen diese schon im laufenden Betrieb auf, wenn beispielsweise statt vier Lüftern nur noch zwei vorhanden sind. Oft bleiben Bestandsdifferenzen jedoch zunächst unbemerkt und das Unternehmen führt falsche Bestände in seinen Büchern fort ohne es zu wissen. Zum Erkennen von Bestandsdifferenzen gibt es die Inventur. Die Inventur ist im Wesentlichen nichts anderes als die systematische Erfassung aller Vermögensteile (und auch Schuldtitel) des Unternehmens. Jedes Unternehmen ist mindestens jährlich zur Inventur verpflichtet. Unternehmensgründer müssen zudem bei der Gründung ihres Unternehmens eine Inventur durchführen oder wenn sie ein bereits existentes Unternehmen übernehmen. Im Rahmen der Inventur werden zunächst alle körperlich existenten Vermögensgegenstände, wie Löffel oder Messer im Café oder Schrauben und Bohrer im Handwerksbetrieb, systematisch gezählt, gegebenenfalls gewogen und erfasst. In Fällen, in denen eine genaue Feststellung der Menge nur schwer möglich und damit wirtschaftlich unzumutbar wäre, ist auch eine Schätzung gestattet. Zu dieser körperlichen Inventur wird eine Aufstellung aller nicht-körperlichen und damit rein buchhalterischen Vermögensgegenstände und Schulden vorgenommen (Forderungen, Patente, Buchgeld und Verbindlichkeiten). Außerdem muss jedes Unternehmen eine Anlageninventur vornehmen, im Rahmen derer alle Gegenstände im Anlagevermögen mit Wert zum Bilanzstichtag, Tag der Anschaffung, Höhe der Anschaffungskosten und Nutzungsdauer festgehalten werden.
Hat man die Inventur abgeschlossen und zeigen sich Abweichungen zwischen dem tatsächlichen Bestand und gemäß Lagerbuchhaltung aufgeführten Buchsalden, so hat der Unternehmer damit die Bestandsdifferenzen in seinem Unternehmen festgestellt. Wichtig ist hierbei nur zu beachten, dass sich Bestandsveränderungen auch noch durch automatisierte Buchungsvorgänge oder noch nicht erfasste Papiervorgänge verändert haben können. Im Rahmen einer Inventur sind deshalb auch die Datenbanken und die auf Papier erfassten Vorgänge mit einzubeziehen, um Bestandsdifferenzen korrekt ermitteln zu können
Alle Bestandsdifferenzen müssen im Rahmen einer ordnungsgemäßen Buchführung erfasst und verbucht werden. Sind weniger Produkte oder andere Waren im Lager als aus den Büchern ersichtlich, werden die fehlenden Waren im Unternehmen als Aufwendungen in ihrer jeweiligen Klasse gebucht. Ist der Bestand an Schrauben in einem Handwerksbetrieb am Tag der Inventur beispielsweise 4.900 statt 5.000 Stück, so sind die fehlenden 100 Schrauben mit ihrem Wert auszubuchen und als Aufwendung beim Materialeinsatz zu erfassen.
Schlussendlich müssen alle Bestandsdifferenzen zu einer Gegenbuchung führen, so dass die Bilanz wieder den korrekten Bestand und Wert an Waren und Vermögensgegenständen wiedergibt.
