Effizientes Forderungsmanagement: Ein Zahlungstermin alleine reicht nicht

Effizientes Forderungsmanagement Ein Zahlungstermin alleine reicht nicht

Um Ihr Forderungsmanagement effizient umzusetzen, reicht ein Zahlungstermin nicht aus. Sie schicken einem Kunden nach erbrachter Leistung Ihre Rechnung, mit der Sie ihm einen Zahlungstermin setzen und hoffen darauf, dass sich die Angelegenheit in wenigen Tagen von selbst erledigen wird. Die Realität sieht jedoch anders aus, denn ein Zahlungstermin alleine beeindruckt die wenigsten Kunden. In vielen Fällen bleiben die Rechnungen erst einmal unerledigt in der Ablage liegen. Sie müssen jedoch wissen, dass sich Ihr Kunde alleine aufgrund des von Ihnen gesetzten Zahlungstermins noch nicht in Verzug befindet. Ausschließlich auf der Grundlage eines verbindlichen Zahlungstermins in Ihrer Rechnung dürfen Sie noch keine rechtlichen Schritte gegen einen säumigen Kunden unternehmen und ihm auch keine Verzugszinsen berechnen.

Interessant ist ein Blick in die regelmäßige Rechtsprechung des Bundesgerichtshofes in Form des Urteils Az. III ZR 91/07 vom 25. Oktober 2007. Die Bundesrichter haben für Recht befunden, dass diese "vom Wortlaut her nicht ausgeschlossene erweiternde Auslegung des § 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB" abzulehnen sei und dass säumige Kunden ausschließlich dann mit einem gesetzten Zahlungstermin automatisch in Verzug geraten, wenn dieser zuvor zwischen den Parteien vertraglich vereinbart wurde. Der alleinige Zahlungstermin auf Grundlage einer Rechnung bleibt also rechtlich unverbindlich. Ihre säumigen Kunden setzen Sie erst in Verzug, wenn Sie ihnen eine Mahnung schicken und nach Zugang der Rechnung mehr als dreißig Tage vergangen sind. Eine Zahlungserinnerung alleine reicht nicht aus. Sie unterscheidet sich von der Mahnung dahingehend, dass der Gläubiger noch keine rechtlichen Schritte und Verzugszinsen androht, sondern den Schuldner lediglich freundlich auf die Begleichung seiner Verbindlichkeiten hinweist.

Die 30-Tage-Regelung hinsichtlich der Begleichung von Rechnungen macht einen Unterschied zwischen Marktteilnehmern als Gewerbetreibende und Marktteilnehmern als private Verbraucher. Während Sie einen Gewerbetreibenden nach dreißig Tagen durch Mahnung in Verzug setzen müssen, greift diese Regelung bei privaten Verbrauchern auch ohne Mahnung, sie geraten automatisch in Verzug, aber nur dann, wenn Sie entsprechend § 286 BGB explizit auf diese gesetzliche Regelung in der Rechnung hinweisen.

So gehen Sie im Sinne eines konsequenten Forderungsmanagements richtig vor

Formulieren Sie in Ihren Rechnungen die Fälligkeit Ihrer Forderung konkret und weisen Sie den Fälligkeitstag mit Datum aus. Beispiel: „zahlbar bis zum 15.07.2015“. Auch das Zahlungsziel „zahlbar sofort“ ist konkret genug, da es gesetzlich definiert ist und die Zahlung umgehend nach Erhalt der Rechnung erfolgen muss. Die Lebenserfahrung zeigt, dass Überweisungen per Internetbanking oder Pay Pal in der Regel nicht mehr als einen Tag dauern. Analoge Überweisungen per Überweisungsträger benötigen meistens drei bis vier Tage, bis sie durch Bankangestellte von einem Bankkonto auf das andere überwiesen werden. Berücksichtigt wird eine Zustellungszeit per Post von drei Tagen. Schicken Sie eine Rechnung per Internet, müssen Sie einen Zeitraum abwarten, von dem Sie erwarten dürfen, dass der Kunde Ihre Rechnung im E-Mail-Eingang vorfindet. Da Sie nicht damit rechnen dürfen, dass Ihre Kunden den ganzen Tag nur auf den Eingang Ihrer Rechnung warten, müssen Sie einen Tag einplanen. Sie können bei einem sofortigen Zahlungsziel demzufolge einen Zahlungseingang innerhalb von ein bis sieben Tagen nach Rechnungsstellung erwarten. Genau definierte Zahlungstermine wirken verbindlicher auf Ihre Kunden.

Bieten Sie Ihren Kunden eine Skontoregelung an, um sie zu einer schnellen Zahlung zu motivieren, formulieren Sie beispielsweise so: „Der Rechnungsbetrag mit 2 % Skonto ist fällig bis zum 15.07.2015 oder ohne Abzug bis zum 31.07.2015“

Vergessen Sie bei Privatkunden nicht, die durch den Gesetzgeber geforderte Ergänzung und Rechtsbelehrung „Bei Nichtzahlung geraten Sie auch ohne Mahnung spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug.“

Natürlich bleibt es Ihnen unbenommen, Ihre säumigen Kunden, gleichgültig ob sie Gewerbetreibende oder Privatkunden sind, nach Fälligwerden Ihrer Forderung und bereits vor Ablauf der gesetzlich bestimmten dreißig Tage eine Mahnung zu schicken. Bleiben Sie jedoch diplomatisch und schicken Sie Ihren säumigen Kunden eine Woche nach Ablauf des Rechnungstermins zuerst eine freundliche Zahlungserinnerung. Bei sofortiger Zahlungsfälligkeit schicken Sie Ihre freundliche Erinnerung eine Woche nach Rechnungszugang. So merkt Ihr Kunde, dass Sie nicht bereit sind, allzu lange auf Ihr Geld zu warten, fühlt sich jedoch nicht negativ „angegangen“. Reagiert der Kunde nicht auf Ihre Bemühungen, verschicken Sie eine Mahnung mit der Androhung rechtlicher Konsequenzen. Da die meisten Unternehmen jedoch kundenfreundlich agieren, schicken sie nach der ersten Zahlungserinnerung noch eine zweite und erst dann die Mahnung. Der ersten Mahnung, in der meistens noch keine Verzugszinsen berechnet werden, folgt die zweite, mit der sich der Rechnungsbetrag um die Verzugszinsen erhöht. Die meisten Unternehmen lassen ihre Privatkunden auch nicht automatisch ohne Mahnung in Verzug geraten, sondern schicken ihnen diesen Rechtsbehelf trotz erfolgter Rechtsbelehrung in der Rechnung, um sie nicht vor den Kopf zu stoßen.

Fazit

Kundenfreundliches Handeln ist zwar generell begrüßenswert, jedoch sollten Sie nicht allzu viel Rücksicht auf zahlungsunwillige Kunden nehmen und zu hohe, unbeglichene Forderungsbeträge auflaufen lassen. Ist Ihnen die Mahnung säumiger Kunden unangenehm, sollten Sie über eine Forderungsauslagerung mittels Factoring nachdenken.

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