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Rechnung

RechnungDie Rechnung gilt als Dokument und ist von Kaufleuten zehn Jahre lang aufzubewahren. Nichtkaufleute unterliegen grundsätzlich keiner Aufbewahrungspflicht, eine Ausnahme besteht bei Grundstücksgeschäften. Entgegen einer verbreiteten Rechtsauffassung ergibt sich die Zahlungspflicht rechtlich bereits durch die Inanspruchnahme der Lieferung oder Leistung und nicht erst durch die Ausstellung einer Rechnung. Dennoch besteht gegenüber Kaufleuten eine Pflicht und gegenüber Privatkunden das Recht zur Rechnungsausstellung. Wenn keine Pflicht zum Ausstellen einer Rechnung besteht und die Zahlung Zug um Zug erfolgt, ist bei Verkäufen an Privatpersonen auch die alleinige Ausstellung einer Quittung verbreitet. Der Kassenbon kann als bloße Quittung oder, wenn er umfangreiche Angaben wiedergibt, als Rechnung und zugleich als Beleg für die erhaltene Zahlung angesehen werden. Eine Lieferung auf Rechnung bedeutet, dass der Empfänger einer Ware oder Dienstleistung diese nicht sofort, sondern erst nach Ablauf des Zahlungszieles begleichen muss. Die Rechnung wird in der kaufmännischen Sprache auch als Faktura bezeichnet, wobei der Begriff überwiegend als veraltet gilt. Wenn die Fakturierung infolge einer entsprechenden Vereinbarung durch den Leistungsempfänger erfolgt, wird das entsprechende Dokument nicht als Rechnung, sondern als Gutschrift bezeichnet.

Steuerliche Anforderungen an eine Rechnung

Die steuerlichen Anforderungen an eine Rechnung beziehen sich in erster Linie auf ihre Anerkennung beim Vorsteuerabzug. Zugleich dienen Rechnungen als Buchungsbelege und somit als Nachweise für die Berücksichtigung von Betriebsausgaben, in dieser Funktion können sie jedoch in einem nachvollziehbaren Umfang durch Eigenbelege ersetzt werden. Für Privatkunden ist eine ordnungsgemäß ausgestellte Rechnung von Bedeutung, wenn sie haushaltsnahe Dienstleistungen in ihrer Steuererklärung geltend machen wollen. Für diesen Fall ist zusätzlich die Überweisung des Rechnungsbetrages vorgesehen. In Bezug auf den Vorsteuerabzug ist die Barzahlung einer ordnungsgemäß ausgestellten Rechnung hingegen unschädlich, dieses Zahlungsverfahren wenden Cash-and-Carry-Märkte an. Für den Vorsteuerabzug muss eine Rechnung sowohl den Namen und die Anschrift des Ausstellers als auch die entsprechenden Daten des Empfängers angeben. Ein Kassenbon erfüllt diese Voraussetzungen nicht, da der Name und die Anschrift des Rechnungsempfängers fehlt. Er wird jedoch im Rahmen der Kleinbetragsregelung als Rechnung für den Vorsteuerabzug anerkannt, sofern der Betrag nicht mehr als 150 Euro beträgt. Die ebenfalls notwendigen Daten wie eine Rechnungsnummer und die Steuernummer beziehungsweise Umsatzsteuer-Identifikationsnummer können moderne Kassensysteme aufdrucken. Weitere Pflichtangaben beziehen sich auf die Höhe der Mehrwertsteuer für die einzelnen Rechnungsposten. Für diese Vorschrift gelten bei Fahrausweisen Erleichterungen, sodass für den Verkauf keine besondere Rechnung ausgestellt werden muss. Eine weitere Pflichtangabe einer Rechnung stellt das Ausstellungsdatum dar. Wenn keine Umsatzsteuer infolge der Kleinunternehmerregelung anfällt, muss auf der Rechnung hierauf hingewiesen werden. Für generell nicht steuerpflichtige Leistungen wie Postwertzeichen und Bankkosten muss keine Rechnung ausgestellt werden, als Buchungsbeleg reichen Quittungen beziehungsweise Bankbelege aus. Die Angabe eines Zahlungsziels auf der Rechnung ist für deren Anerkennung zum Vorsteuerabzug nicht vorgeschrieben. Sie ist jedoch für die Rechtssicherheit im Handelsverkehr unumgänglich. Viele Lieferanten bieten ihren Kunden einen Preisnachlass bei schneller Zahlung (Skonto) an, auch dessen Höhe sowie die maßgeblichen Bedingungen werden auf der Rechnung angegeben.

Die Inforechnung

Eine Inforechnung dient ausschließlich der Information eines Kunden und ist mit keiner Zahlungsaufforderung verbunden. Eine solche wird ausgestellt, wenn der Kunde eine Ware als Gebrauchsmuster erhält, aber auf die eigentlichen Kosten der Ware hingewiesen werden soll. Des Weiteren kommen Inforechnungen in der Energieversorgung zur Anwendung, wenn der Leistungsempfänger abweichend vom tatsächlichen Abrechnungszeitraum eine Kostenaufstellung für das Kalenderjahr benötigt. In diesem Fall gibt die Inforechnung an, welche Energiekosten für das entsprechende Kalenderjahr angefallen sind. Die Inforechnung ist von der Scheinrechnung zu unterscheiden, deren Ziel nicht in der Information des Kunden, sondern in der Durchführung eines unzulässigen Vorsteuerabzuges oder eines nicht berechtigten Abzugs von Betriebskosten dient.