In vielen Firmen ist das Wort Stellenbeschreibung praktisch unbekannt. Arbeitgeber sind selten daran interessiert, die meisten Arbeitnehmer kommen überhaupt nicht auf die Idee, eine Stellenbeschreibung anzufordern. Dabei hilft sie im Zweifelsfall, Klarheit über die eigenen Arbeitsbereiche und auch deren Grenzen zu gewinnen.
Genau diese Grenzen sind allerdings der Grund, warum die Firmenleitung selten eine detaillierte Stellenbeschreibung ausgibt. Wo übergreifend gearbeitet wird, funktioniert oft vieles besser. Gerade kleinere Unternehmen profitieren davon, sind eventuell sogar darauf angewiesen, dass Mitarbeiter sich um mehr als den eigenen Arbeitsplatz kümmern. Fällt in einer kleinen Belegschaft jemand aus, müssen Andere über dessen Aufgaben Bescheid wissen. Klare Grenzen schmälern auch den Ehrgeiz oder das Engagement von kreativen Mitarbeitern, die neue Ideen haben oder einfach schneller arbeiten als Andere.
Auf der anderen Seite soll dies natürlich nicht heißen, dass jemand die Arbeit des Nachbarn mitmacht oder sich ungebeten einmischt, wo Prozesse reibungslos ablaufen. Daher ist jede Stellenbeschreibung für den Arbeitgeber eine Gratwanderung, denn es kann auch Arbeitnehmer geben, die sich auf keinen Fall außerhalb ihres Aufgabengebietes bewegen und dadurch manches Kreativpotenzial untergraben.
Eine grobe Stellenbeschreibung ergibt bereits die Stellenausschreibung. Schließlich muss der zukünftige Arbeitnehmer wissen, auf welchen Posten er sich bewirbt. Eine weitere Stellenbeschreibung findet sich in einem sehr guten Arbeitszeugnis, denn die Kompetenzen des Kandidaten sollten genauer hervorgehoben werden.
Die eigentliche Stellenbeschreibung kann als Anlage Bestandteil des Arbeitsvertrags sein. In diesem selbst wird nur die Position definiert, die Anzahl der Arbeitsstunden und vieles andere geregelt. Eine detaillierte Stellenbeschreibung listet dagegen unter anderem die Aufgaben des Einzelnen genau auf. Deshalb ist sie anzuraten, wenn es untereinander Probleme gibt, einzelne Projekte Schaden nehmen oder Arbeitsbereiche einfach nicht bearbeitet werden. Manches merken Firmenchefs sehr spät, der Schaden für das Haus ist bereits vorhanden.
In einer Stellenbeschreibung werden neben den genauen Tätigkeitsangaben auch Ziele formuliert. Welche Ergebnisse erwartet die Firmenleitung von dieser Position? Hier kann jährlich neu mit konkreten Zahlen gearbeitet werden oder es gibt allgemeinere Formulierungen, die beispielsweise auf Quartals- oder Jahresvereinbarungen hinweisen; diese wiederum werden in separaten Gesprächen eruiert. Sind Führungsaufgaben erforderlich oder gibt es bestimmte Rechte (Beispiel: Wer darf was wann unterschreiben?), kann dies alles ebenfalls in der Stellenbeschreibung aufgelistet werden; ebenso die Zusammenarbeit mit internen und externen Abteilungen oder Partnern. Zudem wird in einer Stellenbeschreibung ein Vertreter genannt, wenn der Inhaber der Position in Urlaub geht oder krank wird.
Ein wichtiger Punkt, der oft vergessen wird: Wie sieht es mit Weiterbildungsmaßnahmen aus? Auch hier gibt es unterschiedliche Meinungen. Der eine Arbeitnehmer schickt sein Personal gern regelmäßig auf Seminare oder lässt sie inhouse ausführen. Der Andere scheut die Kosten und die scheinbar verlorene Arbeitszeit. Auf Arbeitnehmerseite freuen sich die Einen über die Möglichkeit, Neues zu lernen oder einmal außer Haus zu sein. Die Anderen sehen die eventuell anfallenden Überstunden, wenn die Seminare unbezahlt die Arbeitszeit überschreiten; oder sie haben Bedenken, dass immer neue Aufgaben auf sie warten, wenn sie Fortbildungen besuchen, und sie am Ende für Themen zuständig sind, die sie nicht annehmen möchten. Hier wäre beispielsweise der IT-Bereich zu nennen, der bis zu einem gewissen Grad jeden Arbeitnehmer betrifft, den jedoch kaum jemand mehr als nötig in Verantwortung übernehmen will.
Im besten Fall wird die Stellenbeschreibung zusammen mit dem Arbeitnehmer aufgestellt. Dabei wird schnell klar, ob die Vorstellungen beider Seiten zusammenpassen. Schwierig wird es vor allem, wenn jahrelang ohne jede Stellenbeschreibung gearbeitet wurde und diese nun plötzlich eingeführt werden. Eine Stellenbeschreibung beinhaltet auch immer das Risiko, Leistungen zurückzufahren. Außerdem bedeutet sie natürlich für das Sekretariat und alle Beteiligten einen zusätzlichen Organisations- und Zeitaufwand.
