Ein gut organisiertes Rechnungswesen, am besten DV-gestützt, ist die beste Voraussetzung zur Kontrolle der betrieblichen Geld- und Leistungsströme. Eine wesentliche Aufgabe des Rechnungswesens ist dabei die systematische Erfassung und Abrechnung von Warenlieferungen oder Dienstleistungen an Kunden. Fachlich handelt es sich bei diesem Vorgang um den Begriff der Fakturierung (lat.-spanisch: factura = Rechnung), also der Rechnungsstellung. Die Fakturierungsergebnisse sind umgehend in die laufende Buchführung zu überführen, dort angesprochen werden entsprechende Konten wie Forderungen, Kasse, Umsatzsteuer oder -erlöse. Gesetzliche Grundlagen der Fakturierung bilden das Handels- und Steuerrecht der Bundesrepublik. Angewendet werden muss das Handelsrecht nicht nur von Kaufleuten im Sinne des BGB, sondern auch von Handwerksbetrieben, Industrieunternehmen oder etlichen anderen Wirtschaftszweigen. Das Steuergesetz hingegen behandelt die Erhebung und Festsetzung steuerlicher Abgaben nach den Vorschriften der Abgabenordnung.
Jede Rechnung muss zu ihrer rechtlichen Gültigkeit sowie der Möglichkeit zur Kontrolle durch die Finanzbehörden eine Reihe von Mindestangaben beinhalten. Etliche Angaben lassen sich wie üblich in das Rechnungsformular bereits eindrucken. Dazu zählt die korrekte Anschrift des Rechnungsstellers, Kommunikationsmöglichkeiten wie Telefon-, und Faxnummer, Email- und Web-Adresse. Unbedingte Voraussetzung ist die dem Unternehmen zugeordnete Steuernummer, die im Umgang mit den Finanzbehörden von zentraler Bedeutung ist.
Hat das Finanzamt, meist aus technischen Gründen, dem Betrieb mehrere Steuernummer zugeordnet, sind auch diese zu vermerken. Abwandlungen sind die Steueridentifikations für natürliche Personen, die Wirtschaftliche-Identifikationsnummer für wirtschaftlich oder juristisch tätige Unternehmer sowie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr) für Unternehmen im Sinne der deutschen Umsatzsteuergesetzgebung. Sie regelt den Waren- und Dienstleistungsverkehr innerhalb der EU-Staaten. Hinweis: Die Richtigkeit der Zuordnung einer USt-IdNr. kann auf Anfrage beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt. / Bonn) in Erfahrung gebracht werden.
Neben diesen Muss-Angaben enthält eine Rechnung noch weitere Hinweise, darunter die exakte Rechnungsanschrift des Kunden, die genaue Auftragsspezifizierung mit Produkt- oder Leistungsbeschreibung inklusive der jeweiligen Netto-Preise. Hinzu kommen das Leistungserbringungsdatum, welches sich vom Lieferdatum unterscheiden kann. Anzugeben sind weiterhin die jeweiligen Bruttobeträge zuzüglich der über den Steuersatz zu eruierenden Umsatzsteuer. Ergänzend erforderlich sind das Datum der Rechnungserstellung, die fortlaufende Rechnungsnummer sowie die vereinbarten Zahlungsbedingungen (Zeitpunkt, Kostenaufteilung, Rabatte, Skonti, Boni, Hinweis auf Ziel- oder Lieferantenkauf auf Kredit).
Das Gegenstück der Rechnung ist die Gutschrift. Auch sie unterliegt der Fakturierung, muss aber laut Umsatzsteuergesetz seit 2013 ganz bestimmten Regeln folgen. Aussteller der Gutschrift ist dabeo oft nicht der Leistungserbringer, sondern ein Leistungsempfänger oder ein von ihm beauftragter Dritter, beispielsweise ein Handelsvertreter. Erlöse aus Gutschriften müssen nach § 14 Abs. 4 und 14a des Umssatzsteuergesetzes behandelt werden. Nicht korrekt fakturiert, könnten sich für den Aussteller Probleme beim Vorsteuerabzug ergeben.
Zu den Pflichtangaben zählt beispielsweise der konkrete Hinweis, dass es sich um eine Gutschrift handelt. Zudem darf sich die Richtigkeit der Gutschrift nicht anzweifeln lassen und der Bezug zum Geschäftsvorfall muss eindeutig sein. Im grenzüberschreitenden Geschäftsverkehr kann die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergehen. Dies ist auf der Gutschrift mit dem Vermerk "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" oder "Reverse Charge" zu kennzeichnen. Die Ausstellungsfrist endet maximal 15 Tage nach dem Ende des Monats der Leistungserbringung.
Von einer s.g. "kaufmännischen Gutschrift" wird gesprochen, wenn ein Kunde z.B. aus Reklamationsgründen Geld zurückerhält oder eine Rechnung überzahlt wurde. Umsatzsteuerlich haben diese Vorgänge bei der Fakturierung keine Relevanz, die oben genannten Regeln können deshalb entfallen. Dennoch raten Experten von dieser Art Rechnungsstellung ab. Fehlt etwa die USt-IdNr. des leistenden Unternehmens, kann der Vorsteuer-Erstattungsanspruch ebenso wegfallen wie bei einem Widerspruch gegen die Gutschrift. Ein Existenzgründer sollte sich also der Risiken bewusst sein oder sich umfassend beraten lassen.
Die Fakturierung spielt eine wichtige Rolle im Unternehmen. Eine Rechnungsstellung ist also aus finanztechnischen, buchhalterischen und steuerlichen Gründen unerlässlich. Dieser Bereich sollte zusätzlich noch durch die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gestützt und publiziert werden (Rechtsgrundlage siehe § 305, BGB). Für die Rechnungsstellung per Gutschrift gelten EU-weit besondere Vorschriften.
