Für den Selbstständigen gehört die Liquiditätsrechnung zu denjenigen unternehmerischen Tätigkeiten, für die er ihrer Wichtigkeit wegen selbst zuständig ist und auch dauerhaft bleiben sollte. Als Liquidität wird die unternehmerische Fähigkeit bezeichnet, jederzeit liquide, also finanziell flüssig zu sein. Damit ist gemeint, dass genügend finanzielle Mittel vorhanden sind, um fällige Rechnungen termingerecht bezahlen zu können. Dabei sollte die Liquidität nicht nur vorhanden, also verfügbar sein, sondern darüber hinaus möglichst wenig kosten. Die durch einen Kredit geschaffene Liquidität erfüllt zwar ihren originären Zweck, verursacht jedoch mit den Kreditzinsen sowie mit möglichen Geldbeschaffungskosten Ausgaben, die ihrerseits die Liquidität belasten und zusätzlich in die Liquiditätsrechnung einbezogen werden müssen. Insofern ist die Liquiditätsrechnung das Ergebnis einer möglichst effektiven Ressourcennutzung aller vorhandenen liquiden Mittel. Zu denen gehören unter anderem Bank- und Sparguthaben, Festgeld oder Wertpapierdepot.
Die Liquiditätsrechnung ist eine tabellarische Gegenüberstellung der täglich fälligen Einnahmen und Ausgaben. Dazu eignet sich eine Excel-Tabelle mit mehreren Kopfspalten, die werktäglich saldiert wird. Die waagerechten Kopfspalten sollten wie folgt benannt werden:
• Laufende Nummer
• Kurzbezeichnung der Einnahme [E] oder Ausgabe [A]
• Summe E
• Summe A
• Saldo [E ./. A]
• Bemerkung
Senkrecht wird die Liquiditätsrechnung tageweise von eins bis einunddreißig durchnummeriert. Jeder einzelne Kalendertag hat seine eigene Zeile mit den dazugehörigen Kopfspalten. Darin werden unter jedem Tag die zu erwartenden Einnahmen sowie die fälligen Ausgaben eingetragen. Saldiert sieht der Selbstständige in einer separaten Spalte den Liquiditätsbedarf für jeden einzelnen Tag und kann ihn mit dem Saldo auf seinem Firmenkonto abgleichen. Auf einen Blick ist anhand der Liquiditätsrechnung erkennbar, wann im Laufe des Monats mit einem Überschuss beziehungsweise mit einem Defizit zu rechnen ist.
Sofern der Selbstständige von der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG, des Umsatzsteuergesetzes keinen Gebrauch macht, ist er umsatzsteuerpflichtig. Er bekommt die gezahlte Vorsteuer vom Betriebsfinanzamt erstattet und muss umgekehrt die erhaltene Mehrwertsteuer abführen. Das geschieht im Rahmen der monatlichen oder vierteljährlichen Umsatzsteuervoranmeldung. Die Steuer beträgt je nach Umsatz sieben oder neunzehn Prozent des Nettobetrages. In der Budgetplanung rechnet der Unternehmer mit Nettobeträgen, also mit Einnahmen und Ausgaben ohne die Umsatzsteuer. In seiner Liquiditätsrechnung muss er mit Bruttosummen rechnen, das heißt inklusive der jeweils gültigen, gesetzlichen Vor-/Mehrwertsteuer. Sie erhöht sowohl die Einnahme als auch die Ausgabe um den jeweiligen Betrag an dem jeweiligen Tag, an die die Zahlung fällig wird. Das Ergebnis aus der Umsatzsteuervoranmeldung, also die Erstattung als Einnahme oder die Zahlung als Ausgabe, wird unter dem Fälligkeitsdatum separat in die Liquiditätsrechnung eingetragen.
Bei einer Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG wird in Bruttobeträgen sowohl geplant als auch gerechnet. Der Selbstständige führt keine Vorsteuer ab, erhält aber auch keine Mehrwertsteuer erstattet. Er ist in dieser steuerlichen Hinsicht ein Endverbraucher und kein umsatzsteuerbegünstigter Gewerbetreibender.
Der Unternehmer kann seine Liquiditätsrechnung um einige Kopfspalten erweitern, in die er zu den Einnahmen und Ausgaben die jeweils enthaltene Vor- respektive /Mehrwertsteuer einträgt, sie addiert und ebenfalls saldiert. So hat er frühzeitig einen Überblick darüber, wie sich die bevorstehende Umsatzsteuervoranmeldung auf die Liquidität auswirkt.
Mit der Rechnungsstellung steht auch fest, zu welchem Datum die berechnete Einnahme fällig wird. Unter diesem Datum wird sie in die Liquiditätsrechnung übernommen. Damit ist das Geld aber noch nicht auf dem Firmenkonto. Der Selbstständige muss laufend überwachen, wann die Gutschrift tatsächlich erfolgt, und wenn das später als geplant der Fall ist, welche Auswirkungen das auf die Liquiditätsrechnung hat. Die muss bei verspätetem Zahlungseingang überarbeitet und bedarfsweise aktualisiert werden.
Wenn sich dadurch ein temporäres Liquiditätsdefizit abzeichnet, dann muss gegengesteuert werden. Dazu gibt es zwei Möglichkeiten. Entweder werden andere Einnahmen generiert, sei es durch die Bargeldzufuhr aus anderen Firmenmitteln oder durch eine Privateinlage; oder fällige Rechnungen werden später, also nicht termingerecht bezahlt. Darauf sollte der Selbstständige möglichst verzichten, weil der Zahlungsempfänger seinerseits eine ähnliche Liquiditätsrechnung aufstellt und diese Rechnung als Einnahme terminiert hat. Er fragt sich automatisch, warum sein Geschäftspartner die fällige Rechnung nicht bezahlen will oder kann.
