Ohne Warenwirtschaft steigt mit dem Erfolg eines Onlineshops nicht nur der Verwaltungsaufwand, sondern auch die Fehlerwahrscheinlichkeit! Mit einer Vergrößerung des Produktsortiments und/oder steigenden Käuferzahlen erhöht sich die Anzahl der Geschäftsvorfälle deutlich wodurch es immer schwerer wird, den Überblick über den kompletten Warenumschlag zu behalten. Vor allem, weil für die Abarbeitung der einzelnen Geschäftsvorfälle meistens verschiedene Systeme genutzt werden. Früher oder später sind Fehler vorprogrammiert. Das Ergebnis, Ihre Kunden werden unzufriedener und kaufen früher oder später bei der Konkurrenz. Das will natürlich niemand!
Was ist ein Warenwirtschaftssystem?
Warenwirtschaftssysteme helfen dabei die Warenströme genau zu steuern. Daneben ermöglichen die Systeme die Bereitstellung und Erfassung kunden- und warenbezogener Daten, genauso wie die Erstellung von Statistiken und Inventurdaten. Man kann sagen, die WAWI ist die Schnittstelle von Ein- und Verkauf, wie auch Lager- und Buchhaltung.
Die Vorteile durch die Verknüpfung von Warenwirtschaft und Onlineshop
- Aufgrund der durch die Nutzung bedingten Vorteile trägt das Warenwirtschaftssystem maßgeblich zum Vorteil Ihres Unternehmens bei. (* Die genannten Vorteile können sich von Warenwirtschaft zu Warenwirtschaft deutlich unterscheiden). Das wären z. B.
- eine deutliche Zeitersparnis bei der Erstellung von Aufträgen, Rechnungen und Angeboten
- durch Warenwirtschaftssysteme wird die Lagerverwaltung optimiert. Selbst mehrere Lager können problemlos mit einem System verwaltet werden.
- Bessere Transparenz da durch die WAWI eine Auswertung in Echtzeitmöglich ist.
- Das Sortiment kann dank aktueller Statistiken wesentlich besser optimiert werden.
- Werden für den Online Verkauf neben dem eigenen Online Shop noch weitere Marktplätze, wie z. B. Amazon und/oder Ebay, ist die Nutzung einer Warenwirtschaft vorteilhaft. So müssen Sie Ihren Warenbestand nicht mehr über unterschiedliche Systeme verwalten. Einmal in die Warenwirtschaft eingegeben und der Warenbestand aktualisiert sich im Online Shop, bei Ebay, Amazon und Co. ganz automatisch.
- Über die WAWI können mehrere verschiedene Onlineshops verwaltet werden. Stichwort: Multishop
- Der Versand lässt sich weitestgehend automatisieren in dem das Warenwirtschaftssystem so eingerichtet wird, dass neben dem Lieferschein und der Rechnung über den Etikettendrucker gleichzeitig die Versandetiketten des jeweiligen Paketlieferdienstes ausgedruckt werden.
- Datev Export
- Dank verschiedener Schnittstellen zur Bank, Paypal und/oder anderen Zahlungsdienstleistern ist eine Automatisierung des Geldflusses möglich.
- Die Warenwirtschaft ermöglicht einen besseren Überblick, da der einzelne E-Mailverkehr direkt den jeweiligen Kunden zugeordnet werden kann.
- Manche Warenwirtschaftssysteme haben verschiedene Ticketsysteme integriert oder bieten Möglichkeiten für Notizen.
- Diverse Statusmeldungen zum Stand des Auftrags
- Benutzerverwaltung
- Schnittstellen zu Lieferanten
- Datensicherungsmöglichkeiten
- Wareneingang des eigenen Lagers
- Warendirektlieferung an Kunden
- Schnittstellen zu diversen Shopsystemen
- Der Shop erkennt beim Log-In die bevorzugten Zahlungsoptionen Ihrer Stammkunden und gibt die Informationen sofort an Ihre Warenwirtschaft weiter.
- Genaues Tracking des Lieferwegs
- Je nach Warenwirtschaftssystem erfolgt die Buchhaltung über das System oder einen automatisierten Import in die jeweilige Buchhaltungssoftware
- Automatisierte Vorsteuererklärung
Höherwertige Warenwirtschaftssysteme haben ein CRM-System integriert, wodurch Sie das Kundenbeziehungsmanagement optimieren können. Die WaWi ermöglicht zum Beispiel die Steuerung von Marketingaktionen oder die genaue Planung der Produktion mithilfe sogenannter Plantafeln.
Warenwirtschaftssysteme: Welche Arten gibt es?
Aktuell werden drei verschiedene Arten von Warenwirtschaftssystemen gehandelt, das offene, das integrierte und das geschlossene.
- Was ist ein geschlossenes Warenwirtschaftssystem? Mit dem geschlossenen Warenwirtschaftssystem können alle betriebswirtschaftlichen Aufgaben eines Unternehmens durchgeführt werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob es hier um das Lager, den Einkauf, die Produktion oder den Vertrieb geht.
- Was ist ein offenes Warenwirtschaftssystem? Ein offenes Wirtschaftssystem verfügt mindestens über eine Funktion, andere Funktionen werden mithilfe anderer Systeme über die jeweiligen Schnittstellen eingebunden.
- Was sind integrierte Warenwirtschaftssysteme? Das integrierte Warenwirtschaftssystem verfügt über alle Module, die wir im Artikel genannt haben. Zudem sind noch Verbindungen nach Außen möglich, wie zum Beispiel zu diversen Marktforschungsinstituten, Lieferanten, Amazon oder Banken.
Welche Warenwirtschaftssysteme für Onlineshops gibt es?
- Select Line: Select Line ist ein modulares System, das für die verschiedensten Bereiche eines Unternehmens verwendet werden kann. Die Kombination der einzelnen Module macht Select Line zur idealen Software, um den kompletten Betrieb zu managen. So lässt sich zum Beispiel die Faktura von Select Line mithilfe der anderen Module zu einem vollfunktionsfähigen SAP/CRM wandeln. Besser geht es nun wirklich nicht, denn das Warenwirtschaftssystem kann mit Ihrem Unternehmen sozusagen mitwachsen. Dadurch sparen Sie sich die Datenportierung und müssen auf keine andere Software zugreifen!
Werden Anwendungen gebraucht, die SelectLine nicht kann, kann die Software dank offener SQL-Datenbank jederzeit mit eigenen Anwendungen ergänzt werden. Dank der offenen Schnittstellen und nachbildbaren Abläufen gibt es auf dem Markt bereits individuelle Lösungen auf dem Markt, die speziell für die besonderen Bedürfnisse verschiedener Unternehmen erstellt wurden. Diese gehen von der Zeiterfassung für Telefonsupport bis hin zur Anbindung ans Archiv und noch viele mehr.
Über welche Funktionen verfügt SelectLine?
- Anwenderspezifische Belegerfassung
- Offene Postenverwaltung
- Integrierte Kostenzuordnung
- Differenzierte Kosten- und Umsatzauswertung
- Odoo: Odoo ist ein Open-Source-Warenwirtschaftssystem, das alle Unternehmensbedürfnisse abdeckt: Projektmanagement, CRM, Kassensystem, Lagerwirtschaft, Buchhaltung usw.
- Lexware: Lexware ist ein sogenanntes offenes Warenwirtschaftssystem. Mithilfe von Lexware kann der Onlineshop und die Verkäufe über Amazon und/oder Ebay verwaltet werden. Daneben kann auch die komplette Buchhaltung über Lexware abgewickelt werden.
- JTL: JTL ist keine reine Warenwirtschaft, sondern hat die Funktionen eines Onlineshops und eines Warenwirtschaftssystems in einem. Bis fünfhundert Produkte ist die Nutzung von JTL kostenlos. Will man mehr Produkte anlegen, muss eine Lizenz gekauft werden.
und viele weitere!
Warenwirtschaftssystem kaufen – was muss die Software können?
Ein Warenwirtschaftssystem ist grob gesagt dafür da, Ihnen jede Menge Arbeit abzunehmen. Je größer Ihr Produktsortiment, je mehr Bestellungen bei Ihnen eingehen und je mehr Waren Sie bei Ihren Lieferanten kaufen müssen, desto unübersichtlicher und komplexer werden Ihre innerbetrieblichen Abläufe. Daneben wird es interessant, wenn Sie von einem kleinen Lager in ein richtiges Lager wechseln.
Spätestens jetzt, wird es Zeit, ein Warenwirtschaftssystem zu kaufen. Dieses muss Ihnen mindestens einen Überblick über Ihre Warenbestände, Retouren und laufenden Bestellungen ermöglichen. Lassen Sie sich daher beim Kauf Ihres Warenwirtschaftssystems von einem Fachmann beraten. Informieren Sie Ihn genau was Sie benötigen und er wird Ihnen die Systeme empfehlen, die für Sie in Frage kommen würden.
Tipp: Eine modulare Warenwirtschaft ist von Vorteil, da diese durch den Zukauf weiterer Module bei Bedarf weiterer Funktionen jederzeit erweitert werden kann.
Für die gängigsten Shopsysteme, wie Magento, Shopware, JTL, Oxid usw., gibt es bereits zuverlässig funktionierende Warenwirtschaftssysteme. Diese sind kein direkter Bestandteil der Shop-Software, sondern müssen separat bei externen Anbietern dazugekauft werden. Eine Investition, die sich für Sie aber lohnt, da Sie so nicht mehr Zeit als nötig in die Verwaltung Ihres Onlineshops investieren müssen.
Links:
http://t3n.de/news/open-source-shopsysteme-13-losungen-uberblick-286546/
http://www.softguide.de/software/warenwirtschaft
https://etiketten.shop/
