Offene Posten, fachsprachlich als OP abgekürzt, sind nicht ausgeglichene Buchungen auf einem Konto. Eine Buchung ist die zahlenmäßige Darstellung des Leistungsaustausches zwischen Gläubiger und Schuldner. Der erfolgte Leistungsaustausch wird in Rechnung gestellt. Dadurch entsteht beim Gläubiger eine Forderung, beim Schuldner eine damit korrespondierende Verbindlichkeit. Die Forderung wird bei Rechnungsstellung, wie es genannt wird, eingebucht oder gebucht. Das ist die zahlenmäßige Erfassung der zu erwartenden Einnahme. Mit der Gutschrift auf dem Firmenkonto wird die Forderung ausgebucht. Die bisherige Buchung als offener Posten ist ausgeglichen, also nicht mehr offen. Umgekehrt sind in der Kontokorrentbuchführung auch die eingebuchten, aber noch nicht bezahlten Rechnungen als Verbindlichkeiten offene Posten. Hier erfolgt der Ausgleich durch die Überweisung zu Lasten des Firmenkontos.
Die OP-Buchführung ist ein wichtiger Bestandteil innerhalb der Buchhaltung des Unternehmens. Naturgemäß achtet der Selbstständige in erster Linie darauf, dass die von ihm ausgestellten und versendeten Rechnungen termingerecht bezahlt werden. Die Summe der offenen Posten ist gleichbedeutend mit einer Liquiditätsschwächung. Jede offene Rechnung verringert den Kontostand auf dem Firmenkonto. Das kann beispielsweise dazu führen, dass aufgrund von zahlreichen offenen Posten die Liquiditätsrechnung aktualisiert werden muss, oder dass der Kontostand vorübergehend ins Minus rutscht. Je weniger offene Posten geführt werden, umso besser wirkt sich das auf die Liquidität, auf die flüssigen Mittel auf dem Firmenkonto aus.
Wie im Buchhaltungsalltag die offenen Posten bearbeitet und überwacht werden, ist ganz maßgeblich von der Unternehmensgröße abhängig. Organisationsaufwand kostet Manpower und Arbeitszeit. In der Anfangsphase ist es ausreichend, wenn sich der Existenzgründer für die offenen Posten eine separate Monats-Wiedervorlagemappe anlegt. Sie hat einunddreißig durchnummerierte Einlagenfächer. Die Kopie der ausgestellten Rechnung wird unter dem Datum eingeordnet, zu dem sie fällig ist. Wenn ein Tagesdatum in der Wiedervorlagemappe für mehrere Monate zutrifft, dann sollten die Rechnungen unter diesem Datum monatsweise in farbige Klarsichthüllen einsortiert werden. Nach einer zu Beginn aufgestellten Legende hat jeder Monat seine eigene Farbe; insgesamt sind also zwölf verschiedenfarbige Klarsichthüllen notwendig. Beim Kontrollieren der Zahlungseingänge auf dem Firmenkonto werden die Rechnungskopien hinter den betreffenden Kontoauszug geheftet, so dass der Bezug von Buchung zu Beleg gegeben ist. Der offene Posten wird in diesem Falle dadurch ausgeglichen, dass die Rechnungskopie von der Wiedervorlagemappe in den Monatsordner über Kontoauszüge nebst Belegen wechselt. Dieses Verfahren ist einfach und buchstäblich totsicher.
Bei einem größeren Buchungsaufkommen sowie in den Fällen, in denen mehrere Personen, beispielsweise im Timesharing oder Jobsharing, mit den offenen Posten arbeiten, ist eine OP-Liste sinnvoller. Im Buchhaltungsalltag sollte möglichst nur eine, und zwar immer dieselbe Person, mit den Belegen arbeiten. Die Liste über offene Posten ergänzt die belegmäßige Ablage der Rechnungskopien. Sie ermöglicht auch ein Bearbeiten der offenen Posten von unterwegs, also außerhalb des Büros. Die Belege sind dazu entbehrlich, weil sie allesamt in der OP-Liste erfasst sind. Der Unternehmer kann im wahrsten Sinne von überall aus diese OP-Liste aktualisieren, zumal er per Onlinebanking jederzeit Einsicht in das Firmenkonto nehmen kann. Der Buchhaltungsmitarbeiter am Firmensitz hat Zugriffauf diese tagesaktuelle OP-Liste; er kann die Zuordnung zu den Originalkontoauszügen entweder vorbereiten oder direkt vornehmen.
Ganz unabhängig davon, in welcher Form die offenen Posten im laufenden Geschäftsjahr bearbeitet werden, müssen sie auf jeden Fall zum Jahreswechsel listenmäßig erfasst werden. Das betrifft den Unternehmer mit einer Kontokorrentbuchführung.
Bei der einfachen Einnahmeüberschussrechnung, der EÜR, gibt es in diesem Sinne keine offene Posten-Buchführung, weil nur die tatsächlich kassenwirksam gewordenen Einnahmen und Ausgaben berücksichtigt werden. Hier wird zwar auch von offenen Posten, also von nicht eingegangenen Forderungen und noch nicht beglichenen Verbindlichkeiten gesprochen. Auch die Handhabung im laufenden Geschäftsjahr ist dieselbe. Die EÜR als Grundlage für die Jahressteuererklärung enthält jedoch, im Gegensatz zur Bilanz, keine offenen Posten. Die listen- oder belegmäßige Bearbeitung der offenen Posten wird also über den Jahreswechsel hinau unverändert so fortgeführt.
