Die Digitalisierung unserer Welt schreitet voran. Von diesem Trend bleibt auch unsere Wirtschaftswelt nicht verschont. Bestehende Gesetze müssen ständig an neue Gegebenheiten angepasst und verändert werden. Dieser Grundsatz gilt auch für Rechnungen, die Sie Ihren Kunden seit 2011 auch auf dem elektronischen Weg ohne Signatur übermitteln können. Der Gesetzgeber hat sich an die gängige Praxis angepasst, denn immer mehr Unternehmen verschicken ihre Rechnungen als Datei-Anhang per E-Mail oder stellen sie im Internet als PDF-Format zum Download bereit. Eine entsprechende EU-Richtlinie (EU-Richtlinie 2006/112/EG) hat die Signaturpflicht elf Jahre nach Einführung durch das Steuervereinfachungsgesetz (§ 14 UStG) gekippt. Rechnungen werden auch ohne besondere Formvorschriften von den Finanzämtern beim Steuerausgleich anerkannt. Der Gesetzgeber sieht vor, dass die Rechnung anstatt der elektronischen Signatur die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhaltes sowie die Lesbarkeit aufweisen muss. Wie bei vielen Gesetzen existierte auch in dieser Hinsicht längere Zeit keine abschließende Vorgabe. Die nebulösen Vorgaben zur hinsichtlich der Prüfauflagen sorgten für Verunsicherung, so dass mehrere Gestaltungsformen in Frage kamen.
Laut Gesetzgebungsverfahren bedeutet die Leitlinie, dass ein internes Kontrollverfahren ausreicht, einen verlässlichen Pfad zwischen Leistung und Rechnung zu schaffen. Was genau bedeutet diese Formulierung jedoch für die Praxis? Die Vorzüge der elektronischen Rechnungserstellung liegen für alle Parteien auf der Hand. Vor der Gesetzesänderung im Jahr 2011 war die Berechtigung zum Vorsteuerabzug für Geschäftsleute ausschließlich im Fall einer qualifizierten Signatur der elektronischen Rechnung zulässig oder wenn sie durch das EDI-Verfahren (elektronischer Datenaustausch) erstellt und versendet wurde. Die Bundesregierung hat dieser wirklichkeitsfremden Auflage den Garaus gemacht und der Praxis rückwirkend Rechnung getragen. Zum 01. Juli 2011 wurde der Signaturzwang rückwirkend außer Kraft gesetzt. Seit der Gesetzesänderung sind Sie auf der sicheren Seite und dürfen unsignierte Rechnungen an Ihre Kunden verschicken. Als Verbraucher müssen Sie sich keine Gedanken darum machen, wenn Sie Rechnungen erhalten, die bestimmte Informationen und formale Merkmale nicht enthalten. Rechnungsempfänger sind auch weiterhin berechtigt, ihre Rechnung in Papierform anzufordern, denn der Versand elektronischer Rechnungen ist nach wie vor von der Zustimmung des Rechnungsempfängers abhängig (§ 14 UStG). Allerdings besteht eine Einschränkung: ausschließlich Geschäftsleute können auf dieses Recht bestehen. Privatpersonen sind nur im Fall von Bauleistungen und Grundstückgeschäften berechtigt, eine Rechnung zu verlangen.
Wollen Sie den Vorzug auf Vorsteuerabzug nicht gefährden, müssen Sie ein paar Regeln sowohl hinsichtlich elektronischer als auch analoger Rechnungen berücksichtigen.
Prüfen Sie die Herkunft der Rechnung, stellen Sie also fest, ob Rechnung und Identität des Rechnungsstellers übereinstimmen.
Überprüfen Sie, ob der Rechnungsinhalt unversehrt ist, das heißt, ob die Rechnungspflichtangaben auf dem Weg von Rechnungssteller zu Rechnungsempfänger nicht verändert wurden.
Stellen Sie fest, ob der Rechnungsinhalt gut lesbar ist, also mit dem menschlichen Auge ohne Einschränkung wahrnehmbar ist.
Mittlerweile hat das Bundesfinanzministerium eine weitere Unsicherheit ausgeschaltet. Früher war unklar, was sich Rechnungsteller und Rechnungsempfänger unter einem „verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung“ vorzustellen hatten. Heutzutage sind die Anforderungen für ein korrektes innerbetriebliches Kontrollverfahren klar definiert, das lediglich eine korrekte Übermittlung der Rechnungen garantieren soll. Vorschriften hinsichtlich technischer Prüfverfahren und eine Dokumentationspflicht hierüber bestehen nicht. Der „verlässliche Prüfpfad“ ist bereits dann sicher abgeschritten, wenn der Rechnungsempfänger den Inhalt mit der Bestellung, dem Auftrag, Kaufvertrag, Lieferschein sowie Überweisungs- und Zahlbeleg vergleicht. Die Finanzbehörden verlangen vom Rechnungsempfänger lediglich eine reguläre Kontrolle, die bei Rechnungen in Papierform in gleicher Weise erfolgen würde. Im eigenen Interesse ist davon auszugehen, dass Rechnungsempfänger ihre Rechnungen regelmäßig auf ihre Richtigkeit überprüfen, um festzustellen, dass der Rechnungssteller auch tatsächlich das berechnet, was bestellt wurde. Stellen Sie elektronische Rechnungen aus oder akzeptieren Sie diese, sind Sie verpflichtet, die elektronische Version zu archivieren. Im Fall einer Betriebsprüfung sind Wirtschaftsprüfer berechtigt, die elektronischen Versionen Ihrer Rechnungen zur Einsicht zu verlangen. Es reicht nicht aus, wenn Sie elektronische Rechnungen ausdrucken und abheften.
Durch die Gesetzesänderung sind elektronische Rechnungen mittlerweile „Goldstandard“ geworden. Zuvor lag die Signatur-Pflicht wie ein Damokles-Schwert über den Unternehmen, denn die diesbezüglichen Anforderungen waren europaweit einmalig so rigide, dass viele Unternehmen auf die Kosten- und Zeitvorteile des elektronischen Rechnungsversandes verzichtet haben. Auf der anderen Seite haben genauso viele Unternehmen die Pflicht zur elektronischen Signatur einfach vernachlässigt und umgangen. In Schwierigkeiten befanden sie sich jedoch, wenn es um das Recht zum Vorsteuerabzug ging, da die Finanzbehörden elektronische Rechnungen ohne Signatur nicht akzeptierten. Auch wollte man gerade in diesem Bereich die Auseinandersetzung mit den Kunden vermeiden, die natürlich auf korrekt signierte Rechnungen bestanden, um selbst ihr Recht auf Vorsteuerabzug geltend zu machen. Der Gesetzgeber hat dieser wirklichkeitsfremden Situation Rechnung getragen, indem er das Umsatzsteuerrecht entsprechend geändert und die Signaturpflicht aufgehoben hat. Heutzutage reicht eine sachgerechte Prüfung der Eingangsrechnungen aus, die jedoch im eigenen Interesse selbstverständlich sein sollte.
