Als junger Gründer mit einer guten Geschäftsidee und passenden Voraussetzungen mag die Gründung zunächst einfach sein. Sobald es jedoch daran geht, einen Standort aufzubauen, der über den eigenen Schreibtisch hinaus geht, da nach und nach die ersten Mitarbeiter eingestellt werden und mehr Platz benötigt wird, kann es teuer werden. Um diese im Rahmen zu halten, hier fünf Spartipps für Gründer.
Der Standort kann je nach Unternehmen extreme Wichtigkeit haben. Ein Geschäft oder ein Dienstleistungsunternehmen, das Kunden persönlich empfängt, ist davon mehr betroffen, als beispielsweise eine reine Online-Agentur, die die Kunden an ihrem Standort besucht und „nur“ die Mitarbeiter am Standort selbst beherbergt. Falls Kunden an den Standort kommen, sind eine gute Erreichbarkeit sowie Parkmöglichkeiten unerlässlich. Ansonsten sollte abgewogen werden, ob eine zentrale Lage wirklich von Nöten ist, oder ob es nicht lieber Räumlichkeiten am Stadtrand sein sollen, die dafür günstiger sind. Darüber hinaus ist es auch wichtig, an andere Jahreszeiten zu denken. Im Sommer beispielsweise, können in Dachgeschosswohnungen extreme Temperaturen entstehen, die das anständige Arbeiten beinahe unmöglich machen. In feuchten Kellerräumen hingegen wird die Luft schnell muffig und unangenehm. Was zunächst banal klingt, mag sich auf Dauer negativ auf die Gesundheit auswirken oder bereits im ersten Sommer dazu führen, dass die Mitarbeiter um 10 Uhr auf „hitzefrei“ plädieren. Diese Aspekte sollten daher gründlich durchdacht werden, bevor der Mietvertrag schließlich unterschrieben wird.
Da die Miete von Geschäftsräumen oft höher angesetzt wird, als die von Wohnungen, sollte besonders hier darauf geachtet werden, klein zu starten. Es ist besser, sich nach einem Jahr räumlich zu vergrößern, wenn es wirklich nötig ist, als dann zwingend etwas Kleineres suchen zu müssen, da die Kosten auf Dauer zu hoch werden. Außerdem sollte bei großen Räumlichkeiten auch an die Nebenkosten gedacht werden, und daran, dass diese auch ausgestattet werden müssen. Funktionale Büromöbel, die lange halten und dem Anspruch bei oftmals langen sitzenden Tätigkeiten gerecht werden, sind selten günstig. Deswegen lieber nach und nach erweitern, wenn es wirklich notwendig ist.
Auch die Kaution kann bei großen Räumlichkeiten problematisch sein. Da diese bei Geschäftsräumen nicht gesetzlich limitiert ist, kann diese locker drei bis sechs Monatskaltmieten betragen. Das kann schnell das Budget für die eigentliche Einrichtung in Anspruch nehmen – dessen sollten sich Gründer bewusst sein. Daher lohnt es sich gleich doppelt bei der Suche nach Räumlichkeiten besonders wachsam zu sein und auch dem Vermieter die Lage zu erklären.
Sind Räumlichkeiten gefunden und das Büro mit Möbeln ausgestattet, fehlen noch grundsätzliche Büroartikel, die in jedem Büro gebraucht werden: Notizblöcke, Post-it’s, Kugelschreiber, Ordner und natürlich technische Geräte, wie Drucker etc. Bei Online-Bestellung sind diese oftmals günstiger, vor allem, wenn alles über einen Anbieter bezogen werden kann.
Bei der Auswahl der technischen Geräte sollte darauf geachtet werden, dass der Anbieter einen kompetenten Kundenservice hat. Je nachdem, welche Geräte benötigt werden, sind Multifunktionsdrucker oftmals günstiger, die beispielsweise Drucker und Scanner vereinen. Hier steht außerdem zur Wahl, ob es sich um einen Laserdrucker handeln soll, oder eventuell ein Tintenstrahldrucker für die Bürozwecke besser geeignet wäre. Beides unterscheidet sich vom Kostenfaktor und von der Drucktechnik her, wobei es mittlerweile auch Geräte gibt, die beide Vorteile vereinen – mehr Informationen dazu gibt es unter diesem Link.
Was ebenfalls direkt bei Gründung eines Standorts erstellt werden sollte, ist ein gutes Ordnungssystem. Ob die Ablage primär digital erfolgt oder analog in Ordnern abgeheftet wird – beides sollte gewissenhaft und konsequent erledigt werden, damit später keine Probleme entstehen und wichtige Dokumente verschwinden.
Bereits mit der Wahl der Rechtsform können Kosten entstehen. Während der Gewerbeschein für ein Einzelunternehmen nur ca. zehn Euro kostet, fallen bei der Gründung einer GmbH gleich Beträge in fünfstelliger Höhe an. Dessen sollte sich ein Gründer bewusst sein und sich dementsprechend Zeit für die Auswahl der Rechtsform des Unternehmens nehmen. Die FAZ stellt in diesem Artikel die wichtigsten Rechtsformen vor. Und nicht nur die Gründung ist davon betroffen – die Rechtsform bestimmt auch weitere Aspekte des Unternehmens, die nicht nur finanzieller Natur sind. Es kann also sinnvoll sein, sich einer gründlichen Beratung zu unterziehen um die Entscheidung schließlich begründet treffen zu können, um hinterher keine bösen Überraschungen zu erleben.
Steuern sind nicht nur für den Privatmann ein wichtiges Thema – auch Unternehmen sind erheblich davon betroffen. Auch dabei gibt es Steuerfallen, die zunächst unbekannt sind. Eine Beratung kann da durchaus sinnvoll sein und helfen, Kosten zu sparen. Darüber hinaus muss natürlich ab einer gewissen Firmen- und Umsatzgrößenordnung, ein dauerhafter Steuerberater beauftragt werden, der das Unternehmen kompetent beraten kann und den Papierkram erledigt. Auch wenn dieser erst einmal als unnötiger Kostenpunkt erscheinen mag: auf Dauer wird diese Entscheidung mehr Steuern einsparen, als dieser Service kostet. Und für den Fall dass es hart auf hart kommt und die Steuerprüfung vor der Haustür steht, ist so sicher gestellt dass alle Zahlen in Ordnung sind. Denn besonders Start-Ups sind anfällig für steuerliche Fehler, die hinterher enorme Kosten verursachen und darüber hinaus auch strafbar sein können.
Abschließend ist zu sagen: Grundsätzlich lieber sparen, wo es geht, als hinterher auf den Kosten sitzen zu bleiben. Fehlkalkulationen und ein neu gegründetes Unternehmen was hinterher nicht richtig anläuft können sehr ärgerlich sein – deswegen ist es besser, auf Nummer sicher zu gehen und zunächst lieber „zu viel“ zu sparen als zu viel auszugeben.
