Die Antwort auf diese Frage kann vorweggenommen werden: Eine Kundenkartei ist für den Unternehmer existenziell wichtig. Sie enthält alle Informationen über den einzelnen Kunden, die für das geschäftliche Miteinander unentbehrlich sind. Wenn die Kartei zu einem betreffenden Kunden nicht vorliegt, dann ist der Kunde für den Selbstständigen im ungünstigsten Falle wie ein Neukunde, über den nichts Näheres bekannt ist.
Jeder Unternehmer, der einen Handel betreibt, führt mindestens eine, oftmals zwei Karteien. Es sind die Lieferanten- sowie die Kundenkartei. Der Händler kauft ein und verkauft weiter. Zu beiden Seiten hin hat er Geschäftskontakte. Damit die Abwicklung im unternehmerischen Alltag reibungslos läuft, muss die Kundenkartei immer aktuell sein. Das beginnt bei der Kundenadresse und reicht bis zur Mobilfunknummer, um den Kunden im Bedarfsfalle auch per SMS oder unterwegs telefonisch erreichen zu können. Ebenso wichtig ist in der heutigen Zeit die E-Mail-Adresse. In früheren Jahrzehnten wurde die Kundenkartei manuell geführt. Der Karteikasten im A5- oder A6-Format mit den dazugehörigen farbigen Karteikarten und verschiedenartigen Reitern galt als das wertvollste Gut im Unternehmen. Heutzutage kann die Kundenkartei als Excel-Tabelle auf- und ausgebaut werden. Dem Existenzgründer hilft es, wenn er vom ersten Tage an seine Kunden in einer solchen Kundenkartei erfasst. Sie lässt sich beliebig erweitern, und sie kann nach ganz individuellen Bedürfnissen gemischt beziehungsweise gefiltert werden. Wenn die Kundenkartei vom Aufbau her einmal steht, dann ist die laufende Pflege und Ergänzung ein überschaubarer Arbeitsaufwand. Der Jungunternehmer muss allerdings, wie es heißt, laufend dranbleiben; er muss seine Kundenkartei also regelmäßig überarbeiten, ergänzen und korrigieren, er muss sie pflegen.
Marketing bedeutet, dem Kunden die Ware oder Dienstleistung auf eine Weise nahezubringen, dass er sie kaufen möchte. Für ein gelungenes Marketing werden die Ware auf der einen und der Kunde auf der anderen Seite benötigt. Der muss auf unterschiedliche Weise erreichbar sein. Gängige Kommunikationswege sind die Briefpost, die E-Mail oder der Newsletter, der ebenfalls per E-Mail oder als Dateianhang verschickt wird. Arbeitsgrundlage ist in allen Fällen die Kundenkartei mit ihren detaillierten Informationen. Je differenzierter die in der Excel-Tabelle erfasst sind, umso gezielter kann mit der Kundenkartei geworben werden. Eine Werbeaktion ist dann optimal, wenn sie sich ganz gezielt an den daran interessierten Kundenkreis wendet. Das genaue Gegenteil davon ist eine Streuwerbung. Wie das Wort sagt, wird die Werbebotschaft, zum Beispiel die Aussendung per Infopost oder als Newsletter, an alle in der Kundendatei erfassten Adressaten geschickt, sprich ungezielt gestreut. Das kostet Manpower und Geld. Eine selektierte, also gezielte Werbung im Kundenkreis kann bei weniger Aufwand und Kosten im Ergebnis deutlich erfolgreicher sein. Werbung lässt sich zwar nicht in Euro und Cent messen oder zählen, ihr Erfolg kann jedoch eingeschätzt und bewertet werden.
Der Unternehmer muss und möchte weitgehend über seine Kunden informiert sein. In seiner Kundenkartei vermerkt er sich Eigenarten und Besonderheiten zu jedem einzelnen Kunden. Dazu gehören in erster Linie Zahlungsmodalitäten. Zahlt der Kunde seine Rechnungen pünktlich, und welche Kundenrabatte oder Skonti sind vereinbart. Die Kundenkartei ist wie das geschäftliche Curriculum Vitae, das CV des einzelnen Kunden. Dazu gehören auch persönliche Informationen wie das Geburtsdatum. Der Glückwunsch zum Geburtstag zeigt eine Kundennähe sowie das Interesse am Kunden. In einer modernen Kundenkartei wird der Selbstständige automatisch darauf aufmerksam gemacht, dass der betreffende Kunde in drei Tagen seinen runden Geburtstag, oder seinerseits ein Jubiläum feiert.
Händler und Dienstleister können ohne eine Kundenkartei ihre Kunden oftmals gar nicht kennen. Ob Friseur, Versicherungsagentur, niedergelassener Arzt oder Onlinehändler; sie alle arbeiten mit ihrer Kundenkartei. Sie ist eine wichtige Arbeitsgrundlage, um den Kunden jederzeit direkt erreichen zu können. Kundenbindung und Kundenpflege sind erfahrungsgemäß die beste Voraussetzung für eine dauerhafte Umsatzsteigerung.
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