Viele Existenzgründer machen zu Beginn ihrer Unternehmung schwerwiegende Fehler in Sachen Effizienz. Statt kostenoptimiert vorzugehen und das Beste aus der verfügbaren Zeit zu machen, verzetteln sie sich in einem Sammelsurium aus Aufgaben, Verpflichtungen und Ablenkungen. Wir haben fünf Tipps arrangiert, die sich auf den unternehmerischen Erfolg positiv auswirken.
1. Netzwerk clever einrichten
Eine Menge Zeit geht in Betrieben aufgrund umständlicher Geschäftsprozesse verloren. Nicht selten ist ein eingeschränkter Zugriff auf Daten schuld am Zeitverlust. Wenn Mitarbeiter warten müssen, bis Kollegen Dokumente schließen, das Speichern von Dateien nur vor Ort möglich ist und der Workflow anderweitig negativ beeinflusst wird, geht damit auch immer ein finanzieller Schaden einher. Denn gerade Arbeitszeit ist teuer und sollte möglichst sinnvoll genutzt werden. Mit Hilfe eines passenden Unternehmensnetzwerks können Gründer ihr Business vom ersten Tag an effizient gestalten und die Leistungsfähigkeit insgesamt hochhalten. Im Idealfall ist der Zugriff auf Daten von jedem Gerät und jedem Ort aus möglich.
2. Kommunikation optimieren
Kommunikation ist heute alles. Wer telefonische Kundenanfragen ignoriert, E-Mails erst zehn Tage später beantwortet und interne Meetings schlecht organisiert, muss sich über Umsatzeinbußen, Imageschäden oder eine demotivierte Belegschaft nicht wundern. Machen Sie es besser und vertrauen Sie auf eine netzwerkbasierte Lösung. Damit kann sowohl die externe als auch interne Kommunikation massiv verbessert werden. Während hinsichtlich der externen Kommunikation allgemein eine gute Erreichbarkeit, Zuverlässigkeit und Kompetenz gefragt sind, gilt es das interne Kommunikationsmanagement so einfach wie möglich einzurichten. Dies betrifft beispielsweise den Datenaustausch. Ist dieser von komplizierten Prozessen und langen Bearbeitungslinien geprägt, kostet das nicht nur Zeit, sondern auch jede Menge Geld.
Des Weiteren ist das Optimierungspotenzial hinsichtlich Besprechungen nicht zu unterschätzen. Betriebsinterne Meetings ziehen sich vielerorts unnötig in die Länge. Fehlende Zielsetzung und Moderation sind häufig schuld an zeitfressenden Gesprächen. Deutlich effizienter werden Meetings jeglicher Art durch Bestimmung eines Moderators und vorheriger Festlegung eines klaren Besprechungsziels. Der Moderator führt zielorientiert durch das Gespräch und sorgt unter anderem dafür, dass jeder ausreden darf und die festgesetzte Dauer des Meetings eingehalten wird. Müssen sich mehrere Personen austauschen, die sich alle an anderen Standorten aufhalten, ist die Inanspruchnahme des Dienstes unter www.telefonkonferenz.de empfehlenswert. Mit einem derartigen Telefonkonferenz-Service lassen sich die Meeting-Teilnehmer komfortabel und günstig an einen Konferenztisch bringen, ohne dass dafür teure Geschäftsreisen nötig wären. Stattdessen können alle bequem via Telefon oder Smartphone miteinander kommunizieren und Informationen austauschen. Sollte eine visuelle Präsentation oder ähnliches nötig sein, wären Videokonferenzen eine sinnvolle Ergänzung.
3. Aufgaben auslagern
Es gibt Aufgaben in Ihrem Betrieb, für die Sie und Ihr Team überqualifiziert sind beziehungsweise die Erledigungen kosten unnötig Zeit, die sich anders besser investieren ließe? Dann kann es sich lohnen die Auslagerung in Erwägung zu ziehen. Durchdachtes Outsourcing kann wertvolle Kapazitäten freimachen, die für andere Tätigkeiten benötigt werden, die wesentlich größeren Einfluss auf den Erfolg des Unternehmens haben.
4. In Technologie investieren
Die Wirtschaftswoche berichtete unter www.wiwo.de von einer interessanten Studie des Marktforschungsinstituts Censuswide. Demnach verlieren Angestellte in Deutschland rund 38 Minuten pro Tag aufgrund von Problemen mit der technischen Ausrüstung, wie nicht funktionierende Drucker oder langsame Computer. Sind Fachkräfte mit moderner Technik ausgerüstet, verbessert das gleichzeitig die
Sobald das technische Equipment den Arbeitsanforderungen gerecht wird, profitiert die gesamte Unternehmung. Investieren Sie deshalb in möglichst innovative Software, hochwertige Maschinen beziehungsweise eine rundum sinnvolle Geschäftsausstattung. Stimmt die Ausrüstung werden außerdem Ausfallzeiten minimiert und die Arbeitszeiten konsequent von Unterbrechungen befreit.
5. Ablenkungen und Störungen eindämmen
Gerade in Büros, wo viele Stunden täglich am Computer oder mobilen Geräten gearbeitet wird, ist das Risiko für Ablenkungen enorm hoch. Private Mails, soziale Netzwerke und Surfen im Internet gehören zu den typischen Ursachen. Eine Zugriffssteuerung sperrt bestimmte Seiten für feste Zeitfenster. Das fördert einen ungestörten Workflow und im Idealfall können Sie früher in den Feierabend starten, weil das Aufgabenspektrum schneller erledigt wird.
Gleichzeitig können betriebliche Anrufe und Kollegen aus der eigenen Arbeit reißen und für unangenehme Unterbrechungen verantwortlich sein. Unter http://karrierebibel.de wurden dahingehend Tipps zur Konzentrationssteigerung arrangiert, welche merkbar zu mehr Effizienz im Betrieb führen. Unter anderem wird erklärt: „Vereinbaren Sie beispielsweise Zeiten, in denen Sie nur in dringenden Fällen gestört werden möchten.“ Bereits mit der richtigen Absprache unter Kollegen lässt sich die Leistungsfähigkeit jedes Einzelnen erhöhen.
Im Video spricht Produktivitätsexperte und Autor Martin Geiger über Zeitmanagement und formuliert Praxistipps für Unternehmen:
[embedyt] http://www.youtube.com/watch?v=7YQSIU0DKXA[/embedyt]Weitere Anregungen zum Thema Zeitmanagement haben wir für Sie in einem separaten Fachbeitrag zusammengestellt.
