Bei der Existenzgründung müssen die gesetzlich vorgeschriebenen Regelungen eingehalten werden, was bedeutet, dass eine ordnungsgemäße Buchführung gewährleistet sein muss. Zu diesen Grundsätzen gehören beispielsweise die chronologische Reihenfolge der Eintragungen sowie die sachliche und formelle Richtigkeit. Vom Erstellen der Bilanz bis zur Tätigkeit der Buchführung gilt es, sämtliche steuerlichen Richtlinien zu befolgen, damit alles seine Ordnung hat. Die Überprüfung und Bestimmung der Buchungsbelege beinhalten auch die Kontrolle, welche Einzelbelege für die Unterlagen verwendet werden, um eine mehrfache Buchung zu vermeiden. In diesem Arbeitsschritt werden die Belege nach den verschiedenen Belegarten sortiert, damit sie als Sammelbuchungen zusammengefasst werden können.
Unter einer Sammelbuchung versteht man das Zusammenfassen von gleichartigen Buchungen. Durch das Sortieren im Rahmen der Belegvorbereitung können beispielsweise mehrere Zahlungsvorgänge eines Kunden in einer kompletten Sammelbuchung eingegeben werden.
Wenn für die Bilanz eine Ansparabschreibung kalkuliert wird, die erst im Anschluss an die Anfrage der Steuerbehörden konkretisiert werden soll, so ist dies nicht in Form einer Sammelbuchung möglich. Hier muss jedes einzelne anzuschaffende Wirtschaftsgut aufgeführt werden und bekommt entsprechend die Rücklage zugeordnet. Die Investitionen, die anstehen, werden also getrennt behandelt, sodass eine gesammelte Buchung nicht erlaubt ist. Nur wenn es sich um gleichartige Güter handelt, kann die gemeinsame Sammelbuchung im Ausnahmefall durchgeführt werden. Hierzu gehört jedoch eine genaue Zuordnung der Eigenbelege und Rücklagen, die dem Jahresabschluss beigefügt werden. So ist eine eindeutige Kalkulation der einzelnen Investitionsabzugsbeträge für die Wirtschaftsgüter möglich.
Im Rahmen der ordentlichen Buchführung müssen Bilanzwahrheit, Bilanzklarheit und Bilanzidentität gewährleistet sein. Diese drei Begriffe stehen für konkrete Zahlen. Das bedeutet, dass weder bei den Belegen und Sammelbuchungen noch bei den Ansparabschreibungen erfundene Kosten auftauchen dürfen. Eine übersichtliche Aufstellung und die übereinstimmenden Beträge von der Schlussbilanz des Vorjahres mit der Eröffnungsbilanz des folgenden Wirtschaftsjahres sind wichtige Elemente für eine stimmige Buchführung.
Ohne eine ordentliche Aufbewahrung der Buchungsbelege lässt sich die Buchführung kaum nachvollziehen, daher ist es wichtig, hier den Überblick zu behalten. Das Sortieren und die Ablage der Eingangs- und Ausgangsrechnungen, der Gutschriften und Gehaltsabrechnungen, der Bankbelege und weiterer Belegarten sind unverzichtbar, gleichgültig ob die Belege einzeln oder als Sammelbuchung erfasst wurden. Innerhalb der Belegarten werden die Belege fortlaufend nummeriert und vorkontiert, um die Organisation zu perfektionieren und die gesetzlichen Vorschriften zu erfüllen.
Schon in der Planungsphase der Existenzgründung sollten sämtliche Ausgabenbelege aufbewahrt werden, ebenso wie die Kostenaufstellung der geplanten Anschaffungen. Dies erleichtert es den Firmengründern, einen Businessplan zu erstellen. Zudem ist eine sorgfältige und ordentliche Finanzplanung ein guter Einstieg in die Welt der Buchführung, unabhängig davon, ob man bereits im Vorfeld mit Sammelbuchungen zu tun hat oder nicht.
Bei einem Gesamtumsatz ab 350.000,- € im Kalenderjahr oder bei einem Gewinn von 30.000,- € im entsprechenden Wirtschaftsjahr sind die im Handelsregister eingetragenen Gewerbetreibenden nicht nur zur ordnungsgemäßen Buchführung verpflichtet, sondern auch zur doppelten Buchführung mit Bilanz, inklusive Gewinn- und Verlustrechnung.
Für Gewerbetreibende, die diese Werte nicht erreichen, reicht die einfache Buchführung mit Einnahmen-Überschussrechnung aus. Wenn bei ihnen in der Buchführung wiederholt die gleichen Belegarten auftauchen, lohnt es sich, mit der Sammelbuchung zu arbeiten. Dadurch erhalten die Existenzgründer einen schnellen Überblick über die entsprechenden Zahlen, was nicht nur die Buchführung erleichtert, sondern auch die weiteren Prognosen.
