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Kaufratgeber Buchhaltungssoftware – Welches Programm passt zu mir?

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Buchführungsprogramme

Die Buchhaltung ist nicht gerade die Lieblingsbeschäftigung von Unternehmern. Sie ist meistens mit einer Menge Arbeit und einem großen Zeitaufwand verbunden. Viele Gründer stehen am Anfang vor der Schwierigkeit, dass das Thema Buchführung für sie ein Buch mit sieben Siegeln zu sein scheint und sie Angst haben, Fehler zu machen. Normalerweise würde sich eine Firma für einen Steuerberater entscheiden. Da aber gerade Start-Ups am Anfang ihrer Karriere nur über ein begrenztes Budget verfügen, ist ein Experte meistens zu teuer. Doch was ist die Alternative? Richtig, eine Buchhaltungssoftware für kleine und mittelständische Unternehmen, die auch Laien sicher durch die verschiedenen Vorgänge führt. Was ein solches Programm können muss und welches besser zu dir passt, verraten wir dir jetzt!

Welche Kriterien muss eine Buchhaltungssoftware erfüllen?

Generell sollte die Entscheidung für oder gegen eine Buchhaltungssoftware nicht vorschnell getroffen werden. Sonst stellst du nach dem Kauf womöglich fest, dass sie deinen Anforderungen doch nicht entspricht. Gerade für Anfänger ist es schwer, die richtige Buchhaltungssoftware zu finden. Achte daher unbedingt auf folgende Dinge:

  • Hilfestellungen, die es dir ermöglichen, auch ohne buchhalterische Vorkenntnisse das Programm leicht zu bedienen.
  • Geringe Einarbeitungszeit, denn als Unternehmer hast du meistens nicht die Zeit, dich über Stunden hinweg in die Software einzuarbeiten.

Relevant ist außerdem die Frage, ob du zu einer einfachen oder doppelten Buchhaltung verpflichtet bist. Als junges Start-Up reicht meistens eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) vollkommen aus. Wenn deine Firma allerdings zu wachsen beginnt, du höhere Gewinne generierst und somit für steigende Umsätze sorgst, wirst du dich über kurz oder lang mit der doppelten Buchhaltung inklusive Bilanz beschäftigen müssen. Der Funktionsumfang der Buchhaltungssoftware wächst dann selbstverständlich auch. Beziehe daher folgende Faktoren unbedingt in deine Kaufentscheidung mit ein:

  • Budget
  • Mitarbeiteranzahl
  • Firmenstruktur
  • Betriebsgröße

Viele Anbieter von Buchhaltungsprogrammen bieten im Vorfeld eine mehrtägige Testversion an. Wenn du dir unsicher bist, solltest du unbedingt verschiedene Softwares austesten. Dann siehst du sehr schnell, ob sie deinen Erwartungen entspricht. Kleine Entscheidungshilfe gefällig? Auf buchhaltungssoftware.com findest du einen detaillierten Ratgeber, der dir sicherlich viele Fragen beantworten kann.

Was muss eine Buchhaltungssoftware können?

  • Buchführung

Eine fehlerfreie Einnahmen-Überschuss-Rechnung sowie die doppelte Buchhaltung inklusive Bilanz ebenso wie Gewinn- und Verlustrechnung sollten für das Programm kein Problem darstellen. Mit der Buchführung buchst du alle Geschäftsvorfälle (Ein- und Ausgänge).

  • Mahn- und Rechnungswesen

Die Software sollte mitteilen, wenn Rechnungen nicht beglichen oder Zahlungseingänge nicht verzeichnet wurden. Durch eine voreingestellte Historie wird es dir ermöglicht, stets auf dem Laufenden zu bleiben und gegebenenfalls zeitnah Mahnungen an die betreffenden Personen zu verschicken. Das Mahnwesen ist normalerweise im Rechnungswesen integriert. Diese Funktion hilft dir dabei, durch angelegte Masken deine Rechnungen zu schreiben und zu verschicken.

  • Lohn- und Gehaltsabrechnung

Spätestens, wenn du Mitarbeiter einstellst, wirst du diese Funktion brauchen. Denn es gilt schließlich nicht nur monatlich die Gehälter zu zahlen, sondern ebenfalls die Sozialabgaben und Steuern abzuführen.

  • Schnittstelle zu DATEV und ELSTER

Der Datenaustausch mit DATEV und ELSTER ist wichtig, weil du deine Steuererklärung direkt ans Finanzamt oder gegebenenfalls später an einen Steuerberater schicken kannst. Da du außerdem dazu verpflichtet bist, eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abzugeben, kannst du das ausgefüllte Dokument ebenfalls problemlos versenden.

  • Online-Banking

Der automatische Import der Kontoauszüge erleichtert dir die Arbeit und spart Zeit. Außerdem hast du durch die Online-Banking-Funktion die Möglichkeit, regelmäßig abgehende Rechnungen vorzukontieren.

Fazit

Der Kauf einer Buchhaltungssoftware ist Geschmackssache. Entscheide dich für ein Programm, mit dem du dich wohlfühlst und welches deinen Anforderungen entspricht bzw. deine Kriterien erfüllt. Die perfekte Software gibt es nicht. Lass dich idealerweise ausführlich beraten – vor allem dann, wenn du noch unsicher bei der Buchführung bist. Die oben genannten Funktionen sollten aber auf jeden Fall vorhanden sein, denn sie zählen in der Regel zur Basis einer Buchhaltungssoftware.

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