Jedes Unternehmen, das ein Produkt herstellt, versieht dieses mit einem Einstandspreis, der sich aus dem Rohstoffpreis sowie der Kostendeckung zuzüglich eines Gewinns zusammensetzt. Dieser Einstandspreis stellt einerseits den finanziellen Wert dar, der zur Herstellung des Produktes erforderlich gewesen ist, also Materialkosten plus Gemeinkosten des Unternehmens. Das Unternehmen muss aber auch Gewinn erwirtschaften, um seine Marktfähigkeit verbessern zu können und zu investieren. Zu diesem Einstandspreis plus Gewinnanteil verkauft das Unternehmen das Produkt an einen Großhändler oder direkt an den Endkunden. Für den Großhändler ist der Preis ein Katalogpreis oder auch unverbindliche Preisempfehlung für den Weiterverkauf. Verkauft das herstellende Unternehmen jedoch direkt an den Endkunden, bedeutet der Preisaufschlag zur Erwirtschaftung eines Gewinns bereits die Handelsspanne. Sie ist der finanzielle Wert, aus dem das Unternehmen seine Handelsaktivitäten finanziert und den Gewinn erwirtschaftet. Handelsspanne bedeutet demnach, dass sie sich auf alle Stationen des Handels mit Produkten bezieht, bis das Produkt den Endkunden erreicht hat. Diese Handelskette besteht im Regelfall mit dem Groß- und Einzelhandel aus mindestens zwei Stationen. Verkauft der Hersteller direkt an den Endkunden, beaufschlagt nur er einmalig das Produkt mit einer Handelsspanne.
Die Handelsspanne, oder auch einfach Spanne genannt, ist ein kaufmännisches Element, welches letztlich über den Gewinn des Händlers entscheidet. Um diese Handelsspanne wird zwischen dem Anbieter und seinem Kunden hartnäckig gerungen. Das herstellende Unternehmen ist darauf angewiesen, dass seine Produkte vom Groß- und Einzelhandel in ausreichender Menge verkauft werden. Andererseits verzichtet es nur ungern auf einen möglichst hohen Gewinn. Dieses Denken setzt sich in jeder Station der Handelskette fort. Es besteht aus dem möglichst preisgünstigen Wareneinkauf und einem angemessenen Aufschlag in Form der Handelsspanne. Vom Großhändler zum Einzelhandel und vom Einzelhandel zum Endkunden wird das Produkt dementsprechend mindestens zwei Mal mit einer Handelsspanne beaufschlagt. Sie muss die Kosten des Verkäufers decken und gleichzeitig einen Gewinn erwirtschaften. Sie darf andererseits aber auch nicht zu hoch sein, denn der Hersteller verkauft seine Produkte meist auch an andere Händler, die eventuell eine niedrigere Handelsspanne berechnen und damit preisgünstiger weiterverkaufen.
Aus kaufmännischer Sicht wird zwischen Soll-Spanne oder Aufschlagspanne sowie Ist-Spanne oder Abschlagspanne unterschieden. Die Soll-Spanne ist ein kalkulatorischer Wert in Prozent, mit dem das Handelsunternehmen seine Kosten decken muss und einen Gewinn erwirtschaftet. Er ergibt sich meist aus dem Betriebsergebnis des Vorjahres und anderen bekannten Größen. Die Ist-Spanne hingegen beinhaltet die erzielte Kostendeckung einschließlich eines erzielten Gewinnes innerhalb eines festgelegten Zeitraumes. Sie kann sowohl höher sein als die Soll-Spanne, aber auch niedriger, wenn die Geschäfte weniger gut gelaufen sind.
Eigentlich ist die Handelsspanne ein kaufmännischer Wert, über dessen Höhe der Kaufmann frei entscheidet. Es ist völlig verständlich, dass er mit dieser Spanne seine Kosten decken, aber auch einen möglichst hohen Gewinn erwirtschaften will. Mit dieser Preisgestaltung befindet er sich jedoch nicht allein auf dem Markt und seine Mitbewerber werden bestrebt sein, diese Handelsspanne zu unterbieten. Der Verkauf des gleichen Produktes bis zum Endkunden richtet sich schließlich vorrangig nach dem Preis. Bereits zur Ermittlung der kalkulierten Soll-Spanne sind deshalb viel Fingerspitzengefühl und kaufmännisches Geschick erforderlich. Darin fließen auch gewährte Rabatte, Boni und sonstige Nachlässe an bevorzugte Kunden ein, die schließlich die erzielte Ist-Spanne ergeben.
In manchen Branchen, beispielsweise im Handwerk, entscheidet die Handelsspanne des Großhändlers wesentlich mit darüber, ob die nachfolgenden verarbeitenden Firmen konkurrenzfähig sind. Im Tagesgeschäft gewährt der Großhändler seinen umsatzstärksten Firmen zusätzliche Rabatte und Boni. Bei Ausschreibungen hingegen ist es gängige Praxis, dass der Großhändler allen Firmen, die sich daran beteiligen, die gleichen Einkaufskonditionen in Form einer einheitlichen Handelsspanne gibt. Nur so ist ein fairer Wettbewerb bei der Ausschreibung möglich. Die Firma, welche die Ausschreibung gewonnen hat, wird jedoch nachträglich über Nachlässe bei der Handelsspanne des Großhändlers verhandeln.
