Das heutige Zeitalter ist von der Digitalisierung geprägt, die sich verstärkt in vielen Unternehmen durchsetzt. Allerdings ist die organisatorische Aufgabe des Vertragsmanagements vielerorts immer noch eine manuelle und papierbasierte Angelegenheit. Speziell bei größeren Betrieben kann es Angesichts der großen Anzahl an Verträgen dadurch zu bestimmten Problemstellungen kommen. So ist eine manuelle Bearbeitung sowie Erfassung der Verträge relativ arbeits- und zeitaufwändig, deswegen kommt es häufig zu langen Durchlaufzeiten. Dabei besteht das Risiko von doppelten Daten und gravierenden Fehlern, da nicht immer eine korrekte Validierung möglich ist. Des Weiteren besteht für das Controlling und die Geschäftsführung oft keine durchgehende Transparenz bezüglich dem gesamten Arbeitsprozess. Im Hinblick auf die laufenden Verträge stellt sich dazu noch die Frage, ob alle Fristen unter Kontrolle sind. Derart kann es schnell passieren, dass sich folgenschwere Fristüberschreitungen ergeben. Um diese Probleme im Arbeitsalltag zu umgehen, hat sich das digitale Vertragsmanagement als extrem hilfreich bewährt.
Mit einer Vertragsmanagement Software lässt sich dieser Arbeitsbereich im ganzen Unternehmen einheitlich gestalten. Dadurch bekommen alle involvierten Mitarbeiter einen Überblick im Bezug auf alle Verträge und auf die damit einhergehenden Konditionen. Auf diese Weise lässt sich die Verwaltung nicht nur vereinheitlichen, sondern auch simplifizieren und erheblich schneller gestalten. Dank der speziellen Software können Unternehmen alle Prozesse bei den Verträgen automatisch steuern, sodass stets die Kontrolle über die kompletten Abläufe gegeben ist. Das fängt bei der Erstellung an und setzt sich bis zur Kündigung fort. Derart lassen sich wichtige Fristen einhalten und individuelle Vertragspflichten sowie Termine erfüllen. Dazu gehören ebenfalls die geltenden Gesetze zum Datenschutz und Fristen im Hinblick auf die Aufbewahrung sowie Löschung. Bedingt durch eine dauerhafte Einsicht in die Verträge erhalten alle betroffenen Mitarbeiter ein besseres Verständnis für die detaillierte Einhaltung der Vertragspflichten.
In der Arbeitswelt können Verträge sehr lang und dazu kompliziert sein, deshalb ist es wichtig, bei allen Abläufen stets den Überblick zu behalten. Dank einem automatisierten Vertragsmanagement sind immer alle Informationen zu den Verträgen präsent, sodass sich Vertragsprozesse merklich vereinfachen. Mit Hilfe einer elektronischen Vertragsakte werden dem Nutzer alle essenziellen Vertragsdaten übersichtlich angezeigt, inklusive der entsprechenden Fristen und Wiedervorlagen. So lassen sich die Verträge und dazu gehörigen Unterlagen auf eine sichere, strukturierte und vollständige Weise aufbewahren. Im Rahmen der Vertragsprozesse läuft auch das Erstellen und Prüfen sowie die Freigabe und Finalisierung automatisiert ab, genauso wie die anschließende Verwaltung und Archivierung. Diese Arbeitsabläufe sind zu jeder Zeit transparent, durchgehend dokumentiert und verifizierbar.
Des Weiteren ist beim digitalen Vertragsmanagement eine Anbindung an das integrierte ERP sowie CRM möglich. Auf diese Weise werden bereits vorhandene Stammdaten von Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern automatisch übernommen und in die Verträge eingefügt. Diese Prozesse laufen nicht nur aktualisiert, sondern auch ohne Fehler ab. Darüber hinaus steht dem Nutzer eine intelligente Suchfunktion zur Verfügung, um ganz gezielt die benötigten Informationen zu finden. Außerdem legt die Software alle Verträge akkurat ab und ergänzt sie automatisch mit den korrekten Vertragsnummern, Fristen, Konditionen und Preisen.
