Unser Berufsalltag ist gespickt mit Uneindeutigkeiten. Ein Kollege geht an uns vorbei und nuschelt schnell etwas dahin und erwartet, dass wir das verstehen. Wieder ein anderer Kollege drückt sich ständig unklar aus. „Mittwoch wäre ein idealer Tag für eine Besprechung“. Er wirft diese Bemerkung in den Raum, sagt aber nichts weiter. Wir stehen nun da und fragen uns, ob die Besprechung wohl am Mittwoch stattfinden wird oder nicht. Dann stellt er fest, dass der Toner im Faxgerät alle ist. Mehr sagt er nicht. Erwartet er nun von Ihnen, dass Sie den Toner auswechseln, wird er diese Aufgabe selbst übernehmen, oder beauftragt er einen Lehrling damit? Uneindeutigkeiten führen zu Mehrdeutigkeiten und geben Raum zur Interpretation, zur Fehlinterpretation und zu Spekulationen. Der Empfänger dieser undeutlichen Nachrichten fängt nun an, über das Gesagte nachzudenken und alle möglichen Szenarien durchzuspielen. Das führt zu Ablenkung, Unaufmerksamkeit und unkonzentrierter Arbeit. Um diese Unannehmlichkeiten zu vermeiden, drücken Sie sich immer klar und verständlich aus, formulieren Sie Ihre Bemerkungen so, dass sie abschließend sind und keinen Raum für Fehlinterpretationen lassen. Sind Sie selbst Empfänger solcher undeutlichen Nachrichten, fragen Sie ganz gezielt nach: „Entschuldigen Sie, ich habe gerade nicht genau verstanden, was Sie gesagt haben. Können Sie mir Punkt B noch einmal erläutern?“ Sie fordern Ihr Gegenüber damit auf, konkret auf Sie zu reagieren und Ihnen eine Antwort zu geben, die keinen Raum für Spekulationen lässt. Ihr Gegenüber hat nun keine Gelegenheit mehr, sich in Zweideutigkeiten und unklare Aussagen zu flüchten.
Vermutungen und Annahmen sind falsche Freunde, sowohl privat als auch beruflich. Auch sie geben Anlass zu Spekulationen, lassen Freiräume für Fehlinterpretationen, sorgen für Missverständnisse und Verärgerung. Bemerken Sie so eine Situation, steuern Sie gleich gegen und fragen nach, wie Ihr Gesprächspartner dieses oder jenes wohl gemeint hat, anstatt sich aus falsch verstandener Höflichkeit zurückzuziehen. Manchmal reagieren unsere Mitmenschen anders, als wir das erwarten, ohne dass sie sich dieser Missstimmung bewusst sind. Sprechen wir unser Gegenüber darauf an und teilen ihm unsere Gedanken mit, sagen sie oft: „Ich wusste ja gar nicht, dass Du so darüber denkst, da wäre ich nie drauf gekommen. Warum hast mir das nicht schon eher gesagt?“ Immer, wenn man etwas vermutet, liegt man meistens daneben. Zu oft machen wir den Fehler, nicht über unseren eigenen Tellerrand hinauszuschauen und gehen automatisch davon aus, dass unsere Mitmenschen schon die gleichen Gedanken haben werden wie wir selbst. Auch nehmen wir an, dass unsere Mitmenschen genauso so reagieren, wir selbst. Wir beziehen automatisch von uns auf andere, so wie wir die Welt sehen, ist das richtig. Genau damit liegen wir meistens falsch und wundern uns dann, wenn unsere Mitmenschen uns falsch verstehen oder sogar mit Ablehnung reagieren.
Versetzen Sie sich in Ihre Mitmenschen hinein, betrachten Sie Ihre Umwelt nicht ausschließlich subjektiv, sondern auch objektiv. Fragen Sie sich, was Ihre Mitmenschen denken und hinterfragen Sie Ihre Kommunikation regelmäßig selbstkritisch. Nehmen Sie bestimmten Situationen die Schärfe, indem Sie Wörter und Redewendungen vermeiden, die sich nach Vorwurf und Verurteilung anhören. Anstatt Ihr Gegenüber direkt mit „Sie haben gestern Abend vergessen, die Bürotür abzuschließen“, sagen Sie lieber: „Ich glaube, Sie haben gestern Abend vergessen, die Bürotür abzuschließen“. Oder: „Kann es sein, dass Sie vergessen haben, die Bürotür abzuschließen?“ Diese Einleitungen am Satzanfang nehmen Ihrer Feststellung den Vorwurf und die Härte. Auch Einleitungen wie „meiner Meinung nach“ oder „Ich denke, dass …“ wirken sympathischer und weniger belehrend. Die Engländer haben für solche Situationen eine gute Lösung. Sie sagen regelmäßig „I was wondering, if …“, „kann es sein, dass“ oder „may I“, „darf ich“, „would you?“, „würden Sie … “. Ein bisschen Höflichkeit an der richtigen Stelle bringt Sie garantiert weiter, wobei der Ton die Musik macht.
