Der überwiegende Teil der Geschäftskorrespondenz wird heutzutage über E-Mail abgewickelt. Dieser Onlineweg ist effizient, schnell und zeitsparend. Aus diesem Grund sind die virtuellen Posteingänge in den Betrieben jeden Tag buchstäblich randvoll. Hinzu kommen noch viele Spams und andere unerwünschte Werbemails. Es ist nicht einfach, bei dieser großen Anzahl an Mails den Blick für das Wesentliche zu entwickeln. Darum ist es wichtig, dass Sie den Betreff Ihrer Mails so kurz wie nötig, aber so aussagekräftig wie möglich formulieren. Der Adressat muss in der Lage sein, anhand des von Ihnen gewählten Betreffs den Inhalt und die Dringlichkeitsstufe Ihrer Mail zu erkennen. Der Königsweg ist jedoch nicht, dass Sie die Priorität Ihrer Mails ausschließlich auf „hoch“ setzen. Damit bewirken Sie in der Regel genau das Gegenteil bei Ihrem „virtuellen Gegenüber“. Der Empfänger entwickelt schnell eine Abneigung gegen diese Prioritätseinstufung, weil zehn weitere Versender die gleiche Taktik nutzen. Im Endeffekt schiebt der Adressat Ihre Mail in seiner Bearbeitungspriorität weit nach hinten, denn alle Mails können schließlich nicht immer wichtig sein.
Versetzen Sie sich in die Lage Ihres Mail-Adressaten und berücksichtigen Sie, dass er wahrscheinlich ähnlich wenig Zeit hat wie Sie. Er wird genau wie Sie bei der Bearbeitung seiner Mails Prioritäten setzen, da er die große Anzahl an eingehenden Mails nicht auf einmal bewältigen kann. Vergeben Sie aussagefähige Titel, die mit wenigen Worten das Thema beschreiben. Verwenden Sie Prioritäten wie „eilt“ oder „Deadline“ nur, wenn die Sache wirklich eilig ist. Eilig ist eine Angelegenheit nicht unbedingt, wenn nur Sie selbst Wert auf eine umgehende Bearbeitung legen, um die Sache schnell von Ihrem Schreibtisch zu bekommen, tatsächlich jedoch ein größeres Zeitfenster zur Verfügung steht. In diesem Fall versehen Sie Ihren Betreff neben Angabe des Themas mit dem Vermerk „eilt nicht“ oder „nicht dringend“. Vergeben Sie eilige Prioritäten ausschließlich dann, wenn Fristen mit der Bearbeitung Ihrer Mails verbunden sind. Solche Fristen können offizielle Fristen zur Einreichung von Unterlagen bei Gerichten oder staatlichen Behörden sein, die Einreichung von Unterlagen zur Erstellung eines Flyers bei einer Werbeagentur oder die Abgabe eines Angebotes bei einer offiziellen Auftragsausschreibung. Derart wichtige Angelegenheiten dulden keinen Aufschub, denn einmal verpasst, ist die Frist weg und damit auch der Auftrag oder die gedruckten Flyer, die zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigt werden. Ob Ihre Mail eilig ist oder nicht, begehen Sie nicht den Fehler einer schwammigen Formulierung wie zum Beispiel „Ein Frage“, „Anfrage“ oder „Bitte um Bearbeitung“. Derartig allgemein gehaltene Betreffs besitzen keine Aussagefähigkeit und der Adressat kann sich kein Bild davon machen, worum es sich handelt. Schlimmstenfalls hält der Empfänger Ihr Anliegen für eine Spam-Mail, da diese oft mit wenig aussagefähigen Betreffzeilen versehen werden.
„Eilt – Flyerdruck Deadline 01.02.2015“
„Flyerdruck – Abgabe der Unterlagen 01.02.2015“
„Eilt – gerichtliche Frist Einreichung Unterlagen 01.03.2015“
„Priorität hoch – Abgabe Unterlagen Steuerbehörde 15.02.2015“
Auf diese Weise erkennt Ihr virtuelles Gegenüber die Prioritätsstufe, den Inhalt Ihrer Mail und die Fristsetzung zur Bearbeitung auf einen Blick.
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, den ganzen Inhalt Ihrer Mail im Betreff unterzubringen. Das hört sich unwahrscheinlich an, ist aber möglich. Rein technisch gesehen können Sie den gesamten Inhalt Ihrer Mail in die Betreffzeile zu kopieren. Der Empfänger sieht diesem Fall einen großen Teil Ihrer Mail bei Anklicken der Betreffzeile. Von dieser Variante sollten Sie jedoch nur Gebrauch machen, wenn Sie den Empfänger besser kennen und bereits ein persönlicher Kontakt stattgefunden hat. Ihr „Mail-Partner“ erhält auf diese Weise eine im Textfeld leere Mail, die durchaus unhöflich wirken kann. Sie können den Betreff Ihrer Mail bei persönlichem Kontakt auch etwas länger gestalten, um die Aufmerksamkeit Ihres Gegenübers auf sich zu lenken. Sie geben in diesem Fall nicht nur das Thema und Fristen an, sondern versehen Ihre Betreffzeile mit zusätzlichen Untertiteln oder Zwischenüberschriften, die Sie auch in dem Mail-Text verwenden. Diese weiteren Angaben dienen einer kurzen Zusammenfassung.
„Eilt – Einreichung der Unterlagen bei der Steuerbehörde 01.02.2015. Einkommenssteuerklärung Mandant Meyer – Nachreichung Unterlagen XY“.
„Priorität hoch – Angebotsabgabe bis zum 01.03.2015. Auftragsausschreibung Firma Müller Krankenhausbau“.
„Einreichung der Unterlagen bei Gericht bis zum 01.02.2015. Scheidungssache Meyer/Meyer – Klärung Sorgerecht Kinder“.
Sie sind nicht nur Sender, sondern auch Empfänger von Mails mit wenig aussagefähigen Betreffzeilen. Um diese Mails nach Priorität oder Themen zu ordnen, haben Sie die Möglichkeit, den Betreff selbst zu ändern. Nach dem Öffnen der Mail klicken Sie die Betreffzeile an und ändern dort den Text so aussagefähig wie Sie ihn wünschen. Nach dem Schließen bestätigen Sie die Änderungen mit „Änderungen speichern ja“ und die Mail verbleibt mit dem geänderten aussagefähigen Betreff in Ihrem Account.
