Im B2C-Bereich (Business to Customer, also Geschäftsbeziehungen mit Endkunden/Verbrauchern) sind Sie der Lieferant, Sie bringen Waren oder Dienstleistungen an Mann und Frau. Im B2B-Bereich (Beziehungen unter Geschäftspartnern) rangieren unter Lieferanten die Zulieferer Ihres Unternehmens, die Ihnen in irgendeiner Weise Waren oder Dienstleistungen zur Verfügung stellen. Ob Ihre Mitarbeiter firmeninterne Massagen erhalten oder Sie Ersatzteile für Ihre Produktion benötigen, vom Briefpapier bis zur Sicherheitstechnik arbeiten Sie mit anderen Firmen zusammen.
Die Finanzposten, die durch die Lieferanten in Form von Rechnungen anfallen, werden buchhalterisch normalerweise zum Einkauf gebucht. Steuertechnisch gehören sie zu den Ausgaben respektive zum Aufwand, den Sie leisten, um ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen beziehungsweise Ihre Firma zu erhalten. Das Catering-Unternehmen anlässlich eines Seminars gehört ebenso dazu wie der Werkstattservice für Ihren Firmenwagen - wobei Besonderheiten wie Pauschalen bei manchen Ausgaben, gerade im Bereich Fuhrpark, anders aussehen können. Trotzdem liefert die Werkstatt die Arbeitskraft und Ersatzteile, damit Ihr Wagen fahren kann.
Klassische Lieferanten, die allerdings praktisch jeder Unternehmer (auch als Einzelkämpfer) benötigt, sind beispielsweise Büroartikelfirmen. Ohne Stifte, Ordner, Kartuschen, Toner, Druckerpapier und andere Teile kommt wohl kaum jemand aus. Besorgen Sie sich Ihre wenigen Büroartikel im Kaufhaus, liefert dieses Ihnen die Produkte nicht nach Hause, trotzdem wandern die bezahlten Rechnungen auch hier in die entsprechende Abteilung der Buchhaltung. Ansonsten hängt die Anzahl der Lieferanten sowie deren Lieferungen von Größe und Bedarf Ihrer Firma ab. Vom Maler über die Reinigungsfirma bis zum Coach können Lieferanten ganz unterschiedlicher Art gefragt sein. Ebenso unterschiedlich fällt die Bezahlung der Lieferanten aus. Der genannte Einkauf im Kaufhaus wird sofort oder über Kreditkarte bezahlt. Mit dem Reinigungsunternehmen oder einzeln arbeitenden Putzhilfen haben Sie wahrscheinlich einen Monatslohn vereinbart. Der Maler stellt eine Rechnung nach seinem Arbeitseinsatz, dauerhaft tätige Lieferanten, beispielsweise eine externe Einlagerungsfirma, gestatten vielleicht Sonderpreise und verlängerte Zahlungsziele.
Es ist ein unverzichtbarer Aufwand, sich bei Lieferanten immer wieder auf dem Markt umzusehen, um die Güte und Aktualität der derzeitigen Lieferanten auf den Prüfstand zu stellen. Das erfordert bereits die Ökonomie. Selbst bei jahrelangen Kooperationen kann ein Wechsel irgendwann nicht nur sinnvoll, sondern bereits überfällig sein. Das Kosten-Nutzen-Verhältnis muss mit den eigenen Ansprüchen stets in einen bestmöglichen Zusammenhang gestellt werden, um eine optimale Leistung bei geringem finanziellem Aufwand zu erreichen. Das unternehmerische Prinzip erlaubt sehr selten ein Ausharren in alten, aber überkommenen Strukturen, die nur teuer und wenig wirksam sind. Das betrifft eine extern beauftragte Werbeagentur ebenso wie einen unrentablen Vertrieb, der nicht mit eigenen Mitarbeitern besetzt ist. Mancher Schnitt mag hier hart sein, ist aber unverzichtbar.
Auf der anderen Seite ist ein nicht fundiert durchdachter Wechsel ebenso unklug und verursacht nur vermehrte Kosten. „Never change a running horse“ bedeutet beispielsweise, nicht sofort den Lieferanten der umfangreichen Telefonanlage zu wechseln, nur weil es derzeit zwei Cent Ersparnis als Sonderangebot bei einem anderen Lieferanten gibt. Manches lohnt sich einfach nicht, weil es sich auf Dauer wieder egalisiert.
Ein weiterer Grund der Überprüfung aller Lieferanten ist unabhängig vom Leistungs-Kosten-Verhältnis die Frage, ob noch alle Lieferanten gebraucht werden. Vielleicht hat sich die Firma vergrößert und kann eigene Mitarbeiter mit Zusatzaufgaben betreuen. Eventuell rechtfertigt die aktuelle Firmensituation manchen Aufwand nicht mehr, es müssen Lieferanten ganz gestrichen werden, ihre Angebote müssen in kleinerer Form angenommen werden. Alternativ wird ein Wechsel des einen oder anderen Lieferanten nötig. Existenzgründer geraten schnell in die Gefahr, sich anfangs zu viele Lieferanten zuzulegen, sei es aus Imagegründen oder wegen falscher Erwartungen beziehungsweise Kalkulationen: Dieser oder jener Einkauf ist laut Umsatzlage noch nicht gerechtfertigt oder auch zu teuer. Lieferanten erhöhen eventuell schnell die Kosten, vor allem lange Zahlungsziele wirken positiver, als sie für Neulinge sind.
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