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Mobile Device Management – Mobile Geräte in Unternehmen sicher einsetzen und erfolgreich Kosten reduzieren

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Mobile Device Management

Mobile Geräte jeglicher Art sind fester Bestandteil im Unternehmensalltag. Ob Smartphones, Tablet-PCs, mobile Terminals und Drucker oder Barcodescanner – die Digitalisierung von Arbeitsabläufen nimmt flächendeckend zu und entwickelt sich durch modernere Technologien stetig weiter. Dabei werden mobile Geräte in nahezu allen Branchen eingesetzt – von der produzierenden Industrie, über die Logistik (Lager und Transport) bis hin zum Handel. Selbst im Gesundheitswesen ist die mobile Datenerfassung nicht mehr wegzudenken.

Auch Mobile Business ist in aller Munde. Moderne Unternehmen stellen ihren Mitarbeitern mobile Geräte für den geschäftlichen Bereich zur Verfügung oder es werden private Mobilgeräte im Arbeitsalltag genutzt – eine kostengünstigere Strategie entsprechend dem Prinzip BYOD (Bring Your Own Device), die jedoch auch Herausforderungen in Sachen IT-Sicherheit birgt. Nicht nur vor Ort im Betrieb, auch im Außendienst, Servicebereich oder in Notfällen sind Mitarbeiter erreichbar und erhalten jederzeit sowie ortsunabhängig Zugriff auf unternehmensinterne Daten und Informationen, wie zum Beispiel Dokumente, E-Mails oder Kundendaten. Unmengen von Daten werden erfasst, gespeichert, weiterverarbeitet und zentral zum Abruf bereitgestellt. Abläufe im Unternehmen werden so transparenter gestaltet und Fehlerquellen sowie Optimierungspotenziale aufgedeckt. Mitarbeiter profitieren ebenfalls von einer einfacheren Arbeitsweise, Zeiteinsparungen und mehr Flexibilität.

So vorteilhaft der Einsatz mobiler Geräte ist, so wichtig ist es aber auch, sich mit Fragen der Sicherheit auseinanderzusetzen. Sensible Unternehmensinformationen müssen geschützt und vertraulich behandelt werden. Mobile Geräte – gerade die privat und gleichzeitig geschäftlich eingesetzten – bergen hier Risiken und bedürfen daher einer zentral gesteuerten Verwaltung und Konfiguration. Je komplexer die Unternehmensprozesse sind und je größer das Unternehmen ist, desto mehr stellt sich die Frage, wie dies am besten zu bewerkstelligen ist. Das Stichwort lautet hierbei Mobile Device Management – kurz MDM. Mit dessen Hilfe lassen sich mobile Geräte optimal in den Unternehmensalltag integrieren, verwalten und Sicherheitslücken schließen. Langfristig werden so gesamte Unternehmensprozesse optimiert und effizienter, indem die Produktivität gesteigert und Kosten effektiv gesenkt werden. Unternehmen sollten daher auf individuelle und umfassende MDM-Lösungen setzen, um sich Wettbewerbsvorteile zu verschaffen.

Funktionen und Vorteile des Mobile Device Managements

Das Mobile Device Management kümmert sich, wie der Begriff schon vermuten lässt, um die Administration aller im Unternehmen eingesetzten mobilen Geräte und eine optimale Integration in bestehende IT-Strukturen. Dabei ist es quasi ein Baustein des umfassenderen Enterprise Mobility Managements – neben dem Mobile Application Management (MAM) und dem Mobile Information Management (MIM), die sich spezieller um die Themen mobile Anwendungen, Zugriffsrechte und Informations- und Datenaustausch kümmern. Das MDM stellt sicher, dass alle mobilen Geräte zentral registriert und unternehmenskonform konfiguriert werden, um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten und zum Beispiel das Herunterladen unsicherer Anwendungen oder die Verbreitung von Malware auszuschließen. Dazu gehört auch die Festlegung von Sicherheitsrichtlinien mit der entsprechenden Einrichtung eines Passwortschutzes und bestimmter Zugriffsrechte. Mehrere Geräte lassen sich zeitgleich konfigurieren und erfüllen damit einheitliche Sicherheitsstandards.

In Produktionsstätten, in der Lagerlogistik oder im Transportwesen spielt die zentrale Verwaltung und Instandhaltung der mobilen Geräte eine besondere Rolle. Komplexe Prozesse werden durch mobile Geräte gesteuert und begleitet – schon kleine Fehler können hier große Auswirkungen auf die gesamte Produktions- oder Lieferkette haben. Das MDM unterstützt den Umgang mit mobilen Geräten maßgeblich. Unabhängig vom jeweiligen Einsatzort können alle Geräte gemeinsam bequem von einem Ort aus kontrolliert und angesteuert werden. Neue Geräte können einfach hinzugefügt, Apps und Updates überwacht oder Fehler behoben werden. Beim Austausch oder der Stilllegung von Geräten ist dies ebenfalls von Vorteil. Gerade im Ernstfall, bei Verlust oder Diebstahl, stehen mit den zentralen Optionen zur ferngesteuerten Gerätesperrung oder Datenlöschung wichtige Sicherheitstools zur Verfügung – ein wichtiger Aspekt zum Schutz des Unternehmens vor Zugriffen Unbefugter auf geschützte Informationen. Zu beachten ist bei alledem: Das MDM-Konzept sollte zum Unternehmen passen und kompatibel zur IT-Infrastruktur sein – sprich sich reibungslos mit sonstigen Soft- und Hardwarekomponenten verknüpfen lassen, ohne dass die Funktionalität darunter leidet.

Durch ein optimal integriertes Mobile Device Management wird der Verwaltungsaufwand erheblich gesenkt und die Datensicherheit erhöht, was zu klaren Kosteneinsparungspotenzialen gegenüber manuellen Lösungen führt. Wertvolle Ressourcen können so geschont und anderweitig sinnvoll eingesetzt werden. Welche MDM-Lösung letztendlich gewählt wird, hängt natürlich von den unternehmensspezifischen Anforderungen ab. Dabei stellt sich auch die Frage, wie die Einführung und Umsetzung eines Mobile Device Managements strategisch am besten ablaufen sollte.

Die Einführung eines MDM – Schritt für Schritt zum Erfolg

Schritt für Schritt zum Erfolg lautet die Devise. Ein langfristig ausgelegtes und optimal funktionierendes MDM sollte strategisch wirkungsvoll angegangen werden. Unter der großen Anzahl an Anbietern von Mobile Device Management-Lösungen gestaltet sich die Auswahl nicht unbedingt einfach – hier können herstellerunabhängige Full-Service-Anbieter wie GLOBOS hilfreich sein. Das Angebot erfüllt ein breites Spektrum – von einfachen bis hin zu aufwendigen Komplettlösungen im Highend-Bereich. Dabei werden sie zum einen als cloudbasierte Serviceleistung und zum anderen mit der Möglichkeit, diese selbst zu verwalten, zur Verfügung gestellt. Hier sollte zunächst festgelegt werden, welche Art von Lösung gewünscht ist und ob ein einfacher Einstieg ins Mobile Device Management für simple Ansprüche genügt oder es einer ausgereiften und allumfassenden MDM-Lösung bedarf. Dies hängt wiederum davon ab, welche Rolle mobile Geräte im Geschäftsalltag spielen und wie die Nutzung konkret erfolgen soll. Eine Ist-Analyse der bestehenden Strukturen und Anforderungen ist hier angeraten. Zentrale Unternehmensziele, die mit dem MDM verknüpft sind, sind zu benennen. Dabei sollte auch die Abwägung für oder gegen die Verwendung privater Mobilgeräte im geschäftlichen Bereich erfolgen. Vorteile sind die Reduktion von Kosten, denn fast jeder besitzt mittlerweile ein Smartphone oder Tablet. Hinzu kommt die Zufriedenheit der Mitarbeiter durch die einfache und bereits bekannte Bedienung der eigenen Geräte. So erlaubt die Verwendung privater Geräte noch mehr Flexibilität und Produktivität. Dem gegenüber steht, dass BYOD mehr Vertrauen und Akzeptanz der Mitarbeiter erfordert und rechtliche Aspekte in Sachen Datenschutz zu beachten sind – sowohl zur Sicherung von persönlichen als auch geschäftlichen Daten.

Sind alle notwendigen Vorüberlegungen geklärt, geht es an die Auswahl eines passenden Anbieters. Hier kann es hilfreich sein, nach branchenspezifischen Anbietern Ausschau zu halten, die mit speziell angepassten Leistungen und Branchen-Know-how zusätzlichen Mehrwert bieten. Im nächsten Schritt sollten wichtige Richtlinien für die Nutzung festgelegt, Zugriffsrechte verteilt sowie Verschlüsselungen und Kennwörter eingerichtet werden. Alle Beteiligten sollten hierbei in Kenntnis gesetzt und entsprechend ihrer Rechte und Verpflichtungen aufgeklärt werden. Auf organisatorischer Ebene erfordert dies eine sorgfältige Planungen und Umsetzung aller Maßnahmen sowie eine umfassende Kommunikation auf allen Unternehmensebenen. Vor der finalen Umsetzung bieten Testphasen eine gute Möglichkeit, die MDM-Lösung zu erproben und fehlerhafte Komponenten zu orten und zu optimieren. Über den gesamten Implementierungsprozess hinweg sollte das „Projekt“ MDM begleitet, dokumentiert und vor allem die Mitarbeiter intensiv miteinbezogen werden.

Fazit

Mobile Device Management ist im heutigen digitalen Zeitalter ein „Must-have“ für Unternehmen. Der flächendeckende Einsatz mobiler Geräte und moderner Technologien ist mittlerweile Standard und bietet erhebliche Vorteile. Unternehmen agieren dank ihnen flexibler, produktiver und effizienter. Die Mitarbeiterzufriedenheit wird gesteigert und Kosten können reduziert werden. Um dieses Potenzial jedoch bestmöglich auszuschöpfen und auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu bleiben, lohnt es sich Zeit und Aufwand in die Planung und Umsetzung einer gut durchdachten und sicheren MDM-Lösung zu stecken, die den Anforderungen des Unternehmens auf allen Ebenen gerecht wird und stetig angepasst werden kann – ganz im Sinne des technischen Fortschritts.

Mobile Device Management – Mobile Geräte in Unternehmen sicher einsetzen und erfolgreich Kosten reduzieren
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