Um Steuerbetrug zu vermeiden, erneuert das Finanzministerium immer wieder die Kassensicherheitsverordnung (kurz: KassenSichV), um dem technischen Wandel gerecht zu werden und auf dem neusten Stand der Dinge zu sein. Nach Schätzungen entgehen dem Staat allein in der Gastronomie rund 10 Milliarden Euro Steuern jährlich, weil Kassendaten sehr leicht im Nachhinein veränderbar sind und so manipuliert werden können. Das soll sich nun ändern. Die neue Verordnung wurde bereits 2016 verabschiedet – bis 2020 sollen nun alle Kassen auf den neusten Stand gebracht worden sein. Wer danach noch eine nicht aufgerüstete Kasse verwendet, macht sich strafbar (beachten Sie die Übergangregelung). Das Ziel dabei ist mehr Transparenz. Oftmals reicht es aus, die alten Systeme auf- oder nachzurüsten. Nur in wenigen Fällen ist ein komplett neues Kassensystem notwendig.
Die Kassensicherheitsverordnung regelt alle Kassenvorgänge und in welchen Fällen Sie zum Tragen kommt. Ausgenommen von der KassenSichV sind offene Bargeldkassen. Diese sind nicht verboten und entziehen sich der KassenSichV. Die KassenSichV legt fest, welche Kassenvorgänge gespeichert werden müssen. Außerdem wird das Format für die Speicherung festgelegt, sodass die Daten einheitlich ausgelesen werden können. Neben dem Format ist in der Verordnung auch akribisch festgehalten, welche Daten gespeichert werden müssen. Dazu gehören der Zeitpunkt des Vorgangbeginns, eine eindeutige und fortlaufende Transaktionsnummer, die Art des Vorgangs, die Daten des Vorgangs, die Zahlungsart, den Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung oder des Vorgangsabbruchs, einen Prüfwert. Zusätzlich regelt die Verordnung die automatische Weitergabe von Daten an das Finanzamt und die technische Schnittstelle hierfür. 2017 wurde dem Finanzamt in einer Erweiterung der Verordnung, das Recht eingeräumt unangekündigt zur Kassenkontrolle kommen zu dürfen.
Neu in der KassenSichV ab 2020 ist die Verpflichtung bestehende Kassensysteme nachzurüsten. Neben ein paar Kleinigkeiten, wie Formatänderungen und Regelungen, was gespeichert werden muss, müssen alle Kassen (offene Bargeldkasse ausgenommen) fortan eine weitere Sicherheitsstufe benötigen.
Diese wird durch ein separates Bauteil in Kassen umgesetzt oder eine externe Software Instanz. Diese „technische Sicherheitseinrichtung“ (TSE) sorgt - vereinfacht gesagt - dafür, dass die „Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung“ (GoBD) eingehalten werden. Dadurch wird sichergestellt, dass Buchungen nicht gelöscht werden können. Außerdem wird dadurch gewährleistet, dass alle Buchungen, wie Fehler und Stornos in ihrer zeitlichen Reihenfolge nachvollziehbar bleiben. Die Richtlinien für das neue Bauteil wurden vom Bundesinstitut für Sicherheit definiert. Anhand dieser Richtlinien haben mehrere Firmen einen Zertifizierungsprozess durchlaufen und bieten heute die notwendigen Bauteile für die Umrüstung an. Zu diesen Teilen gehört die Schnittstelle zum Finanzministerium, ein Speichermedium für das Speichern der Daten und ein Chip, der die Vorgänge regelt.
Neben der physischen Installation ist es auch möglich die zusätzlichen Sicherheitsrichtlinien mit einer Software sicherzustellen. Dies ist explizit auch über eine cloud-basierte Anwendung zugelassen. Sollte diese Option für Kassen verwendet werden, ist es aber notwendig, dass die Kasse ununterbrochen mit dem Internet verbunden ist. Dies stellt für iPad Kassensysteme im großen Gastrobetrieb durchaus ein Problem da, wenn das WLAN Netz nicht flächendeckend verfügbar ist.
Neben der TSE verpflichtet die neue KassenSichV auch dazu, dass alle Registrierkassen für jeden Vorgang einen Beleg ausstellen können müssen, in elektronischer oder Papierform. Außerdem müssen ab dem 01.01.2020 alle neuen Kassen binnen eines Monats beim zuständigen Finanzamt gemeldet werden.
Selbstverständlich gelten die GoBD weiterhin. Die neue Verordnung ist vielmehr eine Erweiterung von diesen Grundsätzen und wird dadurch auch sichergestellt. Die TSE sorgt dafür, dass alle Kassenvorgänge im korrekten Format für die GoBD gespeichert werden. Das sollten alle Kassen nach einer Verordnungsänderung von 2017 ohnehin bereits tun, die TSE stellt aber sicher, dass die Daten garantiert richtig gespeichert werden und bildet somit eine weitere Kontrollinstanz – insbesondere vor dem nachträglichen verändern der Daten.
Grundsätzlich gilt, dass alle Kassen, die zwischen 2010 und 2020 gekauft wurden und nicht nachrüstbar sind, noch bis Ende 2022 verwendet werden dürfen. Ausgenommen sind Kassen, die vor 2010 gekauft wurden und Kassen, die grundsätzlich nachrüstbar sind. Wenn die Kasse grundsätzlich nachrüstbar ist, dann muss diese ab dem 01.01.2020 nachgerüstet sein, ansonsten macht man sich durch weitere Verwendung strafbar. Da die Umrüstung allerdings unter Umständen sehr einfach machbar sein wird, wird diese Regelung nur sehr wenige Kassen betreffen. Es ist also nicht ratsam auf diese Option zu setzen.
Die Umsetzung der 2016 auf den Weg gebrachten neuen Verordnung ist auf jeden Fall ein guter und wichtiger Schritt der Bundesregierung im Kampf gegen Schwarzgeld und Steuerhinterziehung. Auch wenn die Verordnung in einzelnen Punkten stark in der Kritik steht, so ist es trotzdem ein Schritt in die richtige Richtung. Wir empfehlen Ihnen beim Kauf einer neuen Kasse oder eines neuen Kassensystems darauf zu achten, dass das System oder die Kasse bereits mit der neuen Verordnung konform ist. Wenn Sie bereits eine Kasse oder ein Kassensystem besitzen, sollten Sie sich unverzüglich informieren, wie Sie diese auf den Stand der Dinge bringen können. Die neue Verordnung ist nicht nur eine Last und Bürde für die Geschäftswelt. Sie bringt auch eine neue Klarheit und Transparenz in die Dinge und macht dadurch viele Dinge übersichtlicher. Da alle Daten gleich vollkommen korrekt gespeichert werden, erleichtert das neue System auch aufwändige Arbeit in der Buchführung, welche bislang angefallen ist, um die Daten für das Finanzamt in die richtige Form zu bringen. Außerdem wollen wir noch einmal daran erinnern, dass die neue Verordnung nicht nur eine TSE fordert, sondern auch die Kassenmeldepflicht einführt. Denken Sie also daran, alle Ihre Kassen gesetzeskonform zu melden, um keine unangenehmen Busgelder in Kauf nehmen zu müssen.
