Kassenbuch

Ein Kassenbuch ist die Aufstellung aller Bargeldbewegungen eines Unternehmens. Das kann zum Beispiel die Zahlung eines Kunden sein, oder auch eine Ausgabe durch den Kauf von Büromaterial. Grundlage für ein Kassenbuch ist die Geschäftskasse, die getrennt vom Privatvermögen des Unternehmers aufzubewahren ist. Es ist also nicht ausreichend, die Geschäftskasse im gleichen Portemonnaie aufzubewahren wie das private Taschengeld.
Je nachdem welche Anforderungen an das Kassenbuch gestellt werden, genügt eine einfache Darstellung der Bargeldbewegungen, oder es muss ein sogenanntes "ordentliches Kassenbuch" geführt werden. Auf keinen Fall sollte diese Dokumentation als unwichtig angesehen werden. Ein unvollständiges oder fehlerhaftes Kassenbuch, das bei der Betriebsprüfung nicht anerkannt wird, kann zur Schätzung von Steuern führen, und das ist oft unvorteilhaft für den Unternehmer.

Wer ist zur Führung eines ordnungsgemäßen Kassenbuchs verpflichtet?

Maßgebend ist hier die Methode der Gewinnermittlung: Wer seinen Gewinn durch Bilanzierung feststellt, muss ein ordentliches Kassenbuch führen. Von der Pflicht zur Kassenbuchführung ausgenommen ist, wer seinen Gewinn durch eine Einnahmen-Überschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG ermittelt. Das bedeutet aber nicht, dass die Bargeldbewegungen überhaupt nicht nachverfolgt werden müssen - das ist schon deshalb empfehlenswert, um den Überblick zu behalten. Dazu kann es völlig ausreichen, die Belege nach Datum zu sortieren und die Einnahmen und Ausgaben in einer tabellarischen Aufstellung zusammenzufassen.

Was kennzeichnet das ordnungsgemäße Kassenbuch?

Wichtig ist die Beachtung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, insbesondere der Maxime

• "Keine Buchung ohne Beleg!" Jede Bewegung muss durch einen Kassenbon, eine Rechnung oder Ähnliches belegt sein. Ist das in Ausnahmefällen nicht möglich, ist ein Eigenbeleg zu erstellen.
• Auch Privatentnahmen und -einlagen durch den Unternehmer sind aufzuführen.
• Das gilt auch für Verschiebungen zwischen Bank und Geschäftskasse, wenn vom Bankkonto Geld in die Kasse eingezahlt wird oder die Tageseinnahmen zur Bank gebracht werden.
• Einmal vorgenommene Einträge dürfen nicht mehr unkenntlich gemacht werden (zum Beispiel durch Überkleben mit TippEx). Ein fehlerhafter Eintrag wird so durchgestrichen, dass die ursprüngliche Eintragung lesbar bleibt. Dann wird darunter die korrekte Eintragung eingefügt.
• Das Kassenbuch ist zeitnah, am besten täglich zu aktualisieren, damit jederzeit ein Abgleich mit dem tatsächlichen Geldbestand in der Geschäftskasse möglich ist. Das ist wichtig, weil der Kassenbestand nur durch betriebsinterne Aufzeichnungen und nicht durch Belege Dritter wie zum Beispiel Kontoauszüge nachgewiesen werden kann.
• Der tatsächlich vorhandene Geldbestand muss mit dem im Kassenbuch dokumentierten Buchbestand übereinstimmen. Abweichungen sind im Kassenbuch zu dokumentieren. Vor allem darf im Kassenbuch kein negativer Bestand ausgewiesen werden - eine Kasse kann nicht weniger als "0" betragen.

Kassenbuchführung in der Praxis

Wie genau die Kassenbuchführung praktisch durchgeführt wird, hängt von den individuellen betrieblichen Gegebenheiten ab.

• Bei einer offenen Ladenkasse kann der Nachweis über die Bargeldbewegungen mit einem sogenannten Tagesbericht geführt werden. Das bedeutet, dass die Differenz zwischen dem Tagesanfangsbestand und dem am Tagesende durch Zählen festgestellten Endbestand die Betriebseinnahmen ergibt. Diese müssen dann noch um eventuelle Entnahmen, Ausgaben und Einlagen berichtigt werden. Die tägliche Bestandsaufnahme durch Zählen ist bei diesem System unverzichtbar. Wichtig ist die Überprüfung des korrekten Übertrags des Endbestandes auf den Anfangsbestand des folgenden Tages.
• Registrierkassen sind mit einer Vielzahl von Abfragemöglichkeiten ausgestattet und können in Unternehmen mit vielen Kundenzahlungen die Führung des Kassenbuches erheblich erleichtern.

Die in den Tagesendsummenbons ausgewiesenen Zahlen können als Tageseinnahmen in das Kassenbuch übertragen werden. Auch hier müssen dann eventuelle Ausgaben, Einlagen und Entnahmen im Kassenbericht ergänzt werden. Die Tagesendsummenbons sind unbedingt aufzubewahren.

Weitere gesetzliche Regelungen

Kassenbücher und die zugehörigen Belege sind nach § 257 HGB 10 Jahre lang aufzubewahren. Bei Einnahmen über 10.000 € ist das Geldwäschegesetz zu beachten und die Identität des Geschäftspartners zu vermerken.