Beinahe jeder Unternehmer wird nervös, wenn die nächste Betriebsprüfung ins Haus steht. Detailwissen und gezielte Vorbereitung sind unentbehrliche Helfer, um einem solchen Termin gelassen entgegen zu sehen. Nicht selten kann das Ergebnis durch gezielte Unterstützung des Prüfpersonals in die gewünschte Richtung gelenkt werden. Betriebsprüfer der Finanzämter arbeiten mit gewissen Methoden und Tricks, mit denen sich jeder Geschäftsinhaber rechtzeitig vor einer Betriebsprüfung vertraut machen sollte. Die Prüfbeamten der Finanzämter werden besonderes Augenmerk auf die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen bei Vorsteuer und Umsatzsteuer legen, in einigen Bundesländern ist zudem die sogenannte Bauabzugssteuer relevant. Bei jeder Sachzuwendung an Arbeitnehmer, beispielsweise im Rahmen einer privaten Pkw-Nutzung, entsteht Umsatzsteuer. Bei einer zusätzlichen Außenprüfung der Lohnsteuer werden die ordnungsgemäßen Zahlungen des Solidaritätszuschlages, sowie der Lohn- und Kirchensteuer überprüft.
In jeder Phase einer Betriebsprüfung ergeben sich für den Betriebsinhaber und seine Mitarbeiter Rechte, aber auch Pflichten. Die drei Phasen einer Betriebsprüfung sind Anmeldung, laufende Prüfung und Schlussbesprechung. In der ersten Phase der bevorstehenden Betriebsprüfung kündigt ein Prüfer seinen Hausbesuch als Außentermin offiziell an. Dies geschieht in der Regel zunächst postalisch, bevor dann telefonisch ein genauer Termin in beiderseitigem Einvernehmen festgelegt wird. Wer dem Finanzamt bisher etwas verschwiegen hat, kann in dieser Phase, also zwischen der Ankündigung einer Betriebsprüfung und der Prüfungsanordnung als schriftliche Bekanntgabe, Selbstanzeige erstatten. Unternehmer, die sich zur Selbstanzeige entscheiden, sollten unbedingt einen Steuerberater hinzuziehen, damit kein Verlust der Straffreiheit wegen formaler Fehler droht. Vorteile einer erfolgreichen Selbstanzeige ist die Nachzahlung von Steuerschulden inclusive Zuschlägen bei garantierter Straffreiheit. Die einzelnen Punkte der Prüfungsanordnung sollte sich jeder Unternehmer ganz genau anschauen und gegebenenfalls Widerspruch einlegen.
Es hat sich als hilfreich erwiesen, dass der Prüfer sofort zu Beginn der Betriebsprüfung auf einen verbindlichen Ansprechpartner verwiesen wird, der für den gesamten Prüfzeitraum zur Verfügung stehen sollte. Es kann sich dabei um den Unternehmer selbst, einen Geschäftsführer, den Buchhalter oder um den Steuerberater handeln. Sachlichkeit und respektvoller Umgangston sollten immer gewahrt bleiben. Es sollte darum gebeten werden, alle Anfragen in Schriftform zu stellen. Die Anwesenheit eines Steuerberaters beim Einführungsgespräch ist bereits ein guter Schutz vor persönlichen Fragen zu Hobbys, Urlaub oder Familie, die im Zweifel später gegen ein Unternehmen verwendet werden könnten. Alle angeforderten Unterlagen sollten durch Mitarbeiter der Buchhaltung zügig vorgelegt werden, damit sich der Prüfer in Leerzeiten keinen anderen Prüfungsfeldern zuwenden kann. Die Buchhaltung sollte Anfragen des Prüfers an den Steuerberater schicken und diese immer mit ihm abstimmen im Hinblick darauf, welche Dokumente vorzulegen sind oder um was es konkret geht.
Eine Schlussbesprechung ist zwar fakultativ, dennoch sinnvoll und sollte deshalb nach einer Betriebsprüfung vom Geschäftsinhaber beantragt werden. Der Steuerberater kann in der Schlussbesprechung mit gezielten Argumenten manche Feststellungen zu Fall bringen. Strittige Feststellungen werden so neu aufgerollt und abschließend kontrovers diskutiert. Auch ein Vorgesetzter des Prüfers ist zur Teilnahme an der Schlussbesprechung verpflichtet. Dieser hat in der Regel ein Interesse an einem schnellen Ende des Prüftermins und ist deshalb für Kompromisse meist offener, als der Prüfer selbst. Für den befriedigenden Ausgang einer Betriebsprüfung sollte deshalb zusammen mit dem Steuerberater an einer Strategie für die Schlussbesprechung gearbeitet werden. Der Prüfer sollte darum gebeten werden, seine Feststellungen inclusive Höhe der Steuernachzahlungen und Fundstelle mindestens eine Woche vor einem Schlussbesprechungstermin mitzuteilen. So bleibt genügend Zeit zur Vorbereitung, Aktensichtung oder Kompromisssuche.
