Um was handelt es sich eigentlich bei einem Nummernkreis?Viele Unternehmer und auch Existenzgründer sollten auch den Begriff des Nummernkreises einmal gehört haben. Bei einem Nummernkreis handelt es sich um eine definierte Abfolge in einer Gruppe zu ordnender Elemente. Dies spielt insbesondere im Rechnungswesen eines Unternehmens eine bedeutende Rolle. Ein Nummernkreis wird beispielsweise für die Rechnungslegung benötigt. Ausgehende Rechnungen eines Unternehmens müssen fortlaufend durchnummeriert sein. Diese Regelungen legte beispielsweise das Umsatzsteuergesetz fest. Rechnungsnummern können somit nicht beliebig vom Unternehmer individuell festgelegt werden. In der Praxis wird leider dieser Nummernkreis von vielen falsch interpretiert. In der Tat muss es sich zwar um eine fortlaufende Nummerierung handeln, jedoch bedeutet dies nicht, dass es sich hierbei um eine aufsteigende Nummerierung handeln muss. Es ist gesetzlich nicht vorgegeben, dass ein Nummernkreis immer bei der Zahl 1 beginnen muss.
Gerade für Existenzgründer spielt die Gestaltung des Nummernkreises für die Rechnungslegung eine bedeutende Rolle. Wie bereits oben dargelegt, muss eine solche Nummerierung nicht bei Eins beginnen. Würde ein neu gegründetes Unternehmen mit einer solchen Nummerierung seine Auftragslage offenlegen, könnte dies als Wettbewerbsnachteil angesehen werden. Rechnungsnummern mit einer niedrigen Nummerierung machen deutlich, dass das Unternehmen bisher noch nicht viel verkauft hat und damit auch noch nicht so erfolgreich auf dem Markt vertreten ist. Diesen Nachteil darf der Gesetzgeber mit einer Nummerierung, angefangen bei der Zahl 1, nicht verlangen. Dennoch stellt er gewisse Grundanforderungen an die Gestaltung von Rechnungsnummern. So ist es nur verständlich, dass jede Rechnungsnummer in einem Unternehmen einzigartig sein darf. Ansonsten kämen natürlich auch die Buchhaltung und insbesondere die Eintragung der Belege in das Journal durcheinander. Rechnungsnummern müssen nicht nur aus Zahlen bestehen. Sie können ebenso mit Buchstaben kombiniert werden. Insgesamt bleibt festzustellen, dass der Unternehmer seinen Nummernkreis für sein Unternehmen den eigenen Bedürfnissen individuell anpassen darf. Es muss lediglich erkennbar sein, dass es sich um eine fortlaufende Zählweise handelt, bei der Duplikate ausgeschlossen sind.
Gerade bei Neueinsteigern und jungen Unternehmen werden in der Anfangszeit nur wenige Kunden bzw. Auftraggeber zu verzeichnen sein. In der Praxis hat sich bewährt, einen Nummernkreis mit einer speziellen Kennung zu vergeben. So könnte beispielsweise jeder Auftraggeber anhand eines Kürzels und einer Zahl identifiziert werden. Auf diese Weise kann festgestellt werden, wie häufig ein bestimmter Kunde seine Bestellungen aufgibt. Bei Großkunden kann anhand dieser Bestellzeiten gegebenenfalls die Produktion ausgerichtet werden, um mögliche Wartefristen zu vermeiden. Insoweit hat ein Nummernkreis auch gleich die Bedeutung einer Gedächtnisstütze. Recht beliebt ist auch eine Datumsangabe in einer Rechnungsnummer. Dies macht Sinn, wenn ein Unternehmen auf eine zeitgemäße Kontrolle der Rechnungen Wert legt. Häufig wird hierbei die Jahreszahl, gefolgt von dem Monat und einer fortlaufenden Nummerierung verwendet.
Bekanntermaßen ist aller Anfang eines Jungunternehmens schwer. Es dauert eine geraume Zeit, bis die Bestellungen in ausreichendem Maße eintreffen, um daraus einen ordentlichen Betriebsgewinn zu erwirtschaften. So muss in erster Linie auch das Vertrauen des Kunden gewonnen werden. Bei der fortlaufenden Nummerierung der Rechnungen bietet es sich für Existenzgründer an, kein aufsteigen des Schema zu verwenden. Fortlaufend bedeutet nicht, dass die vorherige Rechnungsnummer niedriger sein muss als die folgende. Als Existenzgründer bietet es sich daher an, die ersten Rechnungen mit einer sehr hohen Nummerierung zu versehen. Jede weitere Rechnung kann dann absteigend nummeriert sein. Wichtig ist nur darauf zu achten, dass dann die absteigende Rechnungs-Nummerierung auch weiterhin eingehalten wird. Natürlich steht es dem Unternehmer hier auch frei, eine Buchstaben-, Zahlen- und Datumskombination zu wählen.
