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Herausforderung Firmenumzug: Präzise Planung ist wichtig

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Firmenumzug

Bei einem Firmenumzug gibt es einiges mehr zu beachten als bei einem privaten Umzug. Denn nicht Couch, Bett, Töpfe und Zimmerpflanzen müssen mitziehen, sondern Dutzende Mitarbeiter, Büromöbel, teure technische Geräte und sensible Daten in Akten und auf den Rechnern. Zu einem Firmenumzug gehören bürokratische Erledigungen, ein reibungsloser und schneller Transport des Inventars und die Einrichtung der neuen Arbeitsräume. Professionelle Umzugsfirmen nehmen den Unternehmen viel Arbeit ab. Eine präzise Planung ist dennoch unerlässlich.

To-dos vor dem Umzug

Diese Dinge sollten Firmen vor dem Umzugstermin bedenken und organisieren:

    • möglichst viel Zeit für die Organisation des Umzugs einplanen
    • Mitarbeiter in die Umzugspläne einbeziehen: Große Firmen müssen einen Informationsbrief herausgeben, der die Mitarbeiter über die Veränderungen informiert
    • alten Mietvertrag rechtzeitig kündigen
    • Termin für die Schlüsselübergabe mit dem Vermieter vereinbaren
    • Umzugsunternehmen für den Transport beauftragen
    • Kunden und Geschäftspartner informieren und evtl. eine Notfallnummer einrichten, über die Ansprechpartner während des Umzugs erreichbar sind
    • Handwerker für die Renovierungsarbeiten am alten und/oder neuen Standort beauftragen
    • Nachsendeantrag bei der Post stellen
    • die Einrichtung der neuen Räumlichkeiten planen
    • EDV-Anlagen am neuen Standort installieren lassen

Umzugsunternehmen beauftragen

Ein Firmenumzug ist eine Mammutaufgabe, die es in kürzester Zeit und reibungslos zu bewältigen gilt. Der Aufwand variiert je nach Unternehmensgröße und Standortwechsel. Ein professionelles Umzugsunternehmen zu beauftragen, das auf Firmenumzüge spezialisiert ist, kann den Aufwand minimieren. Bestenfalls können die Mitarbeiter sich dann weiterhin ihrer Arbeit widmen. Um einen Arbeitszeitausfall zu vermeiden, legen Firmen den Umzugstag am besten auf ein Wochenende.

Umzugsfirmen gibt es wie Sand am Meer. Unter dieser Adresse können Unternehmen nach zuverlässigen Umzugsfirmen für ihren Firmenumzug suchen: www.umzug.org. Manchmal muss auch ein Möbellift angemietet werden, um besonders sperrige und schwere Objekte nach oben zu befördern. Auch darum sollten sich Firmen rechtzeitig kümmern, denn andernfalls sind diese Geräte zum Wunschtermin bereits alle verliehen.

Firmenumzug in Eigenregie

Ein Umzug mithilfe professioneller Umzugshelfer spart Zeit und Nerven, kann jedoch teuer werden. Viele Firmen wollen den Umzug an kein Fremdunternehmen delegieren – sei es, um Kosten zu sparen, oder weil sie keine fremden Personen an ihre Geräte, Akten und Möbel heranlassen möchten. Ein frisch gegründetes Start-up, das innerhalb eines Ortes umzieht, wird eher den kompletten Umzug selbst in Angriff nehmen als ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitern, das seinen Standort in eine andere Stadt verlegt.

Für den Umzug in Eigenregie wird meist die tatkräftige Unterstützung der Mitarbeiter und Kollegen benötigt. Doch während diese Umzugskartons packen und Kisten schleppen, kann das normale Tagesgeschäft nicht weiterlaufen. Außerdem sollte jeder Firmenchef bedenken, dass private Umzugshelfer im Gegensatz zu professionellen Möbelpackern für eventuell entstehende Schäden nicht haften. So kann der Umzug dann doch teurer ausfallen als erwartet. Andererseits kann ein Umzug eine willkommene Abwechslung für die ganze Firma sein, wenn er als eine Art Teamevent organisiert wird und Spaß bringt. Die gemeinsame Aktivität bringt die Leute miteinander in Kontakt und fördert den Zusammenhalt.

Das ist bei einem selbstorganisierten Umzug außerdem noch wichtig:

    • genauen Ablaufplan erstellen
    • jeder hat und kennt seine Aufgabe
    • sicherstellen, dass Unbefugte während des Umzugs keinen Zugang zu Kisten haben
    • einen Umzugswagen rechtzeitig anmieten
    • für Getränke und Verpflegung sorgen

Bürokratische Aufgaben – Checkliste

Der Umzug eines Unternehmens bringt eine Reihe von bürokratischen Pflichten mit sich, die fristgerecht erledigt werden müssen. Dazu gehören Mitteillungen an wichtige Behörden und Institutionen:

    • Gewerbeamt informieren
    • Handelsregisteranmeldungen vornehmen
    • Finanzamt informieren
    • Sozialversicherungsträger benachrichtigen
    • Berufsgenossenschaft informieren
    • IHK informieren
    • Steuerberater und Rechtsanwälte informieren
    • Bundesagentur für Arbeit benachrichtigen, sofern eine Zusammenarbeit besteht
    • Banken und Versicherungen informieren
    • Geschäftspapiere anpassen
    • Impressum auf der Website anpassen
    • Beitragsservice des öffentlich-rechtlichen Rundfunks informieren
    • Kraftfahrzeuge ummelden
    • EORI-Nummer Stammdatenänderung mitteilen

Die IHK-Berlin hat eine Checkliste für Unternehmer zusammengestellt, in der alle Punkte ausführlich erläutert werden.

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