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Effektive Personalprozesse mit Business Cases

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Business Cases

Ein Business Case (BCA) liefert die schriftliche Grundlage für geplante Verbesserungen und Investitionen in Unternehmen. Ein Business Case ist die Akte, in der alle Informationen zu dem jeweiligen Innovationsprojekt zusammengetragen werden. Diese Innovationen erfolgen aufgrund betriebswirtschaftlicher Entscheidungen.

BCA im Personalwesen

Angenommen, Sie wollen Ihre Personalabteilung effizienter gestalten. Sie unterziehen Ihre Belegschaft einer Analyse, die feststellt, ob alle Mitarbeiter effizient genug arbeiten, mit den richtigen Aufgaben betraut sind, oder ob der eine oder andere aufgrund seiner Kompetenz an einer anderen Stelle einzusetzen ist. Sie überlegen, ob es sinnvoll ist, zusätzliches Fachpersonal einzustellen. Sie sprechen mit jedem Mitarbeiter Ihrer Personalabteilung und besprechen Vorteile, Nachteile und Bedenken und hören sich Verbesserungsvorschläge an. Für jeden diesen Mitarbeiter legen Sie einen Business Case an. Anschließend legen Sie die Ergebnisse dieser Besprechungen dem Leiter der Personalabteilung vor und fragen ihn nach seiner Meinung. Danach bekommt der Controller die Business Cases auf den Tisch, um die Möglichkeiten zur Verbesserung oder Umverteilung durchzurechnen. Er stellt fest, ob die finanziellen Möglichkeiten ausreichend sind, um neues Fachpersonal einzustellen, oder ob die Personalstruktur reduziert werden muss.

Mitarbeiter
Eine Analyse der Mitarbeiter zeigt Stärken und Schwächen auf. Nach der Analyse können Mitarbeiter effizienter im Unternehmen eingesetzt werden.

BAC in der Produktion

Angenommen, Sie sind ein Hersteller von Sportwagen. Sie suchen nach neuen Zielmärkten und nach Expansionsmöglichkeiten. Ihre verantwortlichen Ingenieure kommen auf die Idee, Ihr Kraftwagen-Sortiment um einen Geländewagen zu erweitern. Erst wenn Sie alle Zahlen kennen und wissen, dass die finanzielle Kapitaldecke ausreichend ist, entwerfen Sie das Design, entwickeln Motor, Software und Technik, errichten ein neues Werk und stellen neue Mitarbeiter ein.

Sowohl im Personalbereich als auch im Produktionsbereich listet der Business Case alle Zahlen, die zu erwartenden Ausgaben, den Investitionszeitpunkt, die avisierten Aufgaben, Mitarbeiterverantwortung, Zielmärkte und zu erwartenden Einnahmen auf. Mit diesem umfangreichen Wissen sind die verantwortlichen Personen in der Lage, die geplanten Investitionen freizugeben oder abzulehnen. Die Business Case Analyse ist Recherche und Arbeitsleistung, die im nächsten Schritt auf der Grundlage der vorliegenden Dokumentation erfolgt. Geben Sie Ihren Mitarbeitern Leitlinien an die Hand, die ihnen die Bewältigung ihrer Aufgaben erleichtern.

Unterschätzen Sie nicht den Aufwand, den ein Business Case-Projekt mit sich bringt. Das grundlegende Template ist übersichtlich, aber es beinhaltet die gesamte Finanzplanung. Es konsolidiert und bewertet das Projekt. Die verantwortlichen Personen sollen exakte Aussagen tätigen, um beteiligte Mitarbeiter in die Lage zu versetzen, kostensparend ihre Aufgaben zu versehen. Geben Sie Alternativen an, die zu Ihrem vorliegenden Business Case passen. Durch Alternativen entstehen verschiedene Szenarien, die ihrerseits einer Analyse unterzogen und durchgerechnet werden. Kosten, Erlöse und Zeitpunkt sind anzugeben, um den involvierten Parteien aufzuzeigen, wann Geld zu- oder abfließt. Auch Einsparungen, die notwendig sind, werden benannt. Separate Entscheidungen, die in das vorherrschende Bild passen, sind von der Business Case Analyse abzugrenzen. Nicht nur die harten Fakten sind anzugeben, sondern auch die weichen, nicht monetären Einflussgrößen wie Brandstärkung, Synergieeffekte und gutes Arbeitsklima. Die Risiken sind monetär zu beziffern.

Drei Methoden zur Feststellung der Wirtschaftlichkeit

Business Cases sind eine Wissenschaft für sich und bedürfen viel Erfahrung. Innerhalb des eigenen Unternehmens ist meistens nicht ausreichend Zeit und Expertise vorhanden, um eine ausführliche Analyse auf Verbesserungspotential durchzuführen. Dieses Vorgehen bindet Personal, finanzielle Mittel und Zeit. Aus diesem Grund beauftragen Unternehmen externe Beratungsfirmen, die sich auf diese Dienstleistung spezialisieren. Business Case-Projekte haben einen langen Lebenszyklus, da sie Zahlungsströme und zeitliche Dimensionen berücksichtigen.

Die Kapitalwertmethode ermöglicht durch Abzinsung unterschiedliche Varianten oder Lösungsansätze zu einem Problem. Diese Methode wählt die Lösung, die den höchsten Kapitalertrag erwarten lässt. Die Kapitalwertmethode hat jedoch den Nachteil, dass sie unterschiedlich große Projekte nicht miteinander vergleichen kann. Dies ist darauf zurückzuführen, dass eine Abhängigkeit von fixen Eingangsgrößen besteht.

Unterschiedlich große Projekte werden praxisnah mit dem internen Zinsfluss berechnet. Der Vorteil ist, dass eine Kennzahl vorliegt, die es erlaubt, entsprechende Projekte unabhängig von unveränderlichen Eingangsgrößen auf ihre Wirtschaftlichkeit zu untersuchen.

Eine weitere Möglichkeit ist das EVA-Verfahren. Dieses Akronym steht für „economic value added“ und bedeutet Wertzuwachs. Dieses Verfahren vergleicht die zur Verfügung stehenden Alternativen und entscheidet sich für das Projekt, das laut der Business Case-Dokumentation den größten Wertzuwachs verspricht.

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