Die Zahl der Existenzgründer in Deutschland ist weiterhin hoch. Und noch immer gilt der Rat: Die beste Vorbereitung auf dem Weg in die Selbstständigkeit ist gerade gut genug. Viel Zeit muss in die Verwirklichung der eigenen Unternehmens-Idee investiert werden. Aber kein noch so detaillierter Businessplan kann auf das Einmaleins des Kaufmanns verzichten. Gemeint ist damit die unternehmerisch zwingend vorgeschriebene Auseinandersetzung mit der Buchführungspflicht. Es mag an ein Buch mit sieben Siegeln erinnern, und doch muss auch jeder Existenzgründer jederzeit wissen, wie es um "sein" Unternehmen bestellt ist.
Der Gesetzgeber unterscheidet die Buchführungspflicht nach dem Handels- und Steuerrecht. Grundsätzlich aber gilt § 238, Absatz 1 des Handelsgesetzbuches (HGB): "Jeder Kaufmann im Sinne des § 1 HGB, ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen." Davon ausgenommen sind so genannte "freie Berufe", beispielsweise Rechtsanwälte, Steuerberater, Ärzte oder freiberuflich tätige Journalisten. Ziel der Buchführung, sie gilt als Teil des betrieblichen Rechnungswesens, ist nicht nur die Besteuerung des Unternehmens durch die Finanzbehörden. Sie muss es vor allem einem sachverständigen Dritten ermöglichen, "sich innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens zu verschaffen." So will es § 238 HGB verstanden wissen. Neben dem Finanzamt zählen zu den genannten "Dritten" auch andere Behörden, Gerichte, Geldgeber und sogar Familienangehörige, die sich zur Gesamt- oder Teilfinanzierung des neuen Unternehmens bereit erklärt haben.
Sofern der Jungunternehmer nicht von der Buchführungspflicht befreit ist, sollte er sich nach Expertenrat zum Aufbau nach den Vorschriften der "Doppelten Buchführung" entscheiden. Dieses System umfasst auch bilanzierte Jahresabschlüsse inklusive Gewinn- und Verlustrechnung und ist verpflichtend für alle Kaufleute sowie Nicht-Kaufleute mit
Umsätzen von mehr als 500.000 Euro im Kalenderjahr oder Gewinnen aus Gewerbetrieben mit mehr als 50.000 Euro sowie grundsätzlich für Kapitalgesellschaften (GmbH, AG).
Die Abwicklung der laufenden Buchführung einem Steuerberater zu überlassen, er ist auch bei der Erstellung des korrekten Kontenrahmens hilfreich, ist angesichts der Komplexität der Thematik durchaus sinnvoll, befreit den Unternehmer jedoch nicht von seiner eigenen Verantwortung zur Einhaltung der buchhalterischen Pflichten und Grundsätze. Zur Erläuterung: Bei der doppelten Buchführung wird stets Soll an Haben gebucht, somit jeder Geschäftsvorfall zweifach erfasst, allerdings auf zwei verschiedenen Konten.
Ein Geschäftsvorfall muss jeweils mit dem passenden Beleg zeitnah erfasst werden. Ihre Belege sind fortlaufend zu nummerieren und müssen vollständig sein. Wiederkehrende Geschäftsbuchungen sind zu systematisieren. Jeder Buchungsfall muss nachprüfbar sein. Der Grundsatz "Klarheit, Wahrheit und Übersichtlichkeit" ist strikt einzuhalten. Führen Sie Ihre Bücher unbedingt in einer lebendigen Sprache. Achten Sie auf Vollständigkeit.
Buchungen dürfen nicht unleserlich gemacht werden, nicht genutzte Zwischenräume sind zu entwerten. Nehmen Sie keinesfalls eine Buchung ohne entsprechende Gegenbuchung vor. Ihre Bilanz müssen Sie in deutscher Sprache vorlegen.
Ergänzend sei an dieser Stelle noch auf die zwingend zu organisierenden Aufbewahrungsfristen hingewiesen, die der Existenzgründer unbedingt in § 257 HGB nachlesen sollte. Eine zehnjährige Frist gilt beispielsweise für Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen oder Jahresabschlüsse. Im erwähnten Paragrafen ist auch festgelegt, unter welchen Umständen Belege auch elektronisch aufbewahrt werden dürfen, ein nicht zu unterschätzender Vorteil, den jeder Jungunternehmer in Anspruch nehmen sollte.
Prüfen Sie unbedingt zeitnah, ob Ihr Unternehmen der Buchführungspflicht unterliegt. Unterschätzen Sie nicht die laufenden Kosten des Rechnungswesens und verzichten Sie keinesfalls auf Rat oder Empfehlungen von Fachleuten des Steuer- und Rechtswesens. Planen Sie die Buchführung strategisch, zukunftsorientiert und auf Ihre speziellen Bedürfnisse hin abgestimmt. Je ein Exemplar des HGB und BGB sollte stets griffbereit sein. Denken Sie über den Besuch themenaffiner Kurse nach. Und bedenken Sie immer: Wer seine Buchhaltung im Griff hat, hat auch sein Unternehmen im Griff.
