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Liquidität im Griff: Zahlungsströme steuern

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Fehlende Liquidität
Ein häufiger Grund, der junge Unternehmen in den ersten drei Jahren scheitern lässt, ist fehlende Liquidität.

Für Selbstständige, Freiberufler und Unternehmen jeder Rechtsform hat Liquidität oberste Priorität. Liquide zu sein bedeutet zahlungsfähig zu sein. Wer nicht zahlungsfähig ist, dem droht im schlimmsten Fall die Insolvenz – so ließe sich die Wichtigkeit des gesunden Geldflusses auf eine kurze Formel herunterbrechen. Gerade wenn mit jedem Cent gerechnet werden muss, ist der Überblick über die Zahlungsströme ganz entscheidend. Mit zwei Konten lässt sich eine Grundordnung installieren, die sich später weiter ausbauen lässt.

Geschäftskonten sorgfältig auswählen

Es gab Zeiten, da haben Filialbanken vergleichsweise hohe Gebühren gefordert und das unabhängig von der Rechtsform, in der ein Geschäft betrieben wurde. Geschäftskunden wurden zur Kasse gebeten und hatten keine Alternative. Banken begründeten das mit der deutlich höheren Anzahl von Kontenbewegungen. Die Kostenstrukturen haben sich inzwischen verändert, genauso wie die technischen Möglichkeiten. Wir heute ein Geschäftskonto sucht, hat zudem eine wesentlich größere Auswahl als noch vor wenigen Jahren. Gründer und etablierte Unternehmen können generell zwischen mehreren Anbietern wählen und sich den Dienstleister aussuchen, der zu ihren Anforderungen passt. Ein Geschäftskonto Vergleich ist deshalb nicht nur im Zusammenhang mit der Gründung eines Unternehmens empfehlenswert. Es ist sinnvoll, von Zeit zu Zeit zu prüfen, ob die aktuellen Dienstleister noch zum Business und der Zukunftsplanung passen. Wächst ein Unternehmen, wachsen auch die Ansprüche an ein Konto. Ein regelmäßiger Vergleich gehört somit auf die Liste der wiederkehrenden Aufgaben.

Unternehmen im Bereich Financial Technologies (FinTech) entwickeln stets neue Lösungen und orientieren sich dabei an den Bedarf der jungen, mobilen Gesellschaft, für die die Digitalisierung ein zentraler Bestandteil des Geschäftsalltags ist. Auch deshalb sind aus den einstigen reinen Zahlungsverkehrskonten inzwischen vielfältig nutzbare Lösungen geworden, die weitere Optionen, wie zum Beispiel Rechnungsstellung, Buchhaltung oder die Anknüpfung eines Onlineshops, zur Verfügung stellen.

Warum ein einzelnes Konto am Anfang nicht reicht

Eine Firma mit nur einem einzigen Konto verliert schnell den Überblick über die Finanzen. Monatlich, quartalsweise oder jährlich wiederkehrende Zahlungen laufen genauso über das Konto, wie spontane Ausgaben und Investitionen. Wenn eine größere Anschaffung ansteht oder ein Kredit aufgenommen werden soll, ist nicht erkennbar, wie viel Geld eigentlich „übrig“ und wie viel Kredit zusätzlich nötig ist. Die Zahlungsströme sind stark miteinander verflochten, die Geschäftsvorfälle sind nicht sinnvoll voneinander getrennt. Mit einem zweiten Konto lässt sich die nötige Grundordnung schaffen.

Systematische Aufteilung auf zwei Konten verschafft Kontrolle

Die Eröffnung von zwei Konten bei ein und derselben Bank oder bei zwei verschiedenen Banken ermöglicht die Trennung der Zahlungsströme in zwei verschiedene Gruppen.

  1. Die erste Gruppe umfasst sämtliche Zahlungsvorgänge, die regelmäßig und planbar erfolgen. Das sind die Zahlungen, die über das Fixkostenkonto gesteuert werden. Dazu gehören zum Beispiel die Kosten für folgende Positionen:
    • Versicherungen
    • Telefonkosten
    • Miete/Pacht
    • Steuerberatungskosten/Buchführungskosten
    • Lizenzgebühren für Software
    • Lohnzahlungen
    • Lohnsteuerzahlungen
    • Kfz-Kosten
    • Zinskosten
    • Tilgungen
    • Steuern

 

Je knapper das Budget ist, desto genauer sollte die Aufstellung sein und kann deshalb durchaus auch Kostenpositionen umfassen, die lediglich wenige Euro pro Monat ausmachen. Gerade wenn das Geld knapp ist, zählt jeder Cent. Das gilt insbesondere dann, wenn die kontoführende Bank keine Überziehung duldet.

Auf dem ersten Konto können und sollen zudem Positionen erfasst werden, die lediglich alle paar Jahre zu Buche schlagen. Wenn beispielsweise alle drei Jahre neue Rechner oder andere Hardware gekauft werden muss, die Anschaffung eines Firmenwagens ansteht oder die alten Büromöbel gegen neue ausgetauscht werden sollen, können durch regelmäßige Einzahlungen auf das Konto die Kosten dafür über mehrere Jahre anteilig oder ganz angespart werden.

  1. Die zweite Gruppe betrifft ungeplante Ausgaben und Kostenpositionen, die ihrer Höhe und dem Zeitpunkt nach flexibel sind. Die Kostenpositionen sind nicht zwingend für den laufenden Betrieb erforderlich, sondern können ohne Schaden zeitlich verschoben werden. Dazu zählen zum Beispiel diese Positionen:
    • Teile des Bürobedarfs
    • Geschenke
    • Deko
    • Zeitschriften
    • zusätzliches Smartphone
    • Teile der Werbekosten
    • Sonstige Kosten

Im Prinzip ergibt sich die zweite Gruppe durch die detaillierte Aufstellung der Kostenpositionen für die erste Gruppe, denn alles, was nicht in die erste Gruppe gehört, ist Bestandteil der zweiten Gruppe.

Die Positionen jeder einzelnen Gruppe werden in eine Excel-Tabelle überführt. Jede Gruppe erhält eine eigene Aufstellung!

Aufstellung der Kosten
Über die detaillierte Aufstellung aller Kostenpositionen lässt sich ein Controlling einrichten.

Kostenkontrolle ergreifen heißt Liquidität planen

Die Kostenpositionen jeder einzelnen Gruppe werden aufgelistet und mit den folgenden Informationen ergänzt:

  • Zahlungstermin
  • Zahlungsbetrag
  • Zahlungsturnus
  • monatlicher Kostenanteil

Mithilfe dieser Informationen lässt sich feststellen, wie hoch der monatliche Fixkostenbetrag ist, der auf jeden Fall auf dem Fixkostenkonto gespart werden muss, um die planbaren Kosten langfristig bezahlen zu können. Anhand der Informationen lässt sich somit eine Liquiditätsplanung erstellen, die zum Beispiel die kommenden sechs oder zwölf Monate umfasst. Ein Auszug soll zeigen, wie das in der Praxis beispielhaft aussehen kann:

Verbindlichkeit Gesamtkosten Zahlungstermine Zahlbetrag jeweils monatlicher Anteil
Betriebshaftpflichtversicherung 1.200 € 1.1. und 1.7. 600 € 100 €
Rechtschutzversicherung 600 € 1.3. 600 € 50 €
Kfz-Steuern 800 € 1.1. 800 € 67 €
Kontoführungsgebühren 120 € quartalsweise (01/04/07/10) 30 € 10 €
Gesamtbetrag 2720 €     227 €

 

Die Aufstellung zeigt, dass mit einem Ansparbetrag von 227 € pro Monat die Gesamtkosten von 2720 € im Jahr abgedeckt werden.

Geldeingangskonto festlegen

Eine zentrale Frage dreht sich darum, welches Konto für die Umsatzeingänge gewählt werden soll.  Eine Möglichkeit ist, die Umsätze über das Konto  des Kreditinstituts zu steuern, bei dem später eventuell eine Kreditaufnahme geplant ist. Doch in Zeiten, in denen Unternehmer längst nicht mehr abhängig von einer einzigen Bank sind, sondern Angebote unterschiedlicher potenzieller Kreditgeber einholen können, ist das nicht zwingend nötig. Wichtig zu wissen: Die meisten Banken gewähren nach Ablauf eines gewissen Zeitraums Freiberuflern, Selbstständigen und Unternehmen einen Kontokorrentrahmen in Abhängigkeit von der Höhe der durchschnittlichen Geldeingänge pro Monat. Das könnte ein Kriterium für die Auswahl des Geldeingangskontos sein.

Das Geldeingangskonto ist gleichzeitig das Konto, über welches die Kosten der Gruppe zwei bezahlt werden. Von hier aus wird die monatliche Überweisung auf das Fixkostenkonto vorgenommen.

Ausbaumöglichkeit auf drei Konten

Ist es gelungen, die Zahlungsströme sinnvoll zu trennen und ist der monatliche Fixkostenbetrag für die wiederkehrenden Zahlungen bekannt, wird im Tagesgeschäft sofort klar, wie viel Geld aktuell frei zur Verfügung steht. Mit diesem Geld können entweder spontane Ausgaben getätigt werden oder – und das ist aus unternehmerischer Sicht zu empfehlen – das überschüssige Geld kann zur Stärkung der Firmen-Kapitaldeck auf einem Sparkonto zur Seite gelegt werden.

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