Das Verpackungsmaterial sorgt dafür, dass die Waren ohne Schaden bei dem Kunden ankommen. Das wird oft unterschätzt. Doch die Kunden achten auf die Qualität der Verpackung und den Schutz ihrer gekauften Produkte. Mit der Wahl des richtigen Verpackungsmaterials sparen Unternehmen unnötige Ausgaben ein und die Ware erreicht sicher den Kunden. Abhängig von Größe, Form und Gewicht stehen verschiedene Versandverpackungen und Versandkartons zur Verfügung. Unternehmensgründer, die Pakete, Warensendungen oder Briefe verschicken, sollte über die Möglichkeiten informiert sein.
Rund 8600 verschiedene private Post- und Kurierdienste, die im Jahr 2010 rund 27,5 Milliarden Euro Umsatz gemacht haben, stehen einem Start-Up bei der Wahl des Vertriebspartners zur Verfügung. Die meisten Waren verschickt jedoch die Post. Daher gibt es bestimmte Vorgaben zu den Größen und zum erlaubten Gewicht.
Ein Standardbrief bis 20 Gramm bietet sich an, wenn das Start-Up einfache Schreiben verschickt. Für bis zu drei gefaltete DIN A4 Seiten ist dort Platz. Damit ist diese Art zum Beispiel gut geeignet für eine Rechnung oder Mahnung an die Kunden.
Bei Kompaktbriefen liegen die Maße bei 23,5 x 12,5 x 1 Zentimeter und bei einem erlaubten Gewicht von bis zu 50 Gramm. Da darin Platz für acht gefaltete DIN A4-Blätter ist, bietet sich der Versand von Versicherungsformularen auf diese Weise an.
Großbriefe bieten sich immer dann an, wenn der Unternehmer kleine Broschüren, Tonträger oder ähnlich flache Produkte versendet. Er kommt jedoch nur für Waren bis zu einem Gewicht von 500 Gramm in Frage. Der Brief fasst bis zu 95 nicht gefaltete DIN A4 Seiten. Die Maße betragen 35,3 x 25 x 2 Zentimeter.
Maxibriefe oder Maxibriefkartons sind die richtige Wahl beim Versand von Kosmetikartikeln und kleinteiligen Dingen bis 1000 Gramm. Mit dieser Option lassen sich 190 nicht gefaltete DIN A4 Seiten oder sogar Bücher senden. Nur die Maße von 35,3 x 25 x 5 Zentimeter sind noch zu beachten. Hält das Start-Up das Maximalgewicht ein, versendet die Post die Ware noch als Brief und ist damit sowohl praktischer als auch günstiger als ein Päckchen.
Die Kosten für den Versand gelten als variable Kosten für das Start-Up, denn die Preise für Briefe und Pakete ändern sich mit der Zeit und sind neu einzukalkulieren, wenn es dazu kommt.
Bei Warensendungen ohne Begleitschreiben muss die Verpackung zu öffnen und zu schließen sein, damit die Post eine Prüfung durchführen kann. Dafür gibt es Luftpolstertaschen oder Kartons.
Für den Paketversand zeigt folgende Tabelle die möglichen Maße und dazugehörigen gängigen Preise (Stand: Januar 2018):
| Produktmaße (Länge x Breite x Höhe) | Maximalgewicht | Preis | |
| Päckchen | 30 x 30 x 15 cm | bis 1 kg | 3,89 Euro |
| Päckchen | 60 x 30 x 15 cm | bis 2 kg | 4,39 Euro |
| Paket | 60 x 30 x 15 cm | bis 2 kg | 4,99 Euro |
| Paket | 120 x 60 x 60 cm | bis 5 kg | 5,99 Euro |
| Paket | 120 x 60 x 60 cm | bis 10 kg | 8,49 Euro |
| Paket | 120 x 60 x 60 cm | bis 31,5 kg | 16,49 Euro |
Trotz gleicher Maße und gleichem Maximalgewicht ist der Preis für ein Paket teurer als für das Päckchen. Dies gilt auch für die unterschiedlichen Briefoptionen. Wer weiß, was genau verschickt wird und welche Versandart am besten dazu passt, spart bares Geld. Die Kosten für den Versand leitet und kontrolliert oft der Vertrieb im Unternehmen oder die Abteilung „Einkauf“.
Als Paket sendet die Post in der Regel das, was zu schwer für Brief oder Päckchen ist. Die Post versichert solche Pakete zudem zusätzlich für den Auftraggeber.
Die Versandverpackungen haben meist ein geringes Eigengewicht und die optimalen Maße für den jeweiligen Zweck. So findet jedes Unternehmen die passende Verpackung für seine Produkte.
Eine Besonderheit bieten Versandrohre. Sie eignen sich für lange Gegenstände, die einen geringen Umfang aufweisen. Dazu gehören beispielsweise Poster, Jalousien, Architektenpläne oder Rohre und Schienen. Neben der typischen runden Form gibt es auch viereckige, trapezförmige oder dreieckige Versandhülsen. Durch die dicke Pappe bietet die äußere Hülle schon einen guten Schutz gegen Stöße oder Erschütterung.
Welche Paketgröße die optimale ist, ist für Unternehmensgründer, wichtig zu wissen.
Damit nicht nur die äußeren Maße passen, sondern die Ware auch im Inneren geschützt ist, gibt es verschiedene Optionen:
Für Briefe gibt es so genannte Luftpolsterversandtaschen. Sie schützen die Produkte zuverlässig und sind leicht. Außerdem spart das Unternehmen Verpackungsmaterial und zahlt nur das geringe Porto für einen Brief. Sie sehen hochwertig aus und hinterlassen einen Kunden.
Bei Paketen gibt es weitere Möglichkeiten. Zum einen gibt es Füllwatte, die ein sehr geringes Eigengewicht hat und den Platz zwischen den Hohlräumen optimal nutzen kann. Sie ist als Vlies oder zum Zerpflücken erhältlich und ersetzt Produkte wie Versandchips oder Luftpolsterfolie. Zudem sorgt das Material für zusätzliche Stabilität des Kartons. So ist dieser weniger anfällig für Stöße, Nässe und Staub sowie andere Beschädigungen. Zum anderen gibt es Luftpolsterkissen, die besonders geeignet sind, wenn feinere Füllmaterialien nicht genügend Halt bieten. Die einzelnen Luftpolster haben einen gewissen Abstand zueinander, um im 90 Grad Winkel geknickt werden zu können. Zwar besteht das Füllmaterial aus Plastik, aber es ist meist 100 Prozent recycelbar. Bei spitzen Gegenständen ist von den Luftpolsterkissen abzuraten, da der Transport sie beschädigen kann und sie dann die Ware nicht mehr ausreichend schützen. In dem Fall kann das Unternehmen auf Packpapier oder Packseide zurückgreifen. Denn diesen Allrounder kann das Unternehmen vielseitig für den Erhalt der Produkte einsetzten. Es eignet sich vor allem bei Porzellan oder Glas.
Gibt es doch Probleme beim Versand, weil es beispielsweise zu Zustellausfällen, Falschzustellungen oder zu langen Laufzeiten kommt, bietet die Bundesnetzagentur hier ein Nachschlagewerk über Rechte und Pflichten.
