Der Gemeinkostenzuschlag ist ein indirekter Indikator für die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens. Fällt dieser Zuschlag niedriger aus, so steigen die Möglichkeiten der Preissenkung und des Gewinns. Der Gemeinkostenzuschlag kann daher auch als Erfolgsgröße eines Managements gewertet werden. Besonders der Einzelhandel, dem in der Regel das Franchisemodell zugrunde liegt, nutzt den Gemeinkostenzuschlag für seine Erfolgsrechnung. Der Gemeinkostenzuschlag ist eine prozentuale, pauschale oder betragsmäßige Bezugsgröße, die sich als Aufschlag auf die Einzelkosten niederschlägt. Dieser Aufschlag ermöglicht eine rechnerische Zuteilung der Gemeinkosten auf die einzelnen Kostenrechnungsobjekte und Kostenstellen.
Er wird nach dem Verursachungsprinzip veranschlagt und berechnet. Gebräuchliche Gemeinkostenzuschläge sind Verwaltungsgemeinkostenzuschläge und Vertriebsgemeinkostenzuschläge. Regelmäßig verursachen Materialentnahmen für ein Projekt oder einen Auftrag Kosten. Die Materialentnahmen werden den entsprechenden Materialkostenstellen gutgeschrieben. Die Materialentnahmen werden diesem Projekt oder Auftrag als Zuschlag belastet. In einem Handelsunternehmen spricht man an dieser Stelle von einem Handlungskostenzuschlag. Handlungskosten und Gemeinkosten entstehen in den folgenden Kostenträgern:
Dem Gemeinkostenzuschlag werden die Gewinn- und Verlustrechnung und die Konten der Buchhaltung zugrunde gelegt. Er muss regelmäßig in Verbindung mit der Kostenentwicklung geprüft werden. Gleichzeitig müssen die rechnerischen Größen aus Lieferrabatt, Lieferskonto und Bezugskosten berücksichtigt werden. Für den Gemeinkostenzuschlag, die Handlungskosten und die Bezugskosten ist die Wahl einer einheitlichen Bezugsbasis wichtig. Sie richtet sich nach den Zeiträumen Monat, Quartal, Jahr. Die dem Gemeinkostenzuschlag zugrunde liegenden Kostengrößen ziehen jedoch auch Probleme nach sich. Ein geeigneter Betrachtungszeitraum sowie die in diesen Zeitraum fallenden Sondereinflüsse müssen genauso berücksichtigt werden wie die Mengenabweichungen der veräußerten und bezogenen Waren.
Wichtig ist, die dem Gemeinkostenzuschlag zugrundeliegenden Bezugskosten auf die tatsächlichen Mengen umzurechnen, da die Mengen der veräußerten und bezogenen Waren nicht identisch sind. Ob ein Einzel- oder ein Gemeinkostenzuschlag festzulegen ist, ergibt sich aus der Unterscheidung zwischen Einzel- und Gemeinkosten. Diese werden den entsprechenden Kostenträgern und den Kostenstellen zugerechnet. Die Gemeinkosten und der Gemeinkostenzuschlag ergeben sich über den Umweg der Kostenstellenrechnung und des Betriebsabrechnungsbogens (BAB). Daraus wird ein Kalkulationsschema erstellt und der Gemeinkostenzuschlag der jeweiligen Kostenstelle (z. B. Produkt) zugerechnet. Gemeinkosten sind indirekte Kosten, die einer Kostenstelle oder einem Kostenträger nicht direkt zugeordnet werden können. Für den Begriff Gemeinkosten gibt es auch die weiteren Bezeichnungen „indirekte Kosten“ und „Overheadkosten“, die im engeren Sinne als Verwaltungsgemeinkosten eingestuft werden.
einstufig: kumulative, einfache, summarische Kalkulation
Durch einen auf bestimmte oder alle Einzelkosten verrechneten Zuschlag werden die Gemeinkosten kumulativ (summarisch) verrechnet.
mehrstufig: differenzierende Kalkulation
Das Unternehmen wird in Kostenstellen, Kostenplätze und Bereiche eingeteilt. Entsprechend werden
die Gemeinkosten auf der Grundlage von Wertschlüsseln auf die jeweiligen Kostenträger verrechnet.
nach Bezugsgrößen
Bestimmung einer Bezugsgröße, die den Kostengrund am effizientesten wiedergibt. Die Mengen-
oder Wertschlüssel sind die Basis für die Verteilung der Gemeinkosten auf Plätze, Stellen oder
Bereiche und die Verrechnung auf die jeweiligen Kostenträger.
Gemeinkosten und damit der Gemeinkostenzuschlag stellen in der Regel Fixkosten dar. Ein gutes Beispiel für diese Fixkosten sind die Mietzahlungen, die ein Unternehmen für die Benutzung eines Produktionsgebäudes zu entrichten hat. Dieses Gebäude wird für mehrere Unternehmenszwecke genutzt und kann daher nicht einem direkten Produkt, Projekt und damit einem direkten Kostenträger zugeordnet werden. Daher stellt der Mietaufwand Gemeinkosten dar. Variable Kosten sind jedoch auch nicht ausgeschlossen. Der Strom-, Gas- und Ölverbrauch verändert sich zum Beispiel mit der Produktionsmenge. Wird eine größere Menge produziert, steigen auch die darin involvierten Kosten, wird wieder weniger produziert, sinken die anteiligen Kosten erneut. So kann diese Verbrauchsgröße nicht einem einzelnen Produkt und Kostenträger zugeordnet werden. Daher wird sie den Gemeinkosten zugerechnet. So ist abschließend festzuhalten, die Merkmale der Gemeinkosten und der Gemeinkostenzuschläge sind:
