Als Privateinlage wird die Zuführung von privaten Vermögensgegenständen an das Unternehmen bezeichnet. Dort werden sie für unternehmerische, also für Firmenzwecke, benutzt. Privateinlagen können sowohl Geld- als auch Vermögenseinlagen in Form von Sachen und Gütern sein. Jede Privateinlage erhöht das Eigenkapital des Unternehmens, und durch die Privateinlage als Geldzahlung wird drüber hinaus die Liquidität verbessert.
Für den Selbstständigen ist eine Privateinlage in der Gründungsphase seines Unternehmens oftmals unumgänglich. Als Einzelunternehmer verfügt der Existenzgründer, im Gegensatz zu einer Kapitalgesellschaft, über kein gesetzlich vorgegebenes Betriebskapital. Die Firmenkasse als Bargeldkasse kann nicht im Minus geführt werden. Ausgaben in bar sind nur dann möglich, wenn Bargeld vorhanden ist. Auf dem Firmenkonto sollte das, muss aber nicht unbedingt, ebenso der Fall sein. Hier kann mithilfe eines Kontokorrentkredites als Dispo-Kredit von Beginn an im Minus gearbeitet werden. Das ist jedoch eher die Ausnahme. Der verantwortungsbewusste Jungunternehmer ist bestrebt, das Firmenkonto mit einem Habensaldo, also mit einem Guthaben, auszustatten; und das Kreditinstitut wird erst dann einen Dispo-Kredit anbieten, wenn sich in den vergangenen Wochen und Monaten gezeigt hat, wie sich das neugegründete Unternehmen finanziell entwickelt. In beiden Fällen wird der Selbstständige somit nicht umhinkommen, eigenes Erspartes aufzuwenden, um, wie es heißt, seinen Betrieb ans Laufen zu bekommen. Er leistet also eine oder auch mehrere dementsprechend hohe Privateinlagen.
Für den Selbstständigen ist die Privateinlage wie ein Geldleihen bei sich selbst. Das seinem privaten Vermögen entnommene Geld wird dem Unternehmen zugeführt. Privat und Geschäftlich werden seit der Firmengründung voneinander getrennt. Die Privateinlage wird vom Privatkonto auf das Firmenkonto bargeldlos umgebucht und als solche bezeichnet. Der Firmenkasse wird die Privateinlage bar zugeführt, das Bargeld wird buchstäblich in die Geldkassette der Bargeldkasse hineingelegt. Diese beiden Privateinlagen sind eine Form des Eigenkapitals, das durch Sachwerte wie Computer, EDV- und Büroausstattung, Werkzeuge oder dergleichen ergänzt wird. Sie gelten ebenfalls als Privateinlage, die mit ihrem Einlagenwert separat und losgelöst von der geldmäßigen Privateinlage erfasst wird.
Einfach ist es für den Selbstständigen, wenn die in Geld geleisteten Privateinlagen bis spätestens zum Ende des laufenden Geschäftsjahres wieder entnommen werden können. Das ist bei einer positiven Geschäftsentwicklung und der damit verbundenen Liquidität möglich, sodass auch ohne die Privateinlage der Kontostand ausgeglichen ist. Hier kann wiederum überlegt werden, die Privateinlage dem Firmenkonto auch dann zu entnehmen, wenn sich daraus ein Minussaldo ergeben sollte, der durch den Dispo-Kredit gedeckt ist. In der Firmenkasse kann die Privateinlage bis zur Höhe des Bargeldbestandes als Privatentnahme an das Privatvermögen zurückgeführt werden. Gleichen sich innerhalb des Geschäftsjahres Privateinlage und Privatentnahme als Einnahme und Ausgabe aus, sind sie für den Unternehmer wie ein durchlaufender Posten. Sie werden als solche gebucht, heben sich jedoch unterm Strich mit einem Nullsaldo auf. Das ist die buchhalterisch einfachste Form, die in der Einnahmeüberschussrechnung EÜR und der damit verbundenen Jahressteuererklärung keinerlei Auswirkungen hat. Anderenfalls wird der Saldo der im Laufe des Geschäftsjahres geleisteten Privateinlagen separat in der EÜR ausgewiesen und in das nächste Geschäftsjahr übernommen. Das hat keine negativen Auswirkungen auf den Geschäftsverlauf, verkompliziert jedoch die EÜR und alle damit verbundenen Buchungsvorgänge.
Besonders in der Anfangsphase der Unternehmensgründung ist der Selbstständige darauf bedacht, seine Bonität durch einen dementsprechend guten, sprich hohen Wert des Unternehmens zu verbessern. Dazu beitragen können Privateinlagen als Sachwerte, die er bisher als Privatmann hat sowie nutzt und zukünftig als Selbständiger weiternutzt. Diese Privateinlagen werden in einem Sachwertverzeichnis erfasst und nach bestimmten Kriterien bewertet. Rechtsgrundlage für diese Bewertung ist § 6 EStG, des Einkommensteuergesetzes. Entscheidend für die sich ergebende Teilbewertung ist das Anschaffungsdatum der Sachwerte; deren Anschaffungswert wird mit der damals bezahlten Rechnung nachgewiesen. Der zukünftigen Absetzung für Abnutzung, auch Abschreibung für Aufwand, kurz AfA genannt, wird der Einlagenwert des Wirtschaftsgutes, also der Privateinlage als Sachwert, zugrundegelegt.
