Das Controlling ist eine gekonnte Kombination aus kontrollieren und steuern. Es wird als ein deutsches Kunstwort bezeichnet, abgeleitet vom englischen control, zu Deutschen steuern oder regeln. Hinzu kommt die Kontrolle, das Kontrollieren als ein Überwachen und Überprüfen. Dezentral wird so definiert, dass das Controlling nicht von einer Stelle ausgeht, sondern auf verschiedene Orte und Positionen verteilt ist. In der Unternehmenshierarchie ist ein dezentrales Controlling in aller Regel vertikal, also von oben nach unten orientiert. Ergänzend dazu kann das dezentrale Controlling dann auch noch horizontal, also auf gleicher Hierarchieebene, stattfinden.
Controlling ist nicht kontrollieren, sondern steuern, regeln und beeinflussen. Das ist in einem mehrstufig strukturierten Unternehmen sowohl zentral als auch dezentral möglich und notwendig. Je größer und mehrstufiger es ist, umso wichtiger ist das Controlling. Die Aufgaben- und Kompetenzvielfalt der Controller ist groß. Sie sind in alle Aufgabenbereiche involviert, weil überall und in jedem Stadium gesteuert sowie geregelt, vor allem aber koordiniert werden muss. Das Spektrum reicht von der Planung über die Ausführung bis hin zur Nachbereitung mit Marketing, Vertrieb und Verkauf. Dezentrales Controlling beinhaltet in einem hohen Maße die Überwachung und Koordination von Arbeitsabläufen. Das gilt für die Produktion ebenso wie für den Dienstleistungsbereich, für die Verwaltung und für den Vertrieb.
Die typische Struktur eines Unternehmens der freien Wirtschaft gliedert sich von unten nach oben in
• Einzelmitarbeiter
• Gruppe
• Abteilung
• Hauptabteilung
• Bereich
• Vorstand
Eine solche Unternehmensgliederung beinhaltet automatisch tausende Mitarbeiter, hunderte Gruppen sowie mehrere Dutzend Abteilungen. Nach oben hin, also bis zum Vorstand, wird mehr und mehr gebündelt sowie konzentriert. Für die Unternehmensleitung stellt sich jetzt die Frage, wie das zentrale, sowie ergänzend dazu ein dezentrales Controlling, organisiert werden soll. Dabei geht es ganz wesentlich auch um die Kompetenzen beider Controlling-Systeme.
• Wie weit reicht der „Durchgriff“ des zentralen Controllings
• In welcher Hierarchieebene ist das zentrale Controlling angesiedelt
• Wo endet die Zuständigkeit des dezentralen Controllings
• Wo sind die dezentralen Controllings angesiedelt
• Wem berichten sie, wem gegenüber legen sie Rechenschaft ab
Ein zentrales Controlling wird in der Regel im Bereich, also direkt unterhalb des Vorstandes eingerichtet. Damit ist eine direkte Anbindung und somit auch Berichterstattung an das verantwortliche Vorstandsmitglied gesichert. Diese Position wird in vielen Unternehmen als Stabstelle eingerichtet. Sie ist personell mit mehreren bis hin zu zahlreichen Mitarbeitern ausgestattet, mit dem Chefcontroller an der Spitze.
Sofern nicht auf der Hierarchieebene der Gruppen ein dezentrales Controlling installiert ist, sondern eine Stufe darüber in der Abteilung, ergibt sich daraus fast automatisch auch eine Weisungskompetenz nach unten hin. Unweigerlich wird „von denen da oben“ gesprochen, die im wahrsten Sinne des Wortes von woanders her kommen. Auf die Gruppen wirkt ein solches dezentrales wie ein zentrales Controlling, zusätzlich zu dem wirklichen zentralen Controlling. Abhängig von den Personal- und Finanzressourcen ist es im Unternehmensalltag hilfreich, zu den Seiten hin auf der gleichen Hierarchieeben ein dezentrales Controlling einzurichten. Die Effektivität muss darunter nicht leiden, und vielfach wissen die Controller aus der Alltagspraxis heraus deutlich besser, wovon sie sprechen, was sie wie „controllen“.
Bei Mitarbeitern wird vielfach das Controlling, und besonders das dezentrale Controlling, mit dem Kontrollieren verwechselt. Dem können die Mitarbeiter im Controlling entgegenwirken, indem sie eher zurückhaltend-beratend als kontrollierend auftreten. Das Controlling ist ein gekonnter professioneller Mix aus Fachwissen und Verhaltenspsychologie. Im Betriebsalltag ist oftmals die Art und Weise der Ansprache ausschlaggebend, wie gut das Controlling, also das Steuern und Regeln, funktioniert. Die Controller können davon ausgehen, dass die Mitarbeiter, Gruppen- und Abteilungsleiter ihr Handwerk verstehen. Controller sind vor allem dort gefragt, wo Schnittstellen bestehen, aus denen sich Kompetenzüberschneidungen sowie Reibungspunkte ergeben.
Die Unternehmensleitung hat ein ausschließliches Interesse daran, dass alles reibungslos läuft.
