Die Finanzverwaltungen beschränken sich nicht nur auf die klassische Außenprüfung von Unternehmen durch Wirtschaftsprüfer. Die Finanzbehörde hat seit dem 1. Januar 2002 das Recht auf eine digitale Betriebsprüfung der Steuerpflichtigen. Dieses Recht ist mit der gesetzlichen Regelung „Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“, auch unter der Abkürzung „GDPdU“ bekannt, geregelt. Hinter diesem Amtsdeutsch verstecken sich die „Anwendungsregelungen zur Umsetzung der Zugriffsrechte auf die Datenverarbeitungssysteme der Unternehmen seitens der Finanzverwaltungen im Rahmen von Betriebsprüfungen“. Dieses Recht ist jedoch nicht allumfassend. Die Finanzämter dürfen nur im Rahmen einer Außenprüfung auf die elektronische Buchführung der Steuerpflichten zugreifen.
In diesen Bereich fallen Umsatzsteuer- und Sonderprüfungen, Betriebsprüfungen, Zoll- und Lohnsteuerprüfungen. Die Steuerfahndung hat im Rahmen ihrer Tätigkeit ein grundsätzliches Recht auf eine digitale Prüfung und damit ein Zugriffsrecht auf die elektronische Buchführung der Steuerpflichtigen. Die Finanzverwaltung hat im Bereich der Umsatzsteuernachschau, der betriebsnahen Veranlagung und der vollstreckungsrechtlichen Liquiditätsprüfung grundsätzlich nicht das Recht, sich auf eine digitale Prüfung zu berufen. Ausschließlich im Rahmen der Außenprüfung kann die Finanzverwaltung ein Recht auf Einsicht in die gespeicherten Daten des Steuerpflichtigen geltend machen. Der Prüfer greift durch die Verwendung der Hard- und Software des Steuerpflichtigen vor Ort unmittelbar auf die gespeicherten Daten zu. Für diese Prüfung müssen die Daten auf revisionssicheren Datenhaltungssystemen oder im betrieblichen Produktivsystem vorgehalten werden.
Das Recht auf einen mittelbaren Zugriff verleiht dem Prüfer das Recht, von dem Steuerpflichtigen zu verlangen, die geprüften Daten, die er zuvor selbst erstellt hat, auszuwerten. Zudem muss der Steuerpflichtige dem Prüfer die steuerrelevanten Daten auf einem Datenträger im Rahmen der Datenträgerüberlassung zur Verfügung stellen. Die Finanzbehörden akzeptieren DVDs, CDSs, Wechseldatenträger und USB-Sticks. Die Finanzverwaltung wertet die steuerpflichtigen Daten mit der Softwarelösung „IDEA“ aus. Sie entscheidet autonom über die Art des Datenzugriffs. Der Prüfer wählt die geprüften Bereiche und die Zeiträume nach eigenem Ermessen aus. Der Steuerpflichtige hat demzufolge kein Mitspracherecht, wie die Prüfung zu erfolgen hat, noch zu welchem Zeitpunkt. Von besonderem Interesse sind für die Prüfer alle steuerrelevanten Geschäftsunterlagen. Hierzu gehören Buchungsbelege, Bilanzen und Jahresabschlussberichte, die die Unternehmen gemäß der gesetzlichen Bestimmungen zehn Jahre aufbewahren müssen.
Seit dem Jahr 2007 führen die Finanzverwaltungen digitale Betriebsprüfungen bundesweit durch. In den verschiedenen Bundesländern variieren die Durchführungsrichtlinien. Die Finanzbehörden in den Bundesländern prüfen zwar digital intensiv, jedoch in unterschiedlicher Weise. Die gute alte Zeit der analogen Prüfung durch Wirtschaftsprüfer, die sich vor Ort durch Berge von Aktenordnern und Papier wühlen, gehört der Vergangenheit an. Diese Modernisierung ist auch der zunehmenden globalen Vernetzung geschuldet. Die Gesetzgeber beabsichtigen, dass sich die digitale Betriebsprüfung international einheitlich durchsetzt.
Der Gesetzgeber hat „de jure“ nicht die Quantität der prüfungs- und steuerrelevanten Daten geändert, sondern lediglich seine Prüfungsmethoden modernisiert. De facto bleibt jedoch festzustellen, dass die digitale Betriebsprüfung die Möglichkeiten der Finanzbehörden und ihrer Prüfer hinsichtlich der Prüfungstiefe und Prüfungsinhalte vergrößert. Gemäß § 147 Abgabenordnung schreibt das Gesetz vor, dass die prüfungsrelevanten Geschäftsunterlagen jederzeit „unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können". Kommt ein Steuerpflichtiger dieser gesetzlichen Auflage nicht nach, muss er mit Sanktionen rechnen. § 329 Abgabenordnung sieht ein Zwangsgeld von maximal 25.000 Euro vor. Alternativ können die Finanzbehörden gemäß § 146 Abgabenordnung ein Verzögerungsgeld in Höhe bis maximal 250.000 Euro erheben.
