Der Datenschutz gilt nicht für die Mitglieder des Betriebsrates. Sie haben unbeschränkten Zugang zu allen Daten ihres Gremiums und den damit verbundenen Ausschüssen. Das Bundesarbeitsgericht hat unter dem Aktenzeichen 7 ABR 15/08 am 21. August 2009 einen Präzedenzfall geschaffen. Arbeitnehmer, die sich für diese Materie interessieren, sollten sich die Mühe machen und das Urteil im Internet abrufen. Unter dem Aktenzeichen wird im Suchlauf die entsprechende Volltextversion angezeigt. Nicht nur dieses federführende Urteil gibt den Betriebsratsmitgliedern das Recht auf Einsicht in vertrauliche Unterlagen. Sie werden durch § 34 Absatz 3 Betriebsverfassungsgesetz legitimiert. Betriebsratsmitglieder sind berechtigt, jederzeit die Unterlagen des Betriebsrates und seiner Ausschüsse einzusehen. Dieses Recht auf Einsicht garantiert nicht nur die Aufgabenerfüllung nach den betriebsverfassungsrechtlichen Richtlinien, sondern stellt auch eine Kontrollfunktion dar.
Das zuvor zitierte Urteil des Bundesarbeitsgerichtes hat den Hintergrund, dass vier Betriebsratsmitglieder eines Unternehmens einen Antrag auf Einsicht aller Dateien und Dokumente des Betriebsrates gestellt hatten, ihnen die Einsichtnahme jedoch durch ihren Arbeitgeber mit dem Verweis auf den Datenschutz verwehrt wurde. Ferner wurden sie daran erinnert, dass der Betriebsrat zuvor einstimmig beschlossen habe, dass jedes Betriebsratsmitglied nur Einsicht in die für ihn relevanten Unterlagen und Dateien bekommen solle. Die Richter des Bundesarbeitsgerichtes folgten der Meinung des Arbeitgebers nicht und stellten fest, § 34 BVGS begründet das Recht der Mitglieder auf Einsicht sämtlicher Daten zu jeder Zeit. Dieses unabdingbare Recht auf Einsicht sei unbeschränkt und umfasse nicht nur alle Aufzeichnungen in Papierform, sondern gleichfalls alle Dateien, Korrespondenz, offizielle Dokumente und E-Mails des Betriebsrates. Der in Deutschland vorgeschriebene Datenschutz sei nicht in der Lage, dieses uneingeschränkte Recht auf Einsichtnahme auszuhebeln. Daran könne auch der einstimmige Beschluss des Betriebsrates nichts ändern.
Die unabdingbaren Vorschriften von § 34 BVG sind zwingend und dürfen nicht durch die Betriebsratsvereinbarung oder Tarifverträge eingeschränkt oder in anderer Weise abgeändert werden. Das Einsichtsrecht ist mit dem Zusatz „jederzeit“ versehen. Mit dieser Formulierung garantiert das Gesetz ein uneingeschränktes Recht auf Einsichtnahme zu jeder Zeit ohne Einschränkung und Begründungspflicht. Die besondere Formulierung „jederzeit“ macht einen Unterschied zwischen analogen Datenträgern wie Papier und Datenträgern in elektronischer Form. Das Gesetz legt fest, dass das „jederzeitige“ Einsichtsrecht der Betriebsratsmitglieder nicht gewährleistet ist, wenn sie auf Dateien in ausgedruckter und abgehefteter Form verwiesen werden, obwohl diese in elektronischer Form vorliegen und auf diesem Wege eingesehen werden können. Diese Form der Einsichtnahme bezeichnet das Gesetz als „elektronisches Leserecht“. Auf diese Weise garantiert der Gesetzgeber, dass die Betriebsratsmitglieder ihrer Tätigkeit uneingeschränkt nachgehen können und die Unterlagen nicht auf irgendeine Art und Weise vor der Einsichtnahme manipuliert werden, um den Berechtigten Informationen vorzuenthalten.
Keinen Anspruch haben die Berechtigten hingegen auf Überlassung der Unterlagen zur Ausübung ihrer Tätigkeit. Sofern die betreffenden Dateien und Unterlagen keiner Geheimhaltungspflicht unterliegen, haben die Betriebsratsmitglieder das Recht, sich auszugsweise Notizen anzufertigen (79 BetrVG.). Dieses Recht schließt nicht ein, Fotokopien von den Unterlagen zu fertigen. Zu diesem Punkt hat das Bundesarbeitsgericht bereits im Jahr 1982 ein interessantes Urteil erlassen, das unter dem Aktenzeichen 6 ABR 66/79 einsehbar ist. Den gesetzlich bestimmten Ersatzmitgliedern steht gleichfalls das Recht auf Einsichtnahme zu. Ihr Recht auf Einsichtnahme ist jedoch nicht unabdingbar, zwingend und zeitlich uneingeschränkt. Sie dürfen die Unterlagen nur einsehen, wenn sie ein verhindertes Betriebsratsmitglied vertreten und sich auf eine bevorstehende Sitzung vorbereiten. Der Arbeitgeber hat das Recht auf eine Abschrift der Protokollniederschrift, sofern er an der Sitzung teilgenommen hat. Entsprechendes gilt für den Beauftragten der Gewerkschaft in seiner Eigenschaft als Berater. Die Jungend- und Auszubildendenvertretung ist in der Position, eine Abschrift der Protokollniederschrift zu verlangen, sofern dies für die Ausführung ihrer Aufgaben notwendig ist (§ 70 BetrVG). Andere Personen wie Beauftragte und Vertrauenspersonen von Schwerbehinderten, die berechtigt sind, im Einzelfall oder regelmäßig Einsicht in die Unterlagen des Betriebsrats zu nehmen, haben keinen Anspruch auf Überlassung von Niederschriften.
