Die eigene Geschäftsidee ist gründlich durchdacht, der Businessplan geschrieben und die Finanzierung steht auch soweit. Kurz gesagt, dass Projekt Selbstständigkeit steht in den Startlöchern. Das Einzige, was nun noch fehlt, sind geeignete Geschäftsräume. Bei deren Auswahl sollte genauso viel Zeit und Genauigkeit investiert werden, wie bei der restlichen Planung. Denn immerhin wird das zukünftige Büro auch eine Art Visitenkarte sein – für Kunden und (potenzielle) Arbeitnehmer. Also heißt es, im Vorfeld bei der Auswahl ein paar Dinge zu beachten.
Was muss das richtige Büro genau mitbringen? Allgemein lässt sich diese Frage natürlich nicht beantworten. Jedoch gibt es ein paar Fragen, die jeder für sich beantworten sollte, bevor die eigentliche Suche beginnt:
1. Die Größe hängt natürlich vor allem davon ab, wie viele Menschen in nächster Zukunft hier arbeiten sollen. Die Räume sollten groß genug für alle Arbeitsplätze sein. Je nachdem, welche Arbeit dort erledigt werden soll, ist zu überlegen, ob lieber mehrere kleine oder ein großer Raum angemessen ist. Hinzu kommen eventuell Konferenzräume und natürlich eine Büroküche.
2. Auch Standort und Infrastruktur spielen eine Rolle. Werden Kundenbesuch zu erwarten sein? Dann sollte darauf geachtet werden, dass das Büro gut zu erreichen ist und ausreichend Parkplätze in unmittelbarer Nähe zu finden sind. Auch für Mitarbeiter ist es natürlich wichtig, einigermaßen unkompliziert zur Arbeit zu kommen – auch mit öffentlichen Verkehrsmitteln? Vielleicht ist es auch sinnvoll, ein Büro zu nehmen, welches in der Nähe potenzieller Kunden oder Geschäftspartner ist.
3. Über all das dürfen natürlich die Kosten nicht vernachlässigt werden. Gerade zu Beginn einer Unternehmensgründung sind die Gesamtkosten häufig höher als die Einnahmen und es sollte darauf geachtet werden, sich finanziell nicht direkt zu übernehmen. Also am besten gleich zu Beginn eine Höchstgrenze festlegen, wie viel das Büro insgesamt monatlich kosten darf. Dabei bitte die Nebenkosten nicht vergessen.
Sind die Punkt klar festgelegt, gibt es verschiedene Möglichkeiten, geeignete Büroräume zu finden. Die verschiedenen Online-Immobilienportale haben auch Büroräume im Angebot. Außerdem kann man bei Gründerzentren u.ä. nachfragen. Natürlich wäre es auch möglich, in der Gegend, in welcher das neue Büro sein soll rumzufahren und zu schauen, ob Büroräume zu vermieten sind.
Ist etwas gefunden, was allen Anforderungen entspricht, stehen die Verhandlungen für den Mietvertrag an. Hier sollte darauf geachtet werden, dass es keine Mindestvertragslaufzeit gibt bzw. der Vertrag auch in relativ kurzer Frist gekündigt werden kann. Achten Sie außerdem darauf, dass die Nutzungsart und Geschäftszweck im Vertrag richtig angegeben ist. Auch ein Konkurrenzschutz kann sinnvoll sein.
Nachdem die passenden Büroräume gefunden sind, müssen diese sinnvoll eingerichtet werden. Auch hier sind verschiedene Aspekte zu beachten. Zunächst die technische Ausstattung aller Arbeitsplätze und Konferenzräume. Denn wenig ist frustrierende für Mitarbeiter, als nicht funktionierende oder fehlende technische Voraussetzungen, um ordentlich zu arbeiten. Weiterhin ist die Einrichtung gut auszuwählen. Natürlich sollte diese praktischen Anforderungen entsprechen, um gut damit arbeiten zu können: ordentliche Schreibtische und -stühle, eventuell höhenverstellbar, oder auch Steharbeitsplätze. Zudem sollte, je nachdem ob Kundenbesuche zu erwarten sind, die Einrichtung ansprechend sein. Auch wenn bei ebay oder auf dem Flohmarkt gekaufte Möbel eventuell günstiger sind, machen sie wahrscheinlich keinen seriösen Eindruck.
Weiterhin sollten Möbel so aufgestellt werden, dass ein gutes Arbeiten möglich ist. Dabei ist darauf zu achten, wie Schreibtische zu den Fenstern ausgerichtet sind, damit die Sonne nicht blendet, ob Regale als Raumtrenner sinnvoll sind. Sollten Arbeitsinseln gestellt werden, damit bestimmte Leute besser miteinander arbeiten können, wo sind Einzelarbeitsplätze sinnvoller? Auch Zimmerpflanzen sollten eingeplant werden, da diese eine angenehme Raumatmosphäre schaffen.
Büroräume sind angemietet und sinnvoll eingerichtet, die Arbeit kann beginnen. Nun bleibt nur noch eine Sache zu klären: Wer hält das Ganze sauber? In Hinblick auf die Kosten, ist es nicht ganz unlogisch, dass selbst bzw. die Mitarbeiter übernehmen zu lassen. Jedoch sollte dabei auch bedacht werden, dass es, je nach Anzahl der Mitarbeiter, ein beachtliches Frustpotenzial beinhalten kann. Zum einen ist die Motivation, neben der eigentlichen Arbeit auch noch das Büro zu putzen, bei vielen schnell sehr gering. Zum anderen passiert es meist sehr schnell, dass einige auf Sauberkeit achten und andere eher ein Verhalten an den Tag legen, welches noch aus den WG-Zeiten bekannt ist. Um nicht für Unmut zwischen den Mitarbeitern zu sorgen und außerdem immer sicher sein zu können, dass es sauber ist, ist eine professionelle Reinigungsfirma eine gute Alternative. Denn ein sauberes Büro ist aus verschiedenen Gründen wichtig: Bei Besuchen durch Kunden natürlich unerlässlich, um einen guten Eindruck zu hinterlassen aber auch Mitarbeiter fühlen sich in einer sauberen Arbeitsumgebung wohler. Gerade zur Grippezeit verringert eine regelmäßige Reinigung von Gemeinschaftsräumen zudem die Ansteckungsgefahr.
Aber natürlich verursacht auch eine Büroreinigungsfirma Kosten, die wohl überlegt sein wollen. Jedoch gibt es inzwischen flexible Anbieter. Anstatt also direkt einen mehrjährigen Vertrag zu unterschrieben, der vorsieht, dass ein- oder zweimal pro Woche eine Reinigungskraft vorbeikommt, sollte ein passenderes Angebot gesucht werden. BOOK A TIGER bietet zum Beispiel diese Flexibilität. Ist das Büro noch sauber und in nächster Zeit keine Besuche zu erwarten, kann der Reinigungstermin problemlos verschoben werden. Der Kunde zahlt nur die tatsächliche Zeit der Reinigung und hat keine monatlichen Fixkosten. Gerade für Neugründer eine gute Möglichkeit, flexibel zu bleiben und damit Kosten zu sparen.
