Eine Mahnung erfolgt, wenn der Schuldner seiner Pflicht zur Zahlung nicht ordnungsgemäß nachkommt. Juristisch stellt auch die Lieferaufforderung nach einer Terminversäumnis eines Warenschuldners eine Form der Mahnung dar, im üblichen Sprachgebrauch bezieht sich der Begriff auch unter Kaufleuten jedoch nahezu ausschließlich auf nicht ordnungsgemäß beglichene Geldforderungen. Die Mahnung des Gläubigers ist vom gerichtlichen Mahnverfahren zu unterscheiden. Für den Verzug eines Kunden ist bei einem klar definierten Fälligkeitsdatum keine Mahnung erforderlich, sodass der Gläubiger sofort das gerichtliche Mahnverfahren einleiten könnte. Ein solches Verhalten ist jedoch unüblich und würde sich negativ auf das Geschäft auswirken, da Abweichungen von guten Gepflogenheiten zu negativen Beurteilungen führen und Kunden vom Eingehen einer Geschäftsbeziehung abhalten. Das Verschicken einer Mahnung hemmt Verjährungsfristen nicht.
Eine Unterscheidung zwischen einer Mahnung und einer Zahlungserinnerung beruht nicht auf gesetzlichen Vorgaben, sondern auf der guten kaufmännischen Praxis. Diese besteht darin, dass Kunden bei der erstmaligen Zahlungsversäumnis innerhalb eines festgelegten Zeitraumes zunächst eine kostenfreie Zahlungserinnerung erhalten, während jede weitere Verspätung zu einer kostenpflichtigen Mahnung führt. Vor dem Versand einer Zahlungserinnerung oder Mahnung werden üblicherweise Kulanztage gewährt. Diese beruhen auf in der Vergangenheit langen Banklaufzeiten. Der Fälligkeitstermin einer Forderung meint eigentlich, dass der Zahlungseingang beim Geldempfänger an diesem Tag erfolgen muss. Schuldner verstehen unter dem Fälligkeitstermin jedoch häufig das Datum, an welchem sie eine Überweisung tätigen sollen. Inzwischen haben Geldinstitute den Überweisungsvorgang auf Anforderung der EU so stark beschleunigt, dass Geldbeträge üblicherweise am der Überweisung folgenden Bankarbeitstag auf dem Empfängerkonto gutgeschrieben werden. Aus diesem Grund ist die weitere Gewährung der Kulanzfrist von üblicherweise einer Woche eigentlich nicht mehr angezeigt. Sie ist dennoch weiterhin üblich und wird von den meisten Kunden erwartet. Eine sofort nach dem Fälligkeitstermin einer Rechnung versandte Forderung führt zu Verärgerung, sodass bei der Kalkulation der Fälligkeitstermine eine einwöchige Zahlungsverzögerung berücksichtigt werden sollte.
Eine Mahnung soll im freundlichen, zugleich aber in einem bestimmten Ton verfasst werden. Bei der Zahlungserinnerung sind Formulierungen üblich, wonach der Empfänger vermutlich den Fälligkeitstermin übersehen hat. Bei einer Mahnung im engeren Sinn kann der Ton fordernder sein. Der Hinweis auf die Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahrens oder auf eine für den säumigen Schuldner kostspielige Abgabe der Forderung an ein Inkassounternehmen verstärkt die Ernsthaftigkeit der Mahnung, wird von Kunden jedoch als unfreundlich empfunden. Die übliche Geschäftspraxis besteht darin, zunächst eine Mahnung ohne die Ankündigung entsprechender Konsequenzen zu verschicken und erst bei deren Erfolglosigkeit eine letzte Zahlungsaufforderung mit entsprechenden Androhungen zu verschicken. Falls der Absender einer Mahnung zu einer nachträglichen Ratenzahlungsvereinbarung bereit ist, weist er auf diese Möglichkeit hin. Der entsprechende Vermerk im Mahnschreiben erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Kunden sich bei tatsächlichen Zahlungsschwierigkeiten melden.
Die Berechnung von Zinskosten bereits in der ersten Mahnung ist unüblich. Gegenüber Privatkunden ist sie grundsätzlich nur zulässig, wenn bereits in der Rechnung ein eindeutiger Hinweis erfolgt. Die meisten Unternehmen berechnen pauschale Mahnkosten. Gerichte urteilen über die maximal zulässige Höhe einer Mahnkostenpauschale unterschiedlich. In den meisten Fällen sehen sie Mahnkosten von maximal fünf Euro als rechtmäßig an, wenige Urteile monierten jedoch bereits eine Mahnpauschale von lediglich zwei Euro als unangemessen hoch. Der erfolgreichste Weg zur Verhinderung von Mahnungen stellt das Angebot einer schnellen Zahlung mit Skontoabzug dar. In solchen Fällen bezahlen überdurchschnittlich viele Kunden gleich nach Rechnungserhalt, da sie den Rabatt für die umgehende Rechnungsbegleichung erhalten wollen.
