Die Handlungsvollmacht ist eine der wichtigen Instrumente in der Unternehmensführung. Kaum ein Unternehmer kann alle seine rechtlichen Geschäfte alleine abwickeln. Eine Handlungsvollmacht bietet jedem Unternehmer die Möglichkeit, einem Mitarbeiter eine Vollmacht für einen bestimmten Kreis an Handlungen zu erteilen.
Mit einer Vollmacht wird eine natürliche Person dazu ermächtigt, bestimmte Handlungen rechtsverbindlich für die vollmachtgebende Person vorzunehmen. Sobald die bevollmächtigte Person handelt, wird nicht sie selbst sondern der Vollmachtgeber rechtlich verpflichtet. Jede Willenserklärung des Vollmachtnehmers wird zugunsten und zuungunsten des Vollmachtgebers wirksam. Nur wenn die bevollmächtigte Person bewusst einen Fehler macht, kann das Konsequenzen für sie haben. Für seltene Geschäfte müssen schriftliche Vollmachten vorgelegt werden. Viele Handlungsvollmachten aber liegen im Dokumentenschrank und werden nur im Zweifel hervorgeholt. Denn für viele Geschäfte des täglichen Lebens werden zwar Vollmachten erteilt, aber das ständige Vorlegen einer schriftlichen Vollmacht wäre viel zu kompliziert.
Jeder Verkäufer, der in einem Ladengeschäft Waren für seinen Arbeitgeber anbietet und verkauft, verfügt über eine Handlungsvollmacht. Die Kunden gehen davon aus, dass der Verkäufer eine wirksame Handlungsvollmacht besitzt. Allein die Anwesenheit und die Tätigkeit des Verkäufers lassen auf eine Handlungsvollmacht schließen. Sollte dies wider Erwarten einmal nicht der Fall sein, so dürfen sich die Kunden auf eine so genannte Duldungsvollmacht berufen. Der Arbeitgeber, der einen Mitarbeiter in seinen Ladenräumen frei agieren lässt, muss sich auch seine Handlungen zurechnen lassen. Die gesetzlichen Grundlagen für diese einfachen Regelungen über die Vollmachten und die geduldeten Vollmachten finden sich alle im Bürgerlichen Gesetzbuch. Diese Regelungen gehören zum Allgemeinen Teil des Zivilrechts und gelten für alle Rechtsgebiete gleichermaßen. Die Vollmacht ist ein Rechtsinstitut, das im täglichen Geschäftsleben häufig vorkommt.
Je größer ein Unternehmen ist, desto mehr Aufgaben müssen vom Firmeninhaber erledigt werden. Doch ein Unternehmer kann nicht nur einfache Tätigkeiten delegieren, er kann auch seine eigenen Aufgaben auf andere Mitarbeiter übertragen. Diese umfassende Handlungsvollmacht ist als Prokura bekannt. Ein Prokurist kann den Firmeninhaber in fast allen Angelegenheiten des Unternehmens rechtsverbindlich vertreten. Ausnahmen bestehen für Immobiliengeschäfte, Wechselverbindlichkeiten, die Prozessführung und die Darlehensaufnahme. Für diese Art von Geschäften benötigt auch ein Prokurist eine über seine Handlungsvollmacht hinausgehende schriftliche Vollmacht. Für Immobiliengeschäfte kann sogar eine notariell beglaubigte Vollmacht notwendig sein. Der Prokurist zeichnet in der Regel alle geschäftlichen Schriftstücke im Rahmen seines Arbeitsvertrages mit dem Zusatz 'Prokurist'. Die Prokura wird im Gegensatz zur einfachen Handlungsvollmacht im Handelsregister eingetragen. So wird die Prokura publik und die so genannte Publizitätsfunktion ist gewahrt.
Auch eine Handlungsvollmacht kann einem Mitarbeiter weitreichende Möglichkeiten einräumen. Diese Vollmachten können dem bevollmächtigten Mitarbeiter ähnliche Befugnisse geben wie eine Prokura. Üblicherweise sind die Vollmachten für die Mitarbeiter an ihre Positionen im Unternehmen gebunden. Auf diesen Umstand dürfen sich auch alle Geschäftspartner und Kunden verlassen. Ein Kunde darf davon ausgehen, dass ein Verkäufer Geld für die Ware entgegennehmen darf. Ebenso dürfen Geschäftspartner davon ausgehen, dass ein Einkäufer größere Warenbestände ordern darf. Mit dieser Bestellung ist der Firmeninhaber an den Kauf gebunden. Immer wieder einmal aber gibt es eine Fluktuation im Mitarbeiterstab. Spätestens am letzten Arbeitstag muss der Unternehmer dafür Sorge tragen, dass alle Geschäftspartner über das Ende einer Vollmacht informiert sind. Sollte ein Mitarbeiter wider Erwarten im Namen des Unternehmers handeln, dürfen Kunden und Geschäftspartner von einer Vollmacht ausgehen. Diese Duldungsvollmacht kann für jeden Unternehmer teuer werden. Neben der Duldungsvollmacht gibt es auch die Anscheinsvollmacht. Bei der Anscheinsvollmacht hat nie eine wirksame Vollmacht bestanden. Doch der Unternehmer hat einen Mitarbeiter ohne Widerspruch in einem bestimmten Rahmen agieren lassen. Auch in diesen Fällen dürfen Kunden und Geschäftspartner auf eine wirksame Vollmacht vertrauen. Die Handlungsvollmacht ist ein wichtiges Institut, doch sie sollte im Rahmen der Unternehmensführung mit viel Vorsicht eingesetzt werden.
