Jeder Unternehmer, der mit Bargeld handelt, muss wissen, dass keineswegs alles, was sich in der Kasse befindet, ihm gehört. Die Kasse sollte täglich nach Ladenschluss geleert werden; dann wird buchstäblich Kasse gemacht. Der umgangssprachliche Umsatz, in diesem Falle die Einnahmen abzüglich des morgens eingelegten Wechselgeldes, wird der Kasse entnommen und auf das Firmenkonto bei der örtlichen Hausbank eingezahlt. Dort wird es mit dem Kontostand addiert, der nach der Bareinzahlung saldiert wird. Am nächsten Tage wird in der Kasse wieder bei null begonnen. Eingelegt wird das Wechselgeld, das bestenfallsv am Abend vorher in der Kasse belassen worden ist. Der tägliche „Kassensturz“ ist auch aus Versicherungsgründen recht wichtig. Bei einem Einbruchdiebstahl außerhalb der Ladenöffnungszeit kann maximal das Wechselgeld entwendet werden. Das minimiert den momentanen finanziellen Schaden und erleichtert die Abwicklung des Versicherungsfalles. Ein absolutes No-Go ist „der Griff in die Kasse“, also eine private Entnahme von Bargeld. Abgesehen davon, dass dann die Kasse nicht stimmt, ist das eine unversteuerte Privatentnahme.
Bei den Einnahmen in der Kasse handelt es sich aus mehrerlei Sicht um Bruttoeinnahmen, also um Einnahmen vor Steuer. In jeder Kasseneinnahme ist die gesetzliche Mehrwertsteuer enthalten. Sie muss im Rahmen der monatlichen oder vierteljährlichen Umsatzsteuervoranmeldung erklärt und an das Finanzamt abgeführt werden. Der Steuersatz beträgt, abhängig von der Art der Einnahme und des Gewerbes, sieben beziehungsweise neunzehn Prozent. Rechnerisch gesehen verbleibt dem Selbstständigen von jedem eingenommenen Euro nur der Anteilsbetrag, von dem die gesetzliche Mehrwertsteuer abgezogen worden ist. Die Umsatzsteuer mit Vorsteuer und Mehrwertsteuer ist für den Unternehmer ein durchlaufender Posten auf dem Firmenkonto. Er vereinnahmt die Mehrwertsteuer und führt sie an das Finanzamt ab. Umgekehrt bekommt er die gezahlte Umsatzsteuer vom Finanzamt erstattet. Der aus vereinnahmter und gezahlter Umsatzsteuer saldierte Betrag ist das Ergebnis der Umsatzsteuervoranmeldung.
Aus Sicht der Einkommensteuer handelt es sich bei dieser Einnahme wiederum um eine Bruttoeinnahme. Es ist die Einnahme vor Steuern, also das zu versteuernde Einkommen. Die Höhe der Einkommenssteuer, von der die Kirchensteuer sowie der Solidaritätszuschlag berechnet werden, ergibt sich aus der Summe aller Betriebseinnahmen abzüglich der betriebsbedingten Ausgaben. Auch zu diesem Zweck ist es unabdingbar notwendig, ein eigenes Firmenkonto zu führen. Über dieses Girokonto werden ausschließlich die betrieblichen respektive gewerblichen Einnahmen und Ausgaben abgewickelt.
Jede Privatentnahme sollte als solche auch deutlich erkennbar sein. Das ist dann der Fall, wenn eine bargeldlose Umbuchung vom Firmenkonto auf das Privatkonto erfolgt, oder wenn die Bargeldabhebung vom Firmenkonto als Privatentnahme bezeichnet und so gebucht wird. Die Einkommensteuer wird separat berechnet. Erst das versteuerte Einkommen gehört dem Selbstständigen. Dieser Betrag sollte bestenfalls mit der Summe seiner Privatentnahmen korrespondieren, die er im laufenden Geschäftsjahr vom Firmen- auf das Privatkonto umgebucht, oder bar vom Firmenkonto abgehoben hat. Es kann als Nettoeinkommen bezeichnet werden, von dem der Unternehmer jetzt alle privaten Ausgaben bestreiten muss. Dazu gehören, im Gegensatz zum Nettoeinkommen des Arbeitnehmers, auch die Beiträge zur Kranken- und zur Pflegeversicherung sowie Beitragszahlungen in eine private Rentenversicherung.
Als Resümee bleibt festzustellen, dass die Umsatzsteuer für den Selbstständigen unantastbar ist. Sie gehört von Beginn an dem Finanzamt und nicht ihm. Selbst bei einer Umsatzsteuererstattung hat er zuvor mehr Umsatzsteuer gezahlt als erhalten; das hat die Liquidität des Firmenkontos geschmälert. Als Selbstständiger muss der Unternehmer neben der nachträglichen Einkommensteuer für das abgelaufene Geschäftsjahr im vierteljährlichen Rhythmus Vorauszahlungen auf die künftig fällig werdende Einkommensteuer bezahlen. Diese Abschlagszahlungen werden zwar anschließend verrechnet, belasten jedoch seine Liquidität. Sie sind wie das Pendant zu den monatlichen Lohnsteuerzahlungen der Unselbstständigen. Der Staat wartet nicht auf die Steuern, sondern er erhebt sie so zeitnah wie möglich. Bei der monatlichen Lohn- oder Gehaltszahlung ist es die monatliche Lohnsteuer, bei der nachträglichen Jahressteuererklärung sind es die vier Vorauszahlungen zum 1. Februar, 1. Mai, 1. August und 1. November.
Arbeiter und Angestellte arbeiten statistisch länger als ein halbes Jahr lang für die staatlichen Abgaben, zu denen auch die Steuern gehören. Das kann für den Selbstständigen ein Anhaltspunkt dafür sein, was in seiner Kasse ihm gehört – und was nicht.
