Im Kern verlaufen Meetings heute doch fast immer gleich: Man trifft sich um einen runden Tisch herum, hört einem Redner zu, der irgendwelche Powerpoint-Präsentationen zum Besten gibt - und schon nach ein paar Minuten fangen die ersten Meeting-Teilnehmer mit Tagträumereien an. Ab und an ist auch mal ein Gähnen zu hören. Warum? Weil sich Langeweile breit macht. Weil das vorbereitete Konzept vielleicht nicht unbedingt jeden der Anwesenden interessiert, oder weil gerade einfach andere Dinge wichtiger sind. Zum Beispiel die eingehenden Nachrichten auf dem privaten Handy. Dabei geht es doch in einer Konferenz in erster Linie um die gezielte Informationsverbreitung, um Brainstorming oder auch um Ideenfindung. Alles vor dem Hintergrund, ein Unternehmen, ein Projekt oder ein bestimmtes Ziel zum Erfolg zu bringen. Im Idealfall fühlen sich aber in einem Meeting alle Teilnehmer gleichermaßen angesprochen. Sie bringen sich ein, teilen eigene Ideen mit und begeistern auch sonst durch ihr kreatives Potenzial.
Es kommt natürlich stets auf das Ambiente des Raumes an, in dem Meetings ausgetragen werden. Eine gediegene, einfallslose Einrichtung sowie eine unbequeme Bestuhlung tragen wahrlich nicht gerade dazu bei, die Motivation der Anwesenden in die Höhe zu treiben. Ganz im Gegenteil. Innovative Tagungshotels gehen daher immer häufiger ganz neue Wege. So laden Meetings in designstarken, gut durchdacht konzeptionierten Räumlichkeiten buchstäblich zum begeisterten Mitmachen ein! Ein Flair, in dem man sich wohl fühlt, fördert naturgemäß die Leistungsbereitschaft und trägt sogar dazu bei, innere Hürden zu überwinden: Selbst jemand, der sich sonst üblicherweise eher im Hintergrund hält und vorzugsweise "versteckt" durch analytisches Denken beeindruckt, der fühlt sich in einem schicken Wohlfühlambiente weitaus eher animiert, sich kreativ einzubringen.
Die "Big Player" wie Google, Yahoo und Co. machen es vor. Der riesige, runde Tisch´, wie man ihn noch aus früheren Zeiten kennt, hat längst ausgedient. Wenn es etwas zu besprechen gibt, tauscht man sich zu einem vorgeschlagenen Termin in einer entsprechenden Räumlichkeit lieber im Stehen auf. Unterhaltungen in aufrechter Körperhaltung sind zeitsparender und effektiver, als Gespräche oder Vorträge, die im Sitzen stattfinden.
Es empfiehlt sich, Meetings so zu planen, dass niemals mehr als 10 Teilnehmer zugegen sind. Weil man weiß, dass es durchaus auch Mitarbeiter gibt, die sich scheuen, vor einer größeren Anzahl an Menschen zu sprechen. Selbst dann, wenn sie ihnen vertraut sind. Um dieses Hemmnis abzubauen, werden Meetings - natürlich in einem hellen, freundlichen und gemütlichen Ambiente - eher in kleinem Rahmen abgehalten. Es ist dabei gar nicht einmal so ungewöhnlich, einen Ball oder ein Gummi-Spielzeug zu benutzen, um jemandem das Wort zu erteilen. Auch diese Vorgehensweise zielt darauf ab, die Teilnehmer direkt anzusprechen und zum Mitmachen zu animieren.
Warum nicht auch mal andere zu Wort kommen lassen? Es gibt international renommierte Unternehmer, die es sich zu einem Meeting nicht nehmen lassen, auch mal völlig Branchenfremde sprechen zu lassen. So muss also nicht unbedingt der Marketingdirektor das neueste Projekt mittels Beamer und Co. präsentieren, sondern es geht auch anders. Richard Branson, Eigentümer der Virgin Airlines, holt sich liebend gerne berühmte Redner oder gar Sprecher der NASA oder anderer Weltkonzerne ins Haus, die zu einem bestimmten Thema sprechen. Diese Maßnahme soll den anwesenden Mitarbeitern die Chance geben, immer neue Impulse und frischen Input zu erhalten. Selbst wenn es auf den ersten Blick abwegig erscheint, so kann der eine oder andere Aspekt durchaus auch für das eigene Unternehmen von Vorteil sein. In welcher Form auch immer.
In vielen Tagungshotels und Büros hat der "gute, alte" Flipchart längst ausgedient. Überhaupt gehen international agierende Unternehmen verstärkt dazu über, nicht nur einem Redner das Wort zu erteilen und eine Präsentation zum Besten zu geben. Vielmehr sind immer häufiger auch die anwesenden Mitarbeiter direkt gefragt. So darf mit Blick auf die erfolgreiche Realisierung eines gesteckten Ziels gemalt, gebastelt oder mit Spielzeug-Bausteinen gewerkelt werden. Dadurch können individuelle Einfälle und Ideen leichter verdeutlicht oder ihre weitere Verwirklichung vereinfacht werden. Visualisierung lautet in dem Zusammenhang die Devise. In der Tat fällt es mit derartigen Methoden oft leichter, den Gedankenfluss der Meeting-Teilnehmer zu aktivieren oder gewisse Hemmschwellen zu überwinden.
