Gemäß HGB (Handelsgesetzbuch) ist die Schlussbilanz ein fester Bestandteil im Jahresabschluss und muss immer zum Ende einer Rechnungsperiode erstellt werden. In ihr werden das gesamte Vermögen (z. B. Fremdkapital, Anlage- und Umlaufvermögen) sowie das Eigenkapital aufgeführt, wodurch auch die Vermögenssituation des Unternehmens erfasst werden kann. Der Abschluss der einzelnen Kontensalden erfolgt über das so genannte Schlussbilanzkonto (SBK), aus dem die ermittelten Werte in die Schlussbilanz übertragen und dann als Grundlage für die Eröffnungsbilanz des nächsten Geschäftsjahres genommen werden.
Neben dem steuerlichen Gewinn oder Verlust wird mit der Schlussbilanz auch der Jahresumsatz in einem Unternehmen ermittelt. Mit diesen Summen wird die Steuerlast (z. B. Umsatzsteuer, Einkommenssteuer) errechnet.
Die Entwicklung des Jahresabschlusses erfolgt auch den Unterlagen der Buchführung, die Erstellung muss entsprechend der Rechtsform des Unternehmens innerhalb von festgelegten Fristen erfolgen. Zudem müssen alle vorbereitenden Abschlussbuchungen erfolgt sein, bevor eine Schlussbilanz erstellt werden kann.
Neben der Umbuchung von Vorsteuer und Umsatzsteuer zur Ermittlung von Vorsteuerüberhang oder Umsatzsteuer-Zahllast gehören zu den Abschlussbuchungen unter anderem die Umbuchung von Privatentnahmen sowie Privateinlagen auf das Eigenkapitalkonto (bei Personenunternehmen), Umbuchungen von Materialverbrauch bei Vorrätekonten und Wareneinsatz bei Warenkonten, die Buchung von Abschreibungen sowie der Abschluss der Anlagekonten oder auch die Buchung von Rücklagen und Rückstellungen.
Sämtliche Salden von Bestands- und Erfolgskonten aus der Saldenbilanz werden in Schlussbilanz bzw. Gewinn- und Verlustrechnung übertragen und nach einem bestimmten Schema geordnet.
So werden die Salden aller Bestandskonten direkt in die Schlussbilanz übertragen, während die Salden der Erfolgskonten zunächst in die Gewinn- und Verlustrechnung einfließen.
Die Salden aus den Summen der Aktiva- und der Passiva-Seite der Schlussbilanz entsprechen dem Unterschied zwischen Betriebsvermögen zum Ende und zum Anfang eines Geschäftsjahres. Somit stellt der Saldo den Erfolg (Gewinn oder Verlust) eines abgeschlossenen Geschäftsjahres dar. Der Saldo muss dabei mit dem Saldo aus „Erträgen“ sowie „Aufwendungen“ der Gewinn- und Verlustrechnung übereinstimmen. Die Schlussbilanz selbst muss allerdings nicht zwangsläufig mit dem Schlussbilanzkonto identisch sein.
Entsprechend dem Handelsgesetzbuch ist jeder Kaufmann zur Aufstellung eines Jahresabschlusses verpflichtet. Der Jahresabschluss macht dabei die Vermögenssituation eines Unternehmens für Dritte ersichtlich. Bei Unternehmen, die der Buchführungspflicht unterliegen, gehören Schlussbilanz, Gewinn- und Verlustrechnung sowie ein entsprechender Anhang und ein Lagebericht zum Jahresabschluss. Die Schlussbilanz übernimmt in diesem Zusammenhang eine Dokumentationsfunktion und ermöglicht nachträgliche Rückgriffe auf Geschäftsvorfälle, die dadurch auch leichter kontrolliert werden können. Anders als das Schlussbilanzkonto unterliegt die Schlussbilanz dabei gesetzlichen Form- und Gliederungsvorschriften, wenngleich die Informationen an sich identisch sind. Der gesamte Jahresabschluss und somit auch die Schlussbilanz müssen nach ihrer Erstellung im „Elektronischen Bundesanzeiger“ veröffentlicht werden. Somit erhalten außenstehende Personen mit berechtigtem Interesse am bilanzierenden Unternehmen durch den Gesetzgeber die Möglichkeit, eine Information über Vermögens- und Kapitallage, Erfolgssituation sowie Liquiditätslage des entsprechenden Unternehmens zu erhalten. Die rechtlichen Regelungen sind im § 242 Abs. 1 HGB enthalten.
Für den buchhalterischen Abschluss der Bestandskonten wird das so genannte Schlussbilanzkonto verwendet. Während die Seiten der Schlussbilanz Aktiva und Passiva heißen, werden sie im Schlussbilanzkonto mit Soll und Haben bezeichnet. Im Schlussbilanzkonto bildet außerdem jedes Bestandskonto eine Position, während gleichartige Positionen in der Schlussbilanz zusammengefasst werden.
