Unsere Art zu arbeiten verändert sich aktuell massiv. Das liegt unter anderem an der digitalen Transformation, der die Unternehmen heutzutage ausgesetzt sind. All das hat Einfluss auf die Gestaltung der Büroarbeitsplätze. Diese müssen attraktive und gemütliche Bereiche sein, die die Kreativität und das Leistungspotenzial der Belegschaft fördern. Zudem kommt es bei modernem Arbeiten immer mehr auf Flexibilität und Unabhängigkeit an. Dieser Artikel beschäftigt sich mit der Frage, welche Eigenschaften moderne Büroarbeitsplätze in Zeiten der Digitalisierung besitzen müssen.
Unternehmen haben heutzutage eine große Bandbreite an Möglichkeiten zur Verfügung, um ihre Büros einzurichten und zu gestalten. Einige setzen nach wie vor auf das Großraumbüro. Dieses bringt den Vorteil, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter leicht miteinander kommunizieren und Ideen austauschen können. Zudem lassen sich die einzelnen Arbeitsplätze sehr flexibel einrichten und gestalten. Das kommt den Unternehmen bei der Einarbeitung neuer Teammitglieder zugute. Allerdings ist hier der Geräuschpegel konstant hoch, was ein konzentriertes Arbeiten erschwert. Außerdem ist Privatsphäre in einem solchen Büro nahezu nicht möglich.
Andere Betriebe nutzen die Vorteile von Einzelbüros oder setzen auf sogenannte Co-Working-Spaces. Diese bieten den Vorteil, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus demselben Themenkreis oder die an denselben Projekten arbeiten, leicht miteinander in Kontakt treten und Ideen austauschen können. Nicht zuletzt gewinnt das Home Office immer mehr an Bedeutung. Viele Firmen richten ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eigene Büros bei diesen zu Hause ein. Das bietet eine Menge Flexibilität bei der Arbeit und erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit.
Heutige Büroarbeitsplätze müssen effizient und modern ausgestattet sein. Das bedeutet unter anderem, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Laptops und Tablets an die Hand bekommen, mit denen sie ihrer Arbeit nachgehen können. Gerade bei Kundengesprächen oder im Home Office erweisen sich solche Geräte als äußerst nützlich. Außerdem ist es bei Präsentationen und Teambesprechungen hilfreich, wenn in einigen Räumen Smart Boards, Beamer und Musikanlagen zur Verfügung stehen.
Es gibt aber nach wie vor viele klassische Ausstattungsgegenstände für Büroarbeitsplätze, die bis heute zum Einsatz kommen. Sehr beliebt sind zum Beispiel Schreibtischunterlagen. Diese umfassen häufig einen Kalender, bieten Platz für Notizen und können mit dem Corporate Design der Firma versehen sein. Ebenfalls sehr nützlich sind Taschenrechner, Büroklammern, Tacker und Aktenordner. Solche Büroartikel sollten immer genügend auf Vorrat sein, da sie einen produktiven Alltag enorm erleichtern. Denn trotz einer Tendenz zur Digitalisierung von Unterlagen und einer Automatisierung von Prozessen werden zahlreiche Dokumente in Firmen immer noch ausgedruckt, beschrieben und abgeheftet.
Erfolgreiche Unternehmen setzen auf eine gute Durchmischung bei ihrer Altersstruktur. Erfahrene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die einem Betrieb teilweise seit vier Jahrzehnten treu sind, treffen auf Digital Natives aus der Generation Y und ihrer Begeisterung für alles Moderne. Es ist an den Unternehmen, diese verschiedenen Menschentypen zusammenzubringen und ein harmonisches und effizientes Arbeiten zu ermöglichen. Das gelingt beispielsweise durch den Einsatz von Mentoren. Es geht darum, vorhandenes Wissen im Betrieb zu halten und von der älteren Generation an die Jüngere weiterzugeben. Gleichzeitig profitieren ältere Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern von den technologischen Kenntnissen der jungen Generation. Im Idealfall gucken sie sich etwas beim Nachwuchs ab und adaptieren es bei ihrer Tätigkeit.
Doch auch an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den 30-ern und 40-ern sollte gedacht werden. Hier ist es zum Beispiel sinnvoll, wenn ein Betrieb eine Kinderbetreuung anbietet oder Räume zum Füttern bereitstellt. Ebenso ist es sinnvoll, einige schalldichte Räume zur Verfügung zu haben. Hier können sich dynamische, junge Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter austoben, ohne dass diejenigen gestört werden, die einen eher traditionellen Arbeitsplatz bevorzugen. Je mehr Möglichkeiten und Kontaktpunkte geschaffen werden, desto besser für den Teamgeist und den Unternehmenserfolg.
Nicht nur die Aufteilung der Büroarbeitsplätze, sondern auch deren Einrichtung sind für ein effizientes Arbeiten vorn großer Wichtigkeit. So lohnt es sich zum Beispiel, in ergonomische Möbel zu investieren. Diese passen sich an die Körperformen der Nutzerinnen und Nutzer an und ermöglichen hierdurch eine gerade und gesunde Sitzhaltung. Haltungsschäden, Krankheiten und daraus resultierende Ausfälle lassen sich auf diese Weise vermeiden. Die Bildschirme an den Arbeitsplätzen sollten so positioniert werden, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich nicht verdrehen müssen, um sie zu sehen. Außerdem sollten eine augenschonende Helligkeit und ein angenehmer Kontrast gewählt werden.
Es gibt spezielle Computermäuse, die auf die Form der menschlichen Hand zugeschnitten sind. Diese erlauben ein effizientes Arbeiten und minimieren die Gefahr von Sehnenscheidenentzündungen. Unternehmen sind gut beraten, für ein angenehmes Raum- und Arbeitsklima zu sorgen und auch die Beleuchtung sollte die Produktivität der Belegschaft unterstützen. Die Auswahl geeigneter Lampen und Leuchtkörper ist somit für die Ausgestaltung von Büroarbeitsplätzen besonders relevant. Nicht zuletzt sollte ein ausreichendes Platzangebot vorhanden sein, damit die Angestellten effizient arbeiten können.
Damit die einzelnen Abteilungen kooperieren und ihre Tätigkeiten optimal ineinandergreifen, ist es wichtig, dass die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter miteinander kommunizieren. Hierfür sollte es geeignete Räumlichkeiten und Kommunikationszonen geben. Außerdem empfiehlt sich der Einsatz eines firmeneigenen Messenger-Dienstes. Dieser erlaubt es den Angestellten, schnell und zielgerichtet miteinander zu kommunizieren und gegebenenfalls Informationen und Dokumente auszutauschen. Im Namen des Datenschutzes sollte hierbei nicht einfach auf das Produkt eines Drittanbieters gesetzt, sondern ein eigenes Tool entwickelt werden.
Für eine effiziente Zusammenarbeit und Kommunikation sind zudem cloudbasierte Dienste hilfreich. Über diese stehen allen berechtigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die firmeneigenen Daten und Informationen zur Verfügung. Hierdurch ist der Austausch von Dokumenten zwischen einzelnen Personen ein Kinderspiel. Außerdem lassen sich auf diese Weise Doppelungen bei Datensätzen oder bei zu erledigenden Aufgaben vermeiden.
In Zeiten der Digitalisierung brechen die Betriebe die klassischen Arbeitsweisen und Unternehmensprozesse auf. Das zeigt sich zum Beispiel daran, dass viele Firmen ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eigene Freizeiträume zur Verfügung stellen. Hier können sie zum Beispiel Tischtennis oder Kicker spielen oder sich in einer gemütlichen Atmosphäre austauschen. Einige haben einen Freizeitbereich im Keller, andere haben das Dach zu einem gemütlichen Bereich ausgebaut. Wichtig ist, dass die Belegschaft immer wieder Zeit für kurze Pausen und zur Regeneration bekommt. Hierdurch festigt sich ein Wir-Gefühl, das dem Teamwork zugute kommt. Gleichzeitig wächst so die Verbundenheit mit dem Betrieb und die Zufriedenheit mit dem eigenen Arbeitsplatz.
Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ist es wichtig, gute Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an den eigenen Betrieb zu binden. Das gelingt am besten, wenn für angenehme Arbeitsbedingungen gesorgt und die erbrachten Leistungen goutiert und gewürdigt werden. Viele Studien zeigen, dass es den Angestellten nicht in erster Linie um eine exzellente Bezahlung, sondern vor allem um ein angenehmes Arbeitsklima geht. Sie wollen bei ihrer Arbeit respektiert und wertgeschätzt werden und mit den Kolleginnen und Kollegen sowie der Geschäftsleitung auf Augenhöhe arbeiten. Je besser Unternehmen diesen Wünschen Rechnung tragen, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass ihre Belegschaft ihnen treu bleibt.
Mehr denn je hängt von der Gestaltung der Büroarbeitsplätze ab, wie effizient die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter darin ihrer Tätigkeit nachgehen können. Neben den Einzel- und Großraumbüros gibt es viele weitere Bürokonzepte, die sich bewährt haben und von den Belegschaften gut angenommen werden. Wichtig ist es, das jeweilige Arbeitsumfeld auf die zu erledigenden Aufgaben anzupassen. Wenn bei der Projektarbeit viel kommuniziert werden muss, sind Großraumbüros und Meeting-Säle von großer Wichtigkeit. Wenn es hingegen um effizientes, konzentriertes Arbeiten geht, spricht viel für die Nutzung von Einzelbüros.
Wichtig ist es, die Arbeitsplätze möglichst ansprechend und komfortabel zu gestalten. Gerade Millenials entscheiden sich immer wieder gegen einen Arbeitgeber, wenn dessen Arbeitsumfeld sie nicht überzeugt. In Zeiten des Fachkräftemangels kann es sich kein Betrieb leisten, nur Standardangebote zu machen. Stattdessen sind Freizeitangebote, eine ergonomische Büroausstattung und moderne Medien und Kommunikationsmittel notwendig, um exzellente Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu gewinnen und zu halten. Daher ist bei der Ausstattung von Büroarbeitsplätzen klotzen statt kleckern angesagt.
