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Richtiges Forderungsmanagement – was Unternehmer beachten sollten

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Inkasso

Beauftragung, Ablauf und Vorteile eines Inkasso-Dienstleisters

Der Begriff Inkasso ist bei vielen negativ behaftet – dies jedoch völlig zu unrecht. Es ergeben sich viele Vorteile für Gläubiger, Inkasso-Dienstleister in Anspruch zu nehmen. Welche das sind und wie Sie mit dem Forderungsmanagement umgehen, zeigen wir Ihnen im folgenden Beitrag.

Der Zeitpunkt der Beauftragung – wann sollte ich handeln?

Die erste Mahnung für eine überfällige Rechnung ist bereits seit einigen Tagen raus, doch noch immer hat sich beim Schuldner nichts getan. Diese Situationen kennen viele Unternehmer. Nun heißt es: Dranbleiben!

Es stellt sich vielmals die Frage, ob das Forderungsmanagement ausgegliedert werden soll oder nicht. Bereits das Mahnwesen erfordert viel Kraft und raubt eine Menge Zeit, daher ist es häufig zu empfehlen, die Aufgabe an einen externen Dienstleister zu übergeben. Er hat die erforderliche Expertise und die Unternehmer können sich weiterhin auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.

Je eher ein Dienstleister für das Forderungsmanagement beauftragt wird, desto größer sind die Chancen einer zeitnahen Beitreibung. Der Zeitpunkt sollte daher so früh wie möglich gewählt werden, spätestens jedoch nach der dritten Mahnung erfolgen.

Um sich beim Thema Inkasso professionelle Unterstützung zu holen, können zum einen Anwälte, zum anderen aber auch Inkasso-Dienstleister angesprochen werden. Bei letzteren ist unbedingt auf eine gültige Zulassung sowie auf Gebühren unter gesetzlichen Vorgaben zu achten. Ein repräsentatives Auftreten sorgt für Seriosität und schafft eine erste Vertrauensbasis.

Vom Mahnwesen zur Titelüberwachung – die Stadien der Forderungsbeitreibung

Häufig steigen Inkasso-Dienstleister schon im Mahnservice ein. Ist das der Fall, können in diesem Schritt bis zu drei Mahnungen versendet werden. Manche Unternehmer führen den Mahnservice aber auch selbstständig durch und übergeben die Akte erst im Stadium des vorgerichtlichen Mahnverfahrens an einen externen Dienstleister.

Im vorgerichtlichen Mahnverfahren wird intensiv versucht, Kontakt mit dem Schuldner aufzunehmen. Dies geschieht unter anderem auf postalischen und telefonischen Weg. Bringt auch dieser Schritt keinerlei Fortschritte, schließt sich das gerichtliche Mahnverfahren an. Die Beantragung einer Titulierung, also eines Mahn- und Vollstreckungsbescheides, sowie die Durchführung geeigneter Vollstreckungsmaßnahmen, sind Inhalte dieser Phase.

Zur Forderungsbeitreibung gehört außerdem die Titelüberwachung, sofern die Titulierung und Vollstreckung bisher erfolglos verlaufen sind. Die Langzeitüberwachung umfasst eine intensive und konsequente Beobachtung der Vermögensverhältnisse des Schuldners sowie eine regelmäßige Kontaktaufnahme zur Klärung des Sachverhaltes.

Innerhalb von 30 Jahren bleibt diese Forderung bestehen, erst dann droht die Verjährung. Dies kann jedoch durch Ratenzahlungsvereinbarungen oder Zwangsvollstreckungsmaßnahmen verhindert werden. Ein permanentes und effizientes Wiedervorlagesystem kann nur der externe Dienstleister bieten.

Vorteile für die Abgabe an einen Inkasso-Dienstleister

Die Abgabe an ein Inkasso-Unternehmen bietet vielerlei Vorteile. Diese Unternehmen arbeiten größtenteils erfolgsbasiert. Anders als bei Anwälten, fallen hier keine hohen Gebühren nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG) an. Dies spart Kosten und bietet trotzdem eine kompetente und professionelle Beratung.

Durch die Übergabe an einen externen Dienstleister sparen die Unternehmer viel Zeit und Nerven. Zusätzlich wird auch die volle Zahlungskontrolle an die Mitarbeiter des Inkasso-Unternehmens abgegeben. Diese behalten alle eingehenden Zahlungen im Blick, vereinbaren und überwachen die Höhe der Teilzahlungen in Absprache mit dem Gläubiger. Er kann seinen Fokus so weiter auf das Kerngeschäft legen.

Als Vermittler zwischen Gläubiger und Schuldner spielen Inkasso-Dienstleister zudem eine wichtige Rolle bei der Wahrung von Kundenbeziehungen. Sie haben keinen engeren Bezug zu den Parteien und können so eine seriöse, kompetente und neutrale Bearbeitung der Fälle gewährleisten.

Als weiterer Vorteil ist zu beachten, dass renommierte Inkasso-Dienstleister häufig nur wenige Mahnungen absetzen müssen, bis eine Reaktion des Schuldners eintritt. Durch eine offizielle Ansprache gelingt daher eine Forderungsbeitreibung bereits sehr zeitnah.

Fazit

Generell sollten Unternehmen immer einen Blick auf die Fälligkeit der Rechnungen haben, um spätere Unstimmigkeiten zu vermeiden. Gibt es allerdings zu viele Zahlungsausfälle, sollte die Abgabe an einen externen Dienstleister so früh wie möglich erfolgen, um nicht den Überblick zu verlieren.

Offene Forderungen gefährden immer die Liquidität. Besonders kritisch wird das bei Freiberuflern, da diese häufig auf die Zahlungen angewiesen sind, um ihre laufenden Kosten zu decken. Ist dann doch ein Kunde im Zahlungsverzug, sollte daher unverzüglich ein Experte als Unterstützung hinzugezogen werden.

Die Elbe Finanzgruppe bietet neben verschiedenen Finanzierungslösungen auch den Inkassoservice an. Dieser unterstützt betroffene Unternehmen in allen Stadien des Forderungsmanagements. Durch eine erfolgsbasierte Kostenstruktur sowie eine intensive und persönliche Beratung erzielt die Elbe Finanzgruppe regelmäßig eine hohe Beitreibungsrate und sorgt gleichzeitig dafür, die Kundenbeziehungen ihrer Auftraggeber zu wahren.

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