Bereits vor Aufnahme einer selbständigen Tätigkeit fallen Kosten an, die im Zusammenhang mit der anstehenden Existenzgründung stehen. Nicht selten sind die Kosten so hoch, dass sich die Frage stellt, ob und wie sie sich bei der Steuererklärung geltend machen lassen. Welche Kosten zu den Kosten vor der Gründung gehören und wie sie sich steuerlich ansetzen lassen ist jetzt Thema.
Kosten vor der Gründung sind die Kosten, die in der Planungsphase vor der formalen Existenzgründung stehen. Angehende Unternehmer sollten deshalb sämtliche Belege sammeln, die im Zusammenhang mit der geplanten Selbstständigkeit stehen. Typische Kosten vor der Gründung sind diese:
Prinzipiell sind noch viele weitere Kosten berücksichtigungsfähig – fast alle, die in einem laufenden Betrieb auch anfallen würden. Ein Blick ins Einkommensteuergesetz, Paragraf 4 Absatz sagt dazu folgendes aus:
„Betriebsausgaben sind die Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind.“
Über den Leistungsinhalt oder den Zeitpunkt der Ausgabe ist im Einkommensteuergesetz nichts näher geregelt. Das bedeutet, dass im Grunde alle Kosten, die im Zusammenhang mit der angestrebten Selbstständigkeit stehen, absetzbar sind. Auch der Zeitpunkt der Aufwendung spielt im Prinzip keine Rolle. In der Praxis akzeptieren Finanzbehörden Vorlaufzeiten von 2 bis 3 Jahren. Doch mit Blick auf die Formulierung im Einkommensteuergesetz könnten die Vorlaufzeiten sogar noch länger sein. Allerdings sollte es dann im Einzelfall gute Erläuterungen geben, die es dem Finanzbeamten leicht machen, die langfristigen Vorlaufkosten als vorweggenommene Betriebsausgaben zu akzeptieren.
Im Prinzip muss für jeden als geschäftlich deklarierten kostenbehafteten Vorgang ein Beleg vorgelegt werden, damit das Finanzamt die Ausgaben anerkennt. Doch falls es dazu kommt, dass zu betrieblich veranlasste Kosten kein Beleg zu finden ist, sind ausnahmsweise Eigenbelege gestattet. Ein Eigenbeleg ist eine Notlösung, nicht die Regel! Bei einer späteren Betriebsprüfung könnte es geschehen, dass die Eigenbelege gestrichen werden.
Wer die Belege sammelt und organisiert, ist langfristig gesehen auf der sicheren Seite.
Wie soeben erwähnt sind prinzipiell alle Kostenarten steuerlich absetzbar, soweit sie im Zusammenhang mit der angestrebten Selbstständigkeit stehen. Dazu gehören auch Kredit- und Finanzierungskosten. Dabei spielt es keine Rolle, ob ein Kredit als Sofortkredit, Kredit ohne Schufa oder als regulärer Ratenkredit aufgenommen wurde. Ausschlaggebend ist die Verbindung des Kredits zu der erwünschten Selbstständigkeit.
Abzugsfähig sind später die Zinsen nebst Kreditbeschaffungskosten. Die Tilgung selbst ist nicht absetzbar. Um einen unmissverständlichen Nachweis zu erbringen, dass der aufgenommene Privatkredit für die durch den Betrieb veranlassten Betriebsausgaben (siehe § 4 EstG) genutzt wurde, sollten angehende Selbstständige ein eigenes Konto dafür eröffnen und die Zahlungen entsprechend über das gesonderte Konto führen. Auch ist es ratsam, für Barausgaben ein Kassenbuch zu führen. Auf diese Weise lässt sich später beim Finanzamt klar belegen, dass der Kredit betrieblich veranlasst aufgenommen wurde und die Kosten entsprechend steuerlich wirksam geltend gemacht werden können.
Auf Rechnungen und Quittungen ist die enthaltene Mehrwertsteuer in den allermeisten Fällen ausgewiesen. Diese Mehrwertsteuer lässt sich später vom Finanzamt zurückholen, wenn auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet wird. Der Beitrag zur Kleinunternehmerregelung erklärt, was dahinter steckt. Achtung: Ab 01.01.2020 gelten neue Grenzbeträge. Die Freigrenze von 17.500 Euro wird auf 22.000 Euro angehoben.
Auch bei der Geltendmachung des Vorsteuerabzug gibt es keine bestimmte Frist. Paragraf 15 Umsatzsteuergesetz sagt lediglich aus, dass zum Vorsteuerabzug eine Lieferung oder Leistung erbracht worden sein muss. Ist das der Fall, lässt sich die Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen und zwar auch Jahre später.
Selbst, wenn die Planungsphase nicht zum gewünschten Erfolg führt, also die Gründung des Betriebs nicht vorgenommen wird und keine Umsätze erzielt werden, lassen sich die Kosten steuerlich ansetzen. Gleiches gilt auch für die Vorsteuer. Das funktioniert aber nur dann, wenn der Steuerpflichtige seine Absicht beweisen kann. Die Ernsthaftigkeit der Gründungsabsichten müssen plausibel erklärt werden. Dazu müssen Erläuterungen gemacht werden, warum welche Ausgaben zu welchem Zweck erfolgt sind. Auch ist zu erklären, warum es nicht zu einer Gründung gekommen ist.
Damit das schnell und unkompliziert gelingt, sollte die Kommunikation aufgezeichnet und abgelegt werden. Das lässt sich digital wunderbar mit einem passenden E-Mail Client erledigen oder aber über die Ablage von Dokumenten in der Cloud oder lokal. Es ist ratsam, eine logische Ordnerstruktur anzulegen, in der die digitale Post genauso abgelegt wird, wie in einem typischen Büro-Organisationssystem. So findet man sich schnell zurecht und kann zusammenhängende Kommunikation als Nachweis für Aktivitäten mit geschäftlichen Hintergründen präsentieren.
Wie oben erwähnt ist es ausnahmsweise möglich, einen Eigenbeleg zu erstellen, falls die Originalbelege abhandengekommen sind. Die formalen Anforderungen an die Belege für vorweggenommenen Betriebsausgaben unterscheiden sich in nichts von den formalen Anforderungen, die sie im Rahmen eines laufenden Betriebs erfüllen müssen. Die grundlegenden Anforderungen schreibt Paragraf 14 Absatz 4 Umsatzsteuergesetz vor. Folgende Checkliste zeigt, was bei der Rechnung Eingangsprüfung zu berücksichtigen ist:
Bei Rechnungen unter 250 € greifen bestimmte Vereinfachungsregeln. Hier reicht es, wenn auf dem Beleg Name und Adresse des Lieferanten steht, dass Ausstellungsdatum, die Menge und die handelsübliche Bezeichnungen der gelieferten Artikel oder Dienstleistungen sowie der Steuersatz ausgewiesen werden.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Kosten vor dem Termin der eigentlichen Geschäftsgründung formal so behandelt werden sollten, wie nach der Geschäftsgründung. Für Privatpersonen in der Vorbereitungsphase gilt, dass sie sich in Punkto Belege und Kosten bereits so verhalten, als wären sie selbstständig. Dann lassen sich die Kosten später unmissverständlich einordnen und als vorweggenommene Betriebsausgaben sogar Jahre später betrieblich geltend machen.
Interessant, dass auch Kosten für nicht erfolgte Gründungen steuerlich absetzen kann, wenn die Absicht vorhanden war. Schade, dass ich damals noch keinen Steuerberater hatte. Ich war mal in der Situation, in der ich eine Gründung vorbereitet hatte, diese jedoch dann aus privaten Gründen nicht vollzogen hatte.