Die Differenzbesteuerung ist relevant beim Gebrauchtartikelverkauf. Es gibt im Umsatzsteuergesetz eine Vorschrift (Paragraf 25a), die es erlaubt, dass man beim Verkauf gebrauchter Artikel lediglich auf den Differenzbetrag (Verkaufspreis abzüglich Einkaufspreis) Umsatzsteuer berechnen und erheben muss. Relevant ist dies häufig beim Verkauf von gebrauchten PKWs, die von Privatleuten erworben wurden. Diese hatten keine Möglichkeit, einen Umsatzsteuerbetrag im Kaufpreis auszuweisen. Der Verkäufer müsste also beim Weiterverkauf dieses Gebrauchsartikel einen sehr hohen Umsatzsteuerbetrag ausweisen und an das Finanzamt weiterleiten, der nicht mehr in einem angemessenen Verhältnis zu seinem Ertrag steht. Denn ihm fehlt der Ausgleich über die Vorsteuer, die normalerweise in der Rechnung eines gewerblichen Verkäufers ausgewiesen wird. Die Anwendung der Differenzbesteuerung ist allerdings an einige Voraussetzung gebunden, die im Folgenden beschrieben werden.
Die Ausnahmeregelung des Umsatzsteuergesetzes ist nur für Unternehmen anwendbar, die im Sinne des Gesetzes als Wiederverkäufer gelten können. Wer gewerblich mit Gebrauchtgegenständen handelt, diese direkt oder über Versteigerungsaktionen verkauft, der kann diese Regelung also nutzen. Wer als Freiberufler gelegentlich mit Gebrauchtgeständen handelt, der kann diese Regelung nicht anwenden. Verkauft also ein Journalist sein ausschließlich beruflich genutztes Fahrzeug oder seine ausschließlich beruflich genutzte Büroeinrichtung, dann muss er auf den vollen Verkaufspreis die Umsatzsteuer berechnen, selbst wenn er für die jeweiligen Gegenstände beim Einkauf keine Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen konnte. Privatpersonen sind nicht von den Regeln der Umsatzsteuerberechnung tangiert, denn sie handeln nur gelegentlich mit Gebrauchtgegenständen, können also weder die Vorsteuer geltend machen, noch müssen im Verkaufspreis eine Umsatzsteuer ausweisen. Auch kleine Gewerbetreibende, die sich von der Umsatzsteuer befreien lassen, brauchen sich nicht um die Differenzbesteuerung kümmern.
Angewendet kann die Differenzbesteuerung nur auf materielle Gegenstände; Software oder virtuelle Produkte sind nicht für die Differenzbesteuerung vorgesehen. Ebenfalls ausgeschlossen ist die Differenzbesteuerung von Edelmetallen und Edelsteinen. Die materiellen Gegenstände, die typisch für die Differenzbesteuerung sind, wurden von Privatpersonen erworben, die keine Umsatzsteuer erheben konnten. Beim Kauf von Gebrauchtwagen kommt es häufig zum Erwerb bei Privatpersonen. Auch durch im Internet zugängliche Versteigerungsplattformen ist es üblich und möglich geworden, gebrauchte Büroeinrichtungen, Computer oder andere hochwertige Wirtschaftsgüter von Privatpersonen zu erwerben, die keine abzugsfähige Vorsteuer ausweisen können. Der Gebrauchsgegenstand muss für allerdings für das Unternehmen erworben werden, damit man später die Differenzbesteuerung anwenden kann.
Liegen die Voraussetzungen für die Differenzbesteuerung vor, dann wird in der Verkaufsrechnung die Bemessungsgrundlage für die Besteuerung ausgewiesen und damit auch die verminderte Umsatzsteuer. Das hat dann die Konsequenz, dass der Käufer gegenüber dem Finanzamt nur den ausgewiesenen Umsatzsteuerbetrag als Vorsteuer geltend machen kann.
Ein gewerblicher Verkäufer für EDV-Geräte erwirbt von einem Privatmann einen gebrauchten Hochleistungsdrucker für 1.200 Euro. Kurze Zeit später wird dieses EDV-Gerät für 1.400 Euro weiterverkauft. An diesem Beispiel ist erkennbar, dass die vollständige Anwendung der Umsatzsteuer auf den Verkaufspreis bereits höher als der Differenzbetrag ist. Eine Nichtanwendung der Differenzbesteuerung würde als faktisch den Verkauf zu stark mit Umsatzsteuer belasten. Der gewerbliche Verkäufer wendet also die Differenzbesteuerung an. Lediglich für den Differenzbetrag von 200 Euro ist dann Umsatzsteuer fällig. Da der Verkaufsgegenstand nicht zu den privilegierten Gütern mit niedriger Umsatzsteuer zu rechnen ist, werden auf den Differenzbetrag 19 Prozent Umsatzsteuer fällig, die auch in der Rechnung auszuweisen sind.
