Die Bezeichnung Gemeinkostenplanung kommt aus dem Bereich der Plankostenrechnung. Sie ist eine vorausschauende und systematische Berechnung der zukünftig anfallenden Gemeinkosten eines Unternehmens. Die Gemeinkostenrechnung bildet eine exakte Maßgröße der Kostenverursachung ab. Die Verantwortungsbereiche der Kostenstellenleiter werden abgegrenzt. Sie ermöglicht eine exakte Bezugsgrößenplanung. Die Kostenplanung eines Unternehmens wird für Planperioden festgesetzt. Die Planungsperioden werden in mehrere Abrechnungszeiträume unterteilt. Eine Planungsperiode entspricht gewöhnlich einem Jahr. Die Gemeinkostenplanung erfasst die laufenden Kostenkontrollen und die Ist-Kosten bezogen auf eine Abrechnungsperiode. Nach der Festlegung einer Planungsperiode werden die für die Kostenstellen veranschlagten Plankosten in der Regel nicht mehr geändert.
Eine Änderung ist nur bei einem unerwarteten Übergang zu Kapazitätserweiterungen, dem Übergang zu anderen Produktionsarten oder tiefgreifenden organisatorischen Änderungen vorgesehen. Diese Veränderungen wirken sich auf die Kostenstruktur aus. Die Planungsüberholung erfolgt jedoch nicht generell, sondern lediglich partiell, um die Planstellen, die von diesen Veränderungen nicht betroffen sind, auszusparen. Dabei spricht man von einer Folgeplanung, da die Plankostenrechnung an sich verändernde Kosteneinflussfaktoren angeglichen wird. Eine generelle Planungsüberholung erfolgt am Ende des Planungszeitraums. Dies bedeutet eine Revision der gesamten Plankosten sämtlicher Kostenstellen. Eine totale Planungsüberholung erfolgt aus Arbeitszeitgründen nur alle zwei Jahre, denn in der Regel treten nach Ablauf dieses Zeitraumes entscheidende Veränderungen der Planungsgrundlagen ein.
Der Planungsüberholung liegen in der Regel sich schnell verändernde Preise und Löhne zugrunde. Die Planungsüberholung bedeutet gleichzeitig die Überprüfung der Planbezugsgrößen. Bei dieser kompletten Überarbeitung der Gemeinkostenplanung erfolgt eine Anpassung an die Zeit- und Mengenvorgaben aller Kostenstellen an veränderte Löhne, Gehälter und Preise. Die Erstellung und der Aufbau der Gemeinkostenplanung erfolgen nach Festlegung der Abrechnungsperioden, des Revisionsrhythmus und der Planperiode. Die Gemeinkostenarten gliedern sich in Hilfs- und Betriebsstoffkostenplanung, in Personalkostenplanung, Werkzeugkostenplanung, Energiekostenplanung und Abschreibungskostenplanung. Durch Saldierungen bei globalem Vorgehen ergeben sich schnell Kostenabweichungen, die sich auf den Soll-Ist-Kostenvergleich auswirken. Bei globalen Planungsmethoden sind Fehlerursachen nicht immer eindeutig erkennbar. Die Gemeinkostenplanung erfolgt in Abstimmung mit den Grundsätzen und dem Aufbau der Kostenartenrechnung. Diese Vorgehensweise ist notwendig, um anschließende Kontierungsfehler im darauffolgenden Soll-Ist-Kostenvergleich zu vermieden. Dabei werden die tatsächlich angefallenen Kosten (Ist-Kosten) mit den vorgegebenen Plankosten (Soll-Kosten) verglichen. Da dieser Soll-Ist-Vergleich auf Abrechnungsbasis eines Kalendermonats stattfindet, kalkulieren die Kostenplaner von Anfang an eine gewisse Ungenauigkeit der Berechnungsergebnisse ein, da die Kalendermonate unterschiedlich lang sind.
Die Gemeinkostenplanung ist zeitaufwendig und wird meistens von betriebsexternen Kostenplanern umgesetzt. Ihnen werden betriebsinterne Mitarbeiter zugeordnet, die als Fachleute auf diesem Gebiet den externen Kostenplanern die Arbeit erleichtern sollen. Die Kostenstellenleiter erstellen die Kostenvorgaben. Die laufenden Gemeinkostenpläne basieren auf den vorliegenden Ergebnissen der Erstplanung. Danach geht die Gemeinkostenplanung über in die Ist- oder Normalkostenrechnung zur anschließenden Plankostenrechnung. Grundsätzlich ist festzustellen, dass die Kontrollauswirkung umso wirksamer ist, je kleiner die Zeiträume der Kostenplanperioden sind.
Des Weiteren erfolgt die Gemeinkostenplanung unter den Aspekten des Planungszeitraumes, der je nach den Besonderheiten der Branchen und Unternehmen unterschiedlich ausfallen kann. Die Beschäftigungsplanung bestimmt die Planbezugsgrößen auf Basis der erwarteten Durchschnittsproduktion. Anschließend werden die Verfahren werden in die Kapazitätsplanung und die Engpassplanung eingeteilt. Anschließend erfolgt die Einzelkostenplanung. Sie berechnet sich nach Einzellohnkosten, Einzelmaterialkosten sowie Sondereinzelkosten aus Vertrieb und Fertigung. Die Kosten werden auf die entsprechenden Kostenträger verteilt und erfolgen aufgrund genauer technischer Analysen und Messungen.
