Im deutschen Steuerrecht sind die Reisekosten ein feststehender Begriff. Unter Reisekosten werden diejenigen Kostenarten subsummiert, die im direkten Zusammenhang mit einer beruflich oder betrieblich veranlassten Reise stehen. Berufliche Reisekosten beziehen sich auf die unselbstständigen Arbeiter und Angestellten sowie auf die Beamten, betriebsbedingte Reisekosten auf Selbstständige, Unternehmer und Freiberufler. Gängige Reisekosten sind
Betriebsbedingten Reisekosten sind für den Selbstständigen steuerabzugsfähige Ausgaben. Die tatsächlich entstandenen Reisekosten werden als betriebsbedingte Ausgabe gebucht. Sie verringern im Rahmen der Einnahmeüberschussrechnung die Summe der Einnahmen und im Ergebnis die tatsächliche Steuerlast. Im Gegensatz zum unselbstständigen Mitarbeiter, der sich eine berufliche Reise genehmigen lassen muss, entscheidet sich der Unternehmer selbst für oder gegen die Notwendigkeit einer Reise im Sinne seiner Firma. Er muss ihren Sinn und Zweck verantworten, zumal die Reisekosten sein Firmenkonto belasten.
Der Unternehmer ist frei in seiner Wahl des Verkehrsmittels. Das Benutzen von Flugzeug, Schienenfahrzeug oder Mietwagen ist durch die bezahlte Originalrechnung nachzuweisen, und die entstehenden Kosten sind in voller Höhe steuerabzugsfähig. Bei der Benutzung des Firmenfahrzeuges entstehen keine eigenen Fahrtkosten, weil alle Kostenarten für das Firmenauto ohnehin betriebsbedingte Ausgaben sind. Sofern das Privatfahrzeug berufsbedingt genutzt wird, bietet sich ein Abzug der Kilometerpauschale von 0,30 EUR je gefahrenen Kilometer an. Die Entfernung wird über einen Routenplaner, oder mit dem Tageskilometerzähler anhand der tatsächlich gefahrenen Kilometer festgehalten. Der Selbstständige rechnet als Privatperson diese Fahrtkosten mit sich als Unternehmer ab und entnimmt den Betrag dem Firmenkonto. Buchungsbeleg ist seine schriftliche Fahrtkostenabrechnung zusammen mit dem Entfernungsnachweis. Die tatsächlich gefahrene Kilometerzahl sollte nicht allzu sehr von den Angaben des Routenplaners abweichen. Ist das dennoch der Fall, dann muss der Reiseverlauf mit Zwischenstopp aus der Fahrtkostenabrechnung erkennbar sein. Das Betriebsfinanzamt prüft diese Abrechnung unter dem Gesichtspunkt, ob sie in voller Höhe oder nur teilweise betriebsbedingt und insofern steuerabzugsfähig ist.
Der Selbstständige entscheidet, wie kostenaufwändig er übernachten möchte. Er kann ebenso in einem Mehrsternehotel übernachten wie im Hotel Garni. In beiden Fällen sind die Kosten für Unterkunft in nachgewiesener Höhe ungekürzt betriebsbedingt. Wenn der Aufwand für das Frühstück nicht separat in der Rechnung ausgewiesen wird, dann werden die Unterkunftskosten pauschal um zwanzig Prozent des Verpflegungsmehraufwandes für einen vollen Reisetag von 24 EUR gekürzt. Der anteilige Kürzungsbetrag für das Frühstück beträgt 4,80 EUR, unabhängig davon, ob gefrühstückt worden ist oder nicht. Heutzutage werden Unterkunft und Frühstück in der überwiegenden Zahl aller Hotels separat in der Rechnung aufgeführt.
Der Selbstständige muss bei seiner Tagesverpflegung in die eigene Verpflegung sowie in Bewirtungskosten trennen. Die sind ihrerseits in voller Höhe als betriebsbedingte Ausgabe steuerabzugsfähig, während für die Tagesverpflegung nur der Mehraufwand vergütet wird, der durch die reisebedingte Abwesenheit vom Unternehmenssitz entsteht. Diese sogenannte Verpflegungspauschale beträgt 24 EUR für eine ganztägige, also 24h-Abwesenheit, sowie die Hälfte bei einer Abwesenheit ab acht Stunden. Der geschickte Unternehmer wird seine Reise so gestalten, dass damit Bewirtungen verbunden sind, die er selbst bezahlt, oder zu denen er eingeladen wird. Angestrebt wird, dass alle Ausgaben steuerabzugsfähig sind.
Zu den typischen Reisenebenkosten gehören
In all diesen Fällen muss die betriebsbedingte Notwendigkeit per Beleg nachgewiesen werden. Die Taxiquittung muss komplett mit den Angaben „von … nach …“ vom Taxifahrer ausgefüllt sein. Betrag, Datum sowie Unterschrift allein sind nicht ausreichend. Aus der Telefonabrechnung im Hotel muss die Empfängernummer ersichtlich sein, und der Selbstständige sollte den Namen des Gesprächspartners dahinter vermerken. Trinkgeld, das nicht separat als „Tip“ auf der Bewirtungsrechnung ausgewiesen ist, kann im Einzelfall mit einem Eigenbeleg nachgewiesen werden. Anerkannt wird die Zahlung, wenn sie im Verhältnis zur Bewirtungssumme angemessen, also nicht höher als zehn bis etwa fünfzehn Prozent ist.
Der Selbstständige sollte sich in die Denkweise des Betriebsfinanzamtes hineinversetzen. Was begründet und nachgewiesen ist, das wird als betriebsbedingt anerkannt. Sofern Zweifel bestehen, wird zunächst einmal gestrichen und erst dann diskutiert.
